KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess & LEAN Methoden

Der KVP Koordinator als organisatorisches Bindeglied im KVP Prozess – KVP Serie Teil 5

Blogbild_KVP - KVP Koordinator - Aufgaben KVP Beauftragter

Wir hatten uns ja gemeinsam schon die organisatorischen Bausteine des KVP’s im Allgemeinen angeschaut, um dann in den letzten Beiträgen die Rolle des KVP Coaches im Besonderen herauszustellen – und haben diese dabei einmal von der Werkzeugseite her, einmal von der Kommunikationsseite her detaillierter betrachtet. Kommen wir nun zu einem weiteren Protagonisten im KVP Prozess – dem KVP Koordinator. In Anlehnung an den meist schon etablierten QMB Qualitätsmanagementbeauftragten oder UMB Umweltmanagementbeauftragten etc. können Sie ihn alternativ auch KVP Beauftragten nennen – (gerne natürlich auch Continuous Improvement Manager, wenn es sich „nach mehr“ und international anhören soll.) Für welche Unternehmen ein KVP Beauftragter sinnvoll ist und welche Aufgaben dieser übernimmt, werden wir uns im folgenden näher ansehen.

Weitere spannende Beiträge aus unserer Serie zum KVP Prozess:

Teil 1: Tipps zur Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Teil 2: Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess – Lernen Sie die Bausteine der KVP Organisation kennen
Teil 3: KVP-Methoden im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess – so ordnen Sie Ihre KVP Werkzeuge im Werkzeugkoffer
Teil 4: Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert
Teil 5: Der KVP-Koordinator als organisatorisches Bindeglied
Teil 6: Von der Qualitätsmanagement Philosophie hin zu den QM und KVP Methoden


Ist ein KVP Koordinator zwingend notwendig? Und wann sollte es einen KVP Beauftragten geben?

Anders als z.b. bei der ISO 9001:2008 für den Qualitätsmanagmentbeauftragten, gibt es keine Vorgaben, ob es einen KVP Koordinator geben muss. Den KVP Beauftragten benötigt man auch nicht zwingend, in kleineren Organisationen werden die dann geringer ausfallenden koordinativen Tätigkeiten auch gut von einem KVP Coach oder dem Qualitätsmanagementbeauftragten übernommen. Anders als beim früheren Qualitätsmanagementbeauftragten kann es mehrere KVP Koordinatoren geben; z.B. aufgeteilt nach Standorten oder nach Geschäftsbereichen. Je umfangreicher und differenzierter die Aktivitäten des KVP Koordinators werden, werden Sie selbst erkennen, das eine oder mehrere Koordinierungsfunktionen wesentlich werden. Wenn allerdings schon zu Beginn Ihrer KVP Initiative diese Größenordnung absehbar ist, macht es Sinn, den KVP Beauftragten direkt zu Beginn zu bestellen, um ihn diese Implementierung entwickeln und voranzutreiben zu lassen. Sicherlich ist dies bei einem flächendeckenden Rollout noch offensichtlicher notwendig als bei einer ‘peu à peu‘ Vorgehensweise.

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Eine Aufgabe vom KVP Koordinator ist es, die Implementierung und Weiterentwicklung des KVP-Systems voranzutreiben

Bei der Implementierung vom kontinuierlichen Verbesserungsprozess sind Kompetenzen in Richtung Projektmanagement nahezu unerlässlich, dazu gehören aber auch Skills wie Motivationsfähigkeit und Überzeugungskraft in allen Ebenen der Organisation hinein. Prozessuales Denken ist sehr förderlich – Denken in Abteilungen und Kostenstellen eher hinderlich! Ausgeprägte Ziel- und Kundenorientierung braucht beides nicht. Das Rad dann auf Dauer „am Laufen zu halten“ erfordert nicht nur Ausdauer sondern immer wieder auch das aktive Setzen neuer oder wechselnder Anreize – sei es durch ausgeprägtes „Visual Management“ oder auch durch halbjährig wechselnde Zielsetzungsvorgabe wie Verschwendung reduzieren, Kundenzufriedenheit erhöhen und Prozesse zu deklompexieren. Heißt natürlich auch, ein Kennzahlen-Monitoring zu betreiben – denn KVP im Unternehmen ist nicht zuletzt auch ein Management-Instrument, das unser Unternehmen zu einem höheren Reifegrad, auf ein höheres Niveau bringen soll. Geeignete, aussagefähige Kennzahlen zu entwickeln und zu zeigen, wie KVP Aktivitäten sich auf schon vorhandene Indikatoren und damit verbundene Zielsetzungen (hoffentlich positiv) auswirken  – die oberste Leitung wird sich freuen, da was zu sehen zu bekommen!


