KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess & LEAN Methoden

Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert – KVP Serie Teil 4

KVP_Coach_BanerWir hatten uns ja im Vorfeld schon mit Implementierung und Strukturierung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beschäftigt und sind dann übergegangen zu den verschiedenen Möglichkeiten, die dabei einzusetzenden methodischen Werkzeuge in  Schubladen zu sortieren. Auf der operativen Ebene gehört es zu den Kern-Aufgaben des KVP Coach (alternativ KVP-Moderator, KVP-Experte), sich einigermaßen unfallfrei dieses Werkzeug-Baukastens zu bedienen. Reicht das allein schon aus? Wir gehen nochmal einen Schritt zurück und erinnern uns auch an weitere Kompetenz-Bereiche – Der KVP Coach als Kommunikator in der KVP Kommunikation hat die Aufgaben …

• die KVP-Teams zu moderieren (in Form wöchentlicher Sitzungen, KVP-Workshops oder kleinerer Projekte),
• auf inhaltiche Zusammensetzung der Teammitglieder zu achten,
• dem PDCA-Zyklus zu folgen,
• die Vorschläge zur Umsetzung mit den Teammitgliedern auszuarbeiten und darzulegen,
• an den KVP-Koordinator zu berichten
• … etc.

Unsere KVP Serie:
Teil 1: 
Tipps zur Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses – Wir zeigen Ihnen, wie Sie den KVP Prozess
                erfolgreich implementieren‏
Teil 2: Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess – Lernen Sie die Bausteine der KVP Organisation kennen
Teil 3: KVP-Methoden im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess – so ordnen Sie Ihre KVP Werkzeuge im Werkzeugkoffer
Teil 4: Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert


KVP Kommunikation – was „richtige Kommunikation“ beinhaltet

Wir sehen schon: Zwischen den Zeilen schwingt stets das übergreifende Stichwort „Kommunikation“ mit. Das reine Wissen, die erlernten Werkzeuge seriös anzuwenden, reift erst dann zur Kompetenz, wenn Planung und die richtige Kommunikation hinzukommen. Kommunikation ist allerdings ein (zu) großes Wort – sie äußert sich in vielen Facetten wie Moderation, Präsentation, Dokumentation, Gesprächsführung, Delegation, Coaching etc.


Kommunikation findet immer statt – sogar wenn geschwiegen wird

Wir müssen uns nur dessen bewusst sein, dass – obwohl wir doch alle „richtige Kommunikation“ als Grundverständnis ansehen – es doch gerne im Alltag nicht immer so recht gelingen mag und wir uns daher immer wieder hierfür sensibilisieren müssen. Da der KVP Coach in vielen unterschiedlichen Situationen der KVP Kommunikation steckt, als Kommunikator in der KVP Kommunikation fungiert und darüber auch den PDCA-Zyklus gestaltet, muss diesem Aspekt im Rahmen seiner Ausbildung natürlich einiges an Zeit gewidmet werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispielsituationen im Leben eines KVP-Coaches, in denen „richtige Kommunikation“ eine wichtige Rolle spielt.

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Die richtige KVP Kommunikation beeinflusst auch die KVP-Team-Zusammenstellung

Beim originären KVP stellt das Team sich selbst zusammen, indem Freiwillige sich für eine gemeinsame Sache begeistern. Dies beinhaltet natürlich Risiken, dass nicht immer die „Richtigen“ zusammentreffen bzw. nur einzelne/einseitige Blickwinkel abgedeckt sind. Daher macht es, gerade bei komplexeren Sachverhalten durchaus Sinn, auf die Zusammensetzung Einfluss zu nehmen. Es muss daher im Vorfeld auch eine richtige Kommunikation stattfinden, was das gemeinsame Ziel sowie die Erwartungshaltung an die (Kenntnisse, Fähigkeiten der) Teilnehmer ist. Zudem ist es häufig wichtig, eine differenzierte Mentalitätsstruktur im Team zu haben. Das Sechs-Hüte-Modell von Edward de Bono kann hier helfen, dies zu gewährleisten.  Bei der Auswahl der Teammitglieder wird darauf geachtet, dass jeder Hut mindestens 1x belegt ist. So hat der rote Hutträger eher die emotionale Intelligenz in sich, der Träger des schwarzen Huts äußert ab und zu konstruktive Bedenken, der blaue Hut nimmt sich auch schon mal den Luxus heraus, das ganze Treiben von außen zu betrachten und zu bewerten etc. Hatte das Team sich im Vorfeld selbst zusammengestellt, kann man als Variante auch gezielt den Teilnehmern einen Hut aufsetzen (vielleicht sollte man dabei nicht ganz „gegen den Strich“ vorgehen :-) )


