Bereitstellung von Ressourcen – So setzen Sie als UMB die Anforderungen der ISO 14001 an Ressourcen, Kompetenz und Bewusstsein um

Was fordert die ISO 14001 hinsichtlich der Bereitstellung von Ressourcen, der Kompetenz und des Bewusstseins im Umweltmanagementsystem? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen mögliche Lösungsansätze aus meiner Arbeit als Umweltmanagementbeauftragter aufzeigen. Als UMB in einem mittelständischen Unternehmen habe ich im Umweltmanagement System viele unterschiedliche Aufgaben und Pflichten, welche auf mich von der obersten Leitung delegiert werden. Gemäß den Forderungen der ISO 14001 muss die Organisation, also unser Unternehmen, die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung unseres Umweltmanagementsystems bestimmen und bereitstellen. Dies hört sich zunächst recht einfach und unspektakulär an. Die oberste Leitung wird jedoch in die Pflicht geholt, sich grundlegend zu überlegen und verbindlich zu entscheiden, welche Ressourcen in der Organisation im Rahmen des Umweltmanagementsystems benötigt und freigegeben werden. Da ich als UMB von der Leitung beauftragt wurde, mich auch um die Umsetzung dieser Normforderung zu kümmern, möchte ich hier natürlich gerne helfen. Die Entscheidungen und Umsetzungen sehe ich hier speziell jedoch bei den personalverantwortlichen Mitarbeitern und speziell bei der obersten Leitung.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ein UMB erzählt aus der Praxis“:

1) So ermitteln Sie Ihre Umweltaspekte nach ISO 14001
2) So erfüllen Sie die ISO 14001 Anforderungen an bindende Verpflichtungen in Ihrem Unternehmen
3) So definieren Sie als UMB Ihre Umweltpolitik und Umweltziele gem. der ISO 14001
4) So können Sie als UMB den Kontext der Organisation gem. der ISO 14001 bestimmen
5) Umweltkommunikation – Dies sollten Sie als UMB im Rahmen der internen und externen Kommunikation beachten
6) Ressourcen, Kompetenzen und Bewusstsein
7) Wie können Sie als UMB die Anforderungen der ISO 14001 an dokumentierte Informationen im Unternehmen umsetzen?
8) Wie können Sie als UMB die Anforderungen der ISO 14001 an die betriebliche Planung und Steuerung umsetzen?
9) Wie können Sie als UMB die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr ISO 14001 sicherstellen?

Meine Herausforderung als Umweltmanagementbeauftragter

Angemessene Ressourcen, vorhandene  Kompetenzen und das zugehörige Bewusstsein sind eine wichtige Grundvoraussetzung für die Umsetzung eines funktionsfähigen Umweltmanagementsystems. Das große Problem ist hierbei, dass es keine verbindlichen Vorgaben gibt, welche Rollen und Kompetenzen mit welcher Zeitressource und welcher Kompetenz für die spezielle Organisation sinnvoll und angemessen sind. Doch was muss gemäß den Forderungen der ISO 14001 im Rahmen der Ressourcen, der Kompetenz und dem Bewusstsein des Personals beachtet werden?

Unser Tipp
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Was fordert die Umwelt Norm ISO 14001 hinsichtlich Ressourcen, Kompetenz und Bewusstsein?

Bei den Hauptforderungen in Bezug auf Abschnitt 7 „Unterstützung“ der ISO 14001 werden

• in Abschnitt 7.1 die Ressourcen,
• in Abschnitt 7.2 die Kompetenz und
• in Abschnitt 7.3 das Bewusstsein

beschrieben, in welchen die zur Führung des UM-Systems verbindlichen Forderungen formuliert werden.

Bereitstellung von Ressourcen im Umweltmanagementsystem gem. ISO 14001

Im Abschnitt 7.1 wird recht allgemein gefordert, dass die Organisation die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems bestimmen und bereitstellen muss. Ressourcen können dabei das Personal, die natürlichen Ressourcen, die Infrastruktur, die Technologie und die finanziellen Mittel umfassen. Die spezifischen mitarbeiterbezogenen Ressourcen müssen also ermittelt und bestimmt werden. Dabei kann auch festgelegt werden, wie viel Zeit für die jeweiligen Tätigkeiten im Rahmen des Umweltmanagementsystems zur Verfügung gestellt werden sollte. In der Vergangenheit habe ich als UMB jedoch gemerkt, dass kaum jemand die speziellen Tätigkeiten von mir zeitlich richtig einschätzen kann, das betrifft besonders meine Leitung. Daher hatte ich mir zur Abbildung meiner Tätigkeiten und den hierzu benötigten Zeiten eine „Arbeits-/Zeitmatrix“ erstellt, in welcher ich – wie eine Kostenstelle UMB – mal alle Tätigkeiten im Rahmen des UM-Systems schriftlich festgehalten habe. Dabei habe ich die benötigten Zeiten für die durchgeführten Arbeiten im UM-System festgehalten und festgestellt, dass ich in der Praxis ca. 2/3 mehr Zeit benötige, als es von meiner Leitung eingeschätzt wurde. Diese Fehleinschätzung der real benötigten Zeiten brachte mich immer vor jedem Zertifizierungsaudit in Zeitnot und Stress, da ich vor einem Zertifizierungsaudit immer die „Lücken im System“ schnell beheben musste.