Der KVP Koordinator hat die jeweiligen Aufgaben im KVP Prozess zu koordinieren

Sicherlich eine der wesentlichen Aufgaben des KVP Koordinators – er heißt ja nicht umsonst so – und zu koordinieren gibt’s, wenn man’s gut machen möchte, auch jede Menge! Und das noch dazu auf verschiedenen Kommunikationsebenenen, z.B. zwischen Entscheidergremium (Lenkungsausschuss) sowie der Arbeit und den Ergebnissen der KVP Coaches und deren Teams. Ein ganz konkretes Beispiel ist hier die KVP Maßnahmenliste – eine tabellarische Übersicht aller laufenden KVP Aktivitäten mit Aufgabenstellung, Umsetzungsstand, realisierten Ergebnissen etc. Eine wesentliche Schnittstelle besteht auch zu den weiteren Beauftragten (soweit vorhanden), wie v.a. dem Qualitätsmanagementbeauftragten, Umweltmanagementbeauftragten oder dem Managementbeauftragten für Arbeitsschutz, usw. – in deren Management-Normvorgaben für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz deutlich hinterlegt ist, einen wirksamen KVP Prozess zeigen zu können. Natürlich gibt’s auch einiges abzustimmen, wenn’s um die Themen zeitliche Einbindung in KVP Aktivitäten und deren wie auch immer geartete Honorierung geht.  Betriebsrat, Personalabteilung und Führungskräfte sind hierbei beliebte Ansprechpartner.  Ganz entscheidend ist auch eine enge Beziehung zu den jeweiligen KVP Coaches. Deren Erfahrungen und Ergebnissen, aber auch Sorgen und Wünschen bietet der KVP Koordinator einen (manchmal auch emotionalen) Heimathafen.

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Zu den Aufgaben vom KVP Koordinator gehört es außerdem, für ausreichende Qualifizierung der Protagonisten zu sorgen

Ähnlich wie der QMB sich darum kümmert, dass seine ISO 9001-Auditoren ausreichend qualifiziert sind, hat der KVP Beauftragte die Aufgabe dafür Sorge zu tragen, dass dies in gleichem Maße für seine KVP Coaches gilt. Somit ist er beteiligt bei der Auswahl potenzieller KVP Coaches (Stichwort: Anforderungsprofil festlegen) als auch deren späterer Leistungs-Bewertung und Weiterentwicklung (Stichwort: Coaching)In reduzierterm Umfang gilt das natürlich auch für die gesamte Belegschaft – Mitarbeiter, Führungskräfte, Betriebsrat, Entscheidergremium usw. benötigen allesamt ein bedarfsgerechtes „Mindest-Wissens-Volumen“ zum Thema KVP! Dies vorzubereiten und ggfs. auch eigenständig durchzuführen fällt auch in sein Arbeitsgebiet.


Auch die Einschätzung, wie KVP in der Belegschaft angewendet und aufgenommen wird, gehört zu den Aufgaben vom KVP Beauftragten

Dies heißt im Klartext, Augen und Ohren offen zu halten, sämtliche Wahrnehmungskanäle zu sensibiliseren, um die KVP Stimmung zu „begreifen“ – unterstützende wie hinderliche Tendenzen (recht)zeitig zu erkennen und zu lenken. Klappt nur gut, wenn man selbst auch ein bisschen in der Organisation unterwegs ist, sich auch mal zeigt – in KVP Team-Sitzungen, bei Abschlusspräsentationen, Schulungen teilweise selbst durchführt, Umfragen gestaltet und auswertet, schaut, was andere Unternehmen für KVP Erfahrungen gemacht haben und so weiter. Sie sehen, KVP Koordinator kann ein spannender Job mit vielen Aufgabenbereichen, Schnittstellen und unterschiedlichsten Ansprechpartnern sein! Allerdings erwartet man von Ihnen hierbei  – ähnlich wie beim QMB – auch ein gerütteltes Maß an Eigeninitiative und -dynamik, sich dieses Aufgabengebiet überwiegend selbst zu gestalten – also eigentlich nichts für Menschen, die jeden Tag die Erwartung haben, dass sicher einer da ist, der sagt, was und wie ich etwas zu tun habe.

In diesem Sinne, bis demnächst.
Ihr Axel Jungheim


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