Der KVP Coach als Kommunikator in der Team-Sitzung – was richtige Kommunikation bedeutet

Die Teamsitzung beansprucht den KVP Coach als Kommunikator von der Kommunikationsseite her sicherlich am meisten und am differenziertesten. Seine Moderationsleistung und die richtige KVP Kommunikation ist wesentlich dafür, das Team letztlich in kurzer Zeit zu besseren Ergebnissen zu führen – es gilt effektiv und effizient gleichermaßen zu sein. Hierbei kann der KVP Coach als Kommunikator auf das Prinzip des Plan-Do-Review zurückgreifen.

Die Planungsphase umfasst alle vorbereitenden Tätigkeiten der Teambesprechung wie Einladung der Teilnehmer, Abstimmung und Anfertigung der Agenda, Raum- und Medienplanung … Die Art und Weise der KVP Kommunikation bereits in dieser frühen Phase bestimmt schon sehr das Klima, in der die Sitzung beginnt.

In der Do-Phase gilt es die Besprechung zu lenken und natürlich auch ihren speziellen Charakter zu berücksichtigen. So gibt es Meetings mit mehr Präsentationsanteil – oft zu Beginn und am Ende eines KVP-Projekts – sowie manche mit mehr Diskussionsbedarf. Im Training lernt der Kommunikator hier eine Fülle von Techniken und Verhaltensweisen bedarfsgerecht für die richtige Kommunikation anzuwenden, greift kommunikativ dabei immer wieder auf Elemente der Gesprächstechnik, Transaktions-Analyse und Motivations-Theorie zurück. Bei der Anwendung der methodischen Werkzeuge aus der KVP Kommunikation ist es wichtig, frühzeitig die Spielregeln zu kommunizieren – auch auf Risiken, Chancen und Grenzen der Tools hinzuweisen. Zwischendurch sollte der KVP Coach einzelne Punkte und Ergebnisse zusammenfassen, auf Konsens der Teilnehmer achten und durch Visualisierung an Flipchart, Pinnwand etc. präsent halten.

Mit der Review-Phase gilt es die Sitzung ordentlich zu Ende zu bringen mit Formulierung, Abstimmung und Delegation der nächsten Schritte sowie einer zusammenfassenden Betrachtung, die selbstredend in einen positiven Ausklang mündet. Eine Protokollierung der Besprechung sowie das Coachen der Teammitglieder bei der Bearbeitung der nächsten Schritte runden den Moderations-Auftrag des Kommunikators in der KVP Kommunikation perfekt ab.

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‏                                    Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.


Auch die KVP-Abschluss-Präsentation ist Teil der KVP Kommunikation

Gerade bei etwas größeren KVP-Aktionen – v.a. bei denen der Projektauftrag seitens der Führungsebene formuliert wurde – ist es üblich, gerade dieser Zielgruppe aber auch anderen Beteiligten/Betroffenen die Ergebnisse der KVP-Teamarbeit anschaulich und nachvollziehbar zu präsentieren. Das kann auch schon die Bewertung bereits umgesetzter Maßnahmen beinhalten, wie es bei so genannten KAIZEN-Workshops üblich ist. Die vorbereitenden Tätigkeiten, meist auch die Durchführung dieser Präsentation werden wiederum vom KVP Coach bzw. Kommunikator koordiniert – oft auch in Absprache mit dem KVP-Beauftragten als Bindeglied zwischen operativer und lenkender KVP-Ebene. Hält der KVP Coach selbst die Präsentation, gilt es die evtl. vorhandenen, unterschiedlichen Zielgruppen im Raum durch richtige Kommunikation geschickt anzusprechen und einzufangen und an einer Diskussion zu beteiligen. Für die Identifikation der Mitglieder mit ihrer KVP-Teamarbeit, ist es allerdings oft empfehlenswert, sie selbst die Vorgehensweise und Ergebnisse vorstellen zu lassen.

Wenn man schon vorher weiß, dass man am Ende die Ergebnisse eigenständig zu präsentieren hat, ist man während der Gestaltungsphase meist auch mit deutlich mehr Engagement dabei!

In diesem Sinne, bis demnächst
Ihr Axel Jungheim

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