Ich kann mir vorstellen, dass dies jedoch bei der Bestimmung der zeitlichen Ressourcen in Verbindung mit den zugehörigen Tätigkeiten und Befugnissen bei fast allen Mitarbeitern so ist. Wir sollten uns also nicht nur überlegen, welche Tätigkeiten und Kompetenzen benötigt werden, sondern auch die zeitlich hierzu benötigten Ressourcen bestimmen, damit wir die Arbeiten kontinuierlich mit gleichbleibender Qualität umsetzen können. Grundsätzlich werden für das wirksame Funktionieren und die Verbesserung eines Umweltmanagementsystems sowie für die Verbesserung der Umweltleistung angemessene Ressourcen benötigt. Die oberste Leitung, also unsere Geschäftsführung, sollte dabei sicherstellen, dass diejenigen mit Verantwortlichkeiten im Rahmen der ermittelten Umweltaspekte und Tätigkeiten im Umweltmanagementsystem mit den notwendigen Ressourcen unterstützt werden. Interne Ressourcen dürfen dabei durch externe Anbieter ergänzt werden. Beim Personal kann dies spezialisierte Fähigkeiten und Wissen und bei der Infrastruktur z.B. Gebäude, Ausrüstung, unterirdische Behälter und Entwässerungssysteme umfassen.

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 Die Anforderungen der Norm an die Kompetenz

Gemäß den Begriffsdefinitionen der ISO 14001 ist die „Kompetenz“ die Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen. Im Rahmen der Forderungen zur Kompetenz wird gemäß Abschnitt 7.2 gefordert, dass die Organisation:

• für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten (in Verbindung mit Umweltleistungen und bindenden Verpflichtungen) verrichten, die erforderliche Kompetenz bestimmt.
• sicherstellt, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
• den mit ihren Umweltaspekten und ihrem Umweltmanagementsystem verbundenen Schulungsbedarf bestimmt;
• wenn erforderlich, Maßnahmen einleitet, um die benötigte Kompetenz zu erwerben und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewertet. Geeignete Maßnahmen können z.B. Schulung, Mentoring oder Versetzung von gegenwärtig angestellten Personen oder Anstellung oder Beauftragung kompetenter Personen sein. Hierüber müssen angemessene dokumentierte Informationen als Nachweis der Kompetenz aufbewahrt werden.

Die Kompetenzanforderungen der ISO 14001 gelten für Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten und die Umweltleistung der Organisation beeinflussen. Dies umfasst Personen:

• von deren Arbeit eine bedeutende Umweltauswirkung ausgehen kann;
• denen Verantwortlichkeit für das Umweltmanagementsystem zugewiesen wurde.

Als im Umweltmanagementsystem verantwortliche Mitarbeiter gelten Personen, die:

• Umweltauswirkungen oder bindende Verpflichtungen bestimmen und bewerten;
• zum Erreichen eines Umweltziels beitragen;
• auf Notfallsituationen reagieren;
• interne Audits durchführen;
• Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen durchführen.

In vielen Unternehmen können oder sollen nicht alle Prozesse von eigenem, festen Personal durchgeführt werden (z.B. spezielle gesetzlich geforderte Betriebsbeauftragte, FaSi oder Auditoren). Da jedoch auch diese ausgegliederten Prozesse oftmals für die Umweltrelevanz eine sehr wichtige Bedeutung haben, sollten diese Dienstleister mit abgebildet werden. Auch im Lieferantenmanagement kann dies in Notfallsituationen das schnelle Handeln und somit die Reduzierung eines möglichen Umweltschadens bzw. Risikos deutlich mindern.

