Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert – KVP Serie Teil 4

Wir hatten uns ja im Vorfeld schon mit Implementierung und Strukturierung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beschäftigt und sind dann übergegangen zu den verschiedenen Möglichkeiten, die dabei einzusetzenden methodischen Werkzeuge in  Schubladen zu sortieren. Auf der operativen Ebene gehört es zu den Kern-Aufgaben des KVP Coach (alternativ KVP-Moderator, KVP-Experte), sich einigermaßen unfallfrei dieses Werkzeug-Baukastens zu bedienen. Reicht das allein schon aus? Wir gehen nochmal einen Schritt zurück und erinnern uns auch an weitere Kompetenz-Bereiche – Der KVP Coach als Kommunikator in der KVP Kommunikation hat die Aufgaben …

• die KVP-Teams zu moderieren (in Form wöchentlicher Sitzungen, KVP-Workshops oder kleinerer Projekte),
• auf inhaltiche Zusammensetzung der Teammitglieder zu achten,
• dem PDCA-Zyklus zu folgen,
• die Vorschläge zur Umsetzung mit den Teammitgliedern auszuarbeiten und darzulegen,
• an den KVP-Koordinator zu berichten
• … etc.

Weitere spannende Beiträge aus unserer Serie zum KVP Prozess:

Teil 1: Tipps zur Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Teil 2: Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess – Lernen Sie die Bausteine der KVP Organisation kennen
Teil 3: KVP-Methoden im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess – so ordnen Sie Ihre KVP Werkzeuge im Werkzeugkoffer
Teil 4: Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert
Teil 5: Der KVP-Koordinator als organisatorisches Bindeglied
Teil 6: Von der Qualitätsmanagement Philosophie hin zu den QM und KVP Methoden
Teil 7: Wiederbelebung des KVP – Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die erfolgreiche Umsetzung Ihres KVP Prozesses
Teil 8: KVP und Führung – Einfach machen … lassen?!

KVP Kommunikation – was „richtige Kommunikation“ beinhaltet

Wir sehen schon: Zwischen den Zeilen schwingt stets das übergreifende Stichwort „Kommunikation“ mit. Das reine Wissen, die erlernten Werkzeuge seriös anzuwenden, reift erst dann zur Kompetenz, wenn Planung und die richtige Kommunikation hinzukommen. Kommunikation ist allerdings ein (zu) großes Wort – sie äußert sich in vielen Facetten wie Moderation, Präsentation, Dokumentation, Gesprächsführung, Delegation, Coaching etc.

Kommunikation findet immer statt – sogar wenn geschwiegen wird

Wir müssen uns nur dessen bewusst sein, dass – obwohl wir doch alle „richtige Kommunikation“ als Grundverständnis ansehen – es doch gerne im Alltag nicht immer so recht gelingen mag und wir uns daher immer wieder hierfür sensibilisieren müssen. Da der KVP Coach in vielen unterschiedlichen Situationen der KVP Kommunikation steckt, als Kommunikator in der KVP Kommunikation fungiert und darüber auch den PDCA-Zyklus gestaltet, muss diesem Aspekt im Rahmen seiner Ausbildung natürlich einiges an Zeit gewidmet werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispielsituationen im Leben eines KVP-Coaches, in denen „richtige Kommunikation“ eine wichtige Rolle spielt.

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Die richtige KVP Kommunikation beeinflusst auch die KVP-Team-Zusammenstellung

Beim originären KVP stellt das Team sich selbst zusammen, indem Freiwillige sich für eine gemeinsame Sache begeistern. Dies beinhaltet natürlich Risiken, dass nicht immer die „Richtigen“ zusammentreffen bzw. nur einzelne/einseitige Blickwinkel abgedeckt sind. Daher macht es, gerade bei komplexeren Sachverhalten durchaus Sinn, auf die Zusammensetzung Einfluss zu nehmen. Es muss daher im Vorfeld auch eine richtige Kommunikation stattfinden, was das gemeinsame Ziel sowie die Erwartungshaltung an die (Kenntnisse, Fähigkeiten der) Teilnehmer ist. Zudem ist es häufig wichtig, eine differenzierte Mentalitätsstruktur im Team zu haben. Das Sechs-Hüte-Modell von Edward de Bono kann hier helfen, dies zu gewährleisten.  Bei der Auswahl der Teammitglieder wird darauf geachtet, dass jeder Hut mindestens 1x belegt ist. So hat der rote Hutträger eher die emotionale Intelligenz in sich, der Träger des schwarzen Huts äußert ab und zu konstruktive Bedenken, der blaue Hut nimmt sich auch schon mal den Luxus heraus, das ganze Treiben von außen zu betrachten und zu bewerten etc. Hatte das Team sich im Vorfeld selbst zusammengestellt, kann man als Variante auch gezielt den Teilnehmern einen Hut aufsetzen (vielleicht sollte man dabei nicht ganz „gegen den Strich“ vorgehen 🙂 )

Der KVP Coach als Kommunikator in der Team-Sitzung – was richtige Kommunikation bedeutet

Die Teamsitzung beansprucht den KVP Coach als Kommunikator von der Kommunikationsseite her sicherlich am meisten und am differenziertesten. Seine Moderationsleistung und die richtige KVP Kommunikation ist wesentlich dafür, das Team letztlich in kurzer Zeit zu besseren Ergebnissen zu führen – es gilt effektiv und effizient gleichermaßen zu sein. Hierbei kann der KVP Coach als Kommunikator auf das Prinzip des Plan-Do-Review zurückgreifen.

Die Planungsphase umfasst alle vorbereitenden Tätigkeiten der Teambesprechung wie Einladung der Teilnehmer, Abstimmung und Anfertigung der Agenda, Raum- und Medienplanung … Die Art und Weise der KVP Kommunikation bereits in dieser frühen Phase bestimmt schon sehr das Klima, in der die Sitzung beginnt.

Auch die KVP-Abschluss-Präsentation ist Teil der KVP Kommunikation

Gerade bei etwas größeren KVP-Aktionen – v.a. bei denen der Projektauftrag seitens der Führungsebene formuliert wurde – ist es üblich, gerade dieser Zielgruppe aber auch anderen Beteiligten/Betroffenen die Ergebnisse der KVP-Teamarbeit anschaulich und nachvollziehbar zu präsentieren. Das kann auch schon die Bewertung bereits umgesetzter Maßnahmen beinhalten, wie es bei so genannten KAIZEN-Workshops üblich ist. Die vorbereitenden Tätigkeiten, meist auch die Durchführung dieser Präsentation werden wiederum vom KVP Coach bzw. Kommunikator koordiniert – oft auch in Absprache mit dem KVP-Beauftragten als Bindeglied zwischen operativer und lenkender KVP-Ebene. Hält der KVP Coach selbst die Präsentation, gilt es die evtl. vorhandenen, unterschiedlichen Zielgruppen im Raum durch richtige Kommunikation geschickt anzusprechen und einzufangen und an einer Diskussion zu beteiligen. Für die Identifikation der Mitglieder mit ihrer KVP-Teamarbeit, ist es allerdings oft empfehlenswert, sie selbst die Vorgehensweise und Ergebnisse vorstellen zu lassen.

Wenn man schon vorher weiß, dass man am Ende die Ergebnisse eigenständig zu präsentieren hat, ist man während der Gestaltungsphase meist auch mit deutlich mehr Engagement dabei!

In diesem Sinne, bis demnächst
Ihr Axel Jungheim