Umweltmanagementsystem – Managementbewertung richtig und effektiv erstellen

Die Managementbewertung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden wirksamen Managementsystems. Obwohl dies zu den regelmäßigen Tätigkeiten in einem Umweltmanagementsystem gemäß ISO 14001 gehört, ergeben sich oftmals Fragen oder sogar Defizite, wer das Review erstellt, welche Elemente es zwingend beinhalten muss und wie diese wirksam zur Umsetzung der unternehmensspezifischen Umweltpolitik, -ziele und -programme beitragen kann. Bei der Managementbewertung handelt es sich um das wichtigste, wirkungsvollste und mächtigste Managementwerkzeug, welches zur koordinierten, ständigen Verbesserung Ihres Managementsystems beitragen kann, wenn es richtig genutzt und angewendet wird.

Im Kapitel 4.6 und Anhang 6 der ISO 14001 werden die Ansprüche an eine Managementbewertung im Rahmen eines zertifizierbaren Managementsystems gemäß ISO 14001 beschrieben. Demnach muss das oberste Führungsgremium das Umweltmanagementsystem der Organisation in festgelegten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Die dabei erfolgten Bewertungen müssen die Beurteilung der Verbesserungspotenziale und den Anpassungsbedarf des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Umweltpolitik, der umweltbezogenen Zielsetzungen und Einzelziele beinhalten. Da es sich bei der Managementbewertung um eine Aufzeichnung handelt, müssen diese für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.

Im Anhang 6 wird angemerkt, dass die Managementbewertung den Geltungsbereich des  Umweltmanagementsystems ISO 14001 abdecken sollte, wobei jedoch nicht alle Elemente des Umweltmanagementsystems gleichzeitig bewertet werden müssen und sich das Bewertungsverfahren durchaus über einen längeren Zeitraum erstrecken kann. Soweit so gut, aber was bedeutet dies im Detail und wie kann der von der Leitung benannte Umweltmanagementbeauftragte zur effizienten Erstellung beitragen, ohne die Bewertung durch die oberste Leitung zu beeinflussen?

Um sich das Leben hier so einfach wie möglich zu machen, sollten Sie sich an der Gliederung der Norm orientieren. Hier sind die Inputs unter den Punkten a bis h eindeutig festgelegt. Diese Elemente müssen im Review berücksichtigt werden. Natürlich steht es Ihnen frei, diese Punkte für Ihr Unternehmen oder Ihr Managementsystem wichtigen Elemente weiter zu ergänzen. Wichtig ist nur, dass die Managementbewertung auch als wirksames Werkzeug eingesetzt wird und nicht nur als Pflichtauflage für das externe Managementaudit verstanden wird. Die Managementbewertung ist Bestandteil des für jedes Managementsystem anzuwendenden PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act bzw. Planen-Ausführen- Kontrollieren-Optimieren) zur kontinuierlichen Verbesserung eines jeden Managementsystems.

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Inputs für die Bewertung?

• Ergebnisse von internen Audits. Hier werden zwei für ein Managementsystem sehr wichtige Elemente gefordert. Die Ergebnisse von internen Audits erfolgen auf Basis des Leitfadens der ISO 19011. Demnach müssen Audits geplant, durchgeführt, dokumentiert und wenn erforderlich mit Auditbefunden der Nichtkonformitäten beschrieben werden, welche zur Verbesserung des Systems mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen wirksam bearbeitet werden müssen. Alle diese Punkte können gut und effizient oder unvollständig und nicht wirksam durchgeführt werden. Die Ergebnisse können dementsprechend stark oder nur gering zur Verbesserung des Umweltmanagementsystems beitragen. Dies sollte bei der Bewertung berücksichtigt werden.Ebenfalls können natürlich neben dem internen Audit auch externe Audits wie Zertifizierungs- oder Lieferantenaudits mit an dieser Stelle berücksichtigt und bewertet werden. Der zweite wichtige Unterpunkt des Abschnitts ist die Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat. Diese Forderung wird beim Aufbau und der Führung eines Umweltmanagementsystems sowie der damit verbundenen Verpflichtung in der Umweltpolitik oftmals unterschätzt.Da für jedes Unternehmen, egal wie bedeutend die Umweltaspekte auch sind, eine Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen wie Richtlinien,   Gesetzen, Verordnungen oder behördliche Forderungen gelten, müssen die zuvor ermittelten Verpflichtungen hier auf Einhaltung bewertet werden. Dieser Punkt ist für jedes Leitungsmitglied von höchster Wichtigkeit, da diese bei einer Nichteinhaltung auch meist persönlich haftbar gemacht werden können. Diesem Punkt sollte demnach die entsprechende Aufmerksamkeit gewidmet werden, wobei die Inputs zur Bewertung von rechtlich kompetenten Mitarbeitern oder externer Unterstützung erfolgen können. Diese Forderung geht mit den Vorgaben des Kapitels 4.5.2 einher, wobei Legal Compliance Audits zur Analyse durchgeführt und dokumentiert werden.

• Äußerungen von externen, interessierten Kreisen, einschließlich Beschwerden. Bei den interessierten Kreisen handelt es sich um Personen oder Gruppen, die sich mit der umweltorientierten Leistung einer Organisation befassen oder davon betroffen sind. Neben den internen Mitarbeitern wird hier speziell den externen Personen oder Organisationen eine besondere Bedeutung beigemessen. Dabei werden nicht nur Behörden, sondern auch z.B. Anwohner des Betriebsstandortes angesprochen, da diese speziell bei Beschwerden maßgeblichen Einfluss auf das Managementsystem und den damit verbundenen Umweltaspekten haben können.

• Bei den Umweltleistungen der Organisation handelt es sich um messbare Ergebnisse der Umweltaspekte der Organisation. Die Ergebnisse können an der Umweltpolitik, den umweltbezogenen Zielsetzungen, umweltbezogenen Einzelzielen und weiteren umweltbezogenen Leistungsanforderungen gemessen werden. Diese Bewertung hat maßgeblichen Einfluss auf die jeweiligen Umweltziele, welche, wenn möglich, durch Umweltkennzahlen überwacht werden. Zur besseren Visualisierung und einfacheren Interpretation können Umweltkennzahlen, wenn möglich, grafisch abgebildet werden.

•  Der erreichte Erfüllungsgrad der Zielsetzungen und Einzelziele steht im direkten Zusammenhang mit den Umweltleistungen der Organisation. Die Kennzeichnung der Soll- und Ist-Werte als Grafik erleichtert oftmals die Bewertung und verdeutlicht Tendenzen oder Verlaufsänderungen übersichtlich, wobei nicht nur die Ergebnisse, sondern besonders die einfließenden Bezugsgrößen bei der Bewertung durch die Leitung berücksichtigt werden sollten. Neben den messbaren Zielen werden hier auch die eingeleiteten Umweltprogramme anhand Ihres Erfüllungsgrades bewertet. Neben dem Erfüllungsstatus können hier auch Meilensteine sowie der Einsatz der Ressourcen an Personal und Finanzen zum erreichten Erfüllungsgrad bewertet werden.

• Der Status von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen bezieht sich auf alle „Baustellen“, welche über das Managementsystem eingeleitet und umgesetzt werden. Da die Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen oftmals durch den UMB als Bindeglied des Umweltmanagementsystems überwacht werden, erfolgt hier oftmals eine Zusammenfassung als direkte Berichterstattung der eingeleiteten Maßnahmen. Eine solche Maßnahmenbearbeitung beinhaltet meist das folgende Ablaufverfahren, welchesbei der Bewertung berücksichtigt werden sollte:

1. Befund der Nichtkonformität oder eines Verbesserungspotenzials,
2. Sofortmaßnahme, wenn möglich,
3. Ursachenanalyse zur sorgfältigen Ursachenfindung,
4. Korrekturmaßnahme, um die Nichtkonformität zu beheben,
5. Vorbeugemaßnahme, um ein Wiederauftreten zu verhindern und
6. Wirksamkeitskontrolle durch kompetente Person, um den Vorgang abzuschließen.

• Unter den Folgemaßnahmen von früheren Bewertungen durch das Management werden die resultierenden Maßnahmen rückwirkend betrachtet, welche in der vorherigen Managementbewertung beschrieben wurden. Die Leitung der Organisation greift hier die im letzten Review eingeleiteten Maßnahmen auf und kann diese so auf ihre Effektivität bewerten. Ein kleinerer Zyklus als jährlich hat dabei den Vorteil, dass uneffektive Maßnahmen bereits frühzeitig bewertet und ggf. korrigiert werden können.

• Die sich ändernden Rahmenbedingungen, einschließlich Entwicklungen bei rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen in Bezug auf die Umweltaspekte der Organisation, haben maßgeblichen Einfluss auf das Managementsystem. Geänderte umweltrelevante Prozesse und Umweltaspekte wie auch gegebenenfalls zukünftige relevante Gesetzesänderungen, werden hier ebenfalls betrachtet, um diese frühzeitig im Managementsystem zu berücksichtigen. Da Änderungen in den Rahmenbedingungen des Managementsystems oftmals signifikanten Einfluss haben können, müssen diese Elemente verschärft betrachtet und bewertet werden. Gesetzliche Änderungen sowie neue oder verlängerte Genehmigungsbescheide bewirken oftmals massive umwelt- und verfahrensrelevante Anpassungen, welche frühzeitig im Managementsystem berücksichtigt und integriert werden sollten.

• Unter dem Abschnitt Verbesserungsvorschläge kann die Leitung abschließend die Möglichkeiten formulieren, welche zur kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems beitragen sollen. Diese Verbesserungsvorschläge bewirken oftmals neue Anpassungen in Unternehmensprozessen. Mit den Verbesserungsvorschlägen geht oftmals auch die Freigabe an Ressourcen einher, zu der sich die Leitung in der Umweltpolitik und im Managementsystem verpflichtet hat.

Wer führt die Managementbewertung durch?

Um eine eindeutige Bewertung der spezifischen Inhalte abbilden zu können, haben sich Bewertungsfelder in der Praxis oftmals bewährt.  Die Inhalte der jeweiligen Themen werden dabei durch Bewertungsfelder (z.B. sehr zufrieden, zufriedenstellend oder Handlungsbedarf) durch die Leitung durch Ankreuzen bewertet. Die Bewertung wird anschließend kurz begründet und sollte Handlungsbedarf bestehen, können ebenfalls direkt Maßnahmen verabschiedet und dokumentiert werden. Um der Wichtigkeit und Verbindlichkeit der Managementbewertung Ausdruck zu verleihen, sollte das Review immer von der Leitung unterschrieben werden. Viele Audits beginnen oftmals mit diesem Managementinstrument, da sich der Auditor hierdurch effektiv einen guten Eindruck zu allen signifikanten Elementen des Managementsystems verschaffen kann, welches in der anschließenden Auditdurchführung in den Unternehmensprozessen bereits berücksichtigt werden kann.

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Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen bei der Umsetzung.
Ihr Reinhold Kaim