Die Normanforderungen der ISO 14001 an das Bewusstsein der Mitarbeiter

Die Organisation muss im Rahmen des Bewusstseins sicherstellen, dass Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, sich über folgende Managementelemente bewusst sind:

• Umweltpolitik
• bedeutende Umweltaspekte und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit ihrer Arbeit
• Beitrag zur Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Umweltleistung
• Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Nichterfüllung der bindenden Verpflichtungen der Organisation

Das Bewusstsein für die Umweltpolitik sollte nicht so verstanden werden, dass die Verpflichtungen auswendig gelernt werden müssen oder dass Personen, die unter der Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, eine Kopie der dokumentierten Umweltpolitik besitzen. Vielmehr sollten sich diese Personen der Existenz und des Zwecks der Umweltpolitik und ihrer eigenen Aufgabe beim Erreichen der Verpflichtungen bewusst sein. Ebenfalls sollten sie sich bewusst sein, welchen Einfluss ihre Arbeit auf die Fähigkeit der Organisation sowie bindenden Verpflichtungen hat, die zu deren Erfüllung sie beitragen.

Wie kann ich als UMB prüfen, ob die Normforderungen der ISO 14001 umgesetzt wurden?

Um zu überprüfen, ob im Unternehmen die Forderungen im Rahmen der Ressourcen, Kompetenzen und dem Bewusstsein umgesetzt werden, sollten die folgenden Fragen mit „ja“ beantwortet werden können:

• Die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des UMS sind bestimmt und verfügbar?
• Die erforderliche Kompetenz aller Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, ist festgestellt?
• Die Kompetenz basiert auf Erfahrung, Ausbildung und Schulungen?
• Bestehen obligatorische dokumentierte Informationen zum Nachweis der Kompetenz?
• Sind die Umweltpolitik, Umweltaspekte mit Umweltauswirkungen, Ziele, Beiträge zur Wirksamkeit mit positiven Effekten und Auswirkungen von Störfällen allen Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, bewusst?

Lösungsansatz für die Praxis

In der Praxis hat sich der Einsatz von Kompetenzmatrixen (bzw. Qualifikations- oder Befugnismatrixen) bewährt. Dabei ist es egal, wie groß die Organisationen sind, da die Matrix auf den Abteilungsebenen geführt wird, in welchen der Mitarbeitereinsatz geplant und überwacht werden soll. In größeren Unternehmen sind das die Abteilungsebenen, in kleineren Unternehmen kann dies durch die Leitung selbst umgesetzt werden. Für eine systematische Umsetzung hat sich das folgende Vorgehen beim Einsatz einer Kompetenzmatrix bewährt:

Bestimmung des Aufbaus der Matrix
Bei der Bestimmung des Aufbaus spielt die Organisationsgröße und -struktur eine Rolle. Dabei muss berücksichtigt werden, von wem die Matrixdatei später gepflegt und geführt wird. Während in einer kleineren Organisation die Abbildung aller Mitarbeiter und Prozesse auf einer Seite die beste Übersicht verspricht, können in größeren Organisationen diese auf einzelne Prozesse oder Abteilungen runtergebrochen und auch von diesen eigenständig geführt werden.

Abbildung der Ist-Zustände
Die Festlegung der personenbezogenen Tätigkeiten und Kompetenzen ist der schwierigste Teil bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix. Hier müssen oftmals erstmalig die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten personenbezogen benannt und festgelegt werden. Da die Freigabe der Ressourcen normalerweise Chefsache ist, sollte die Matrix offiziell von der Leitung freigegeben werden.

Kompetenzuordnung der Mitarbeiter
Bei der Festlegung der personenspezifischen Kompetenzen gibt es die unterschiedlichsten Ansätze. Wichtig ist hier, dass eine deutliche Unterscheidung gemacht wird, wer z.B.:

• • unter Aufsicht arbeiten darf (z.B. 1),
  • eigenständig arbeiten darf (z.B. 2),
  • in einen Prozess einarbeiten kann (z.B. 3),
  • „nur“ weisungsbefugt ist (z.B. 4) oder
  • weisungsbefugt ist und den Prozess eigenständig durchführen kann (z.B. 5).

Risikobetrachtung durch Defizitbewertung der vorhandenen Ressourcen
Ein großer Vorteil bei einer Matrix ist die übersichtliche Abbildung aus Sicht des Mitarbeiters (Zeile mit Kompetenzen zu den einzelnen Prozessen sowie die Spaltendarstellung des Prozesses selbst über alle Mitarbeiter). Sollte bei der Risiko- bzw. Defizitbewertung des Prozesses Handlungsbedarf erkannt werden, so sollte diese Chance zur Verbesserung dokumentiert und genutzt werden, indem das Defizit direkt in den Schulungsplan einfließt.

Was bedeutet dies für mich als Umweltmanagementbeauftragter?

Ich habe gemerkt, dass die Themen Ressourcen, Kompetenz und Bewusstsein ein Thema der personalverantwortlichen Mitarbeiter und besonders der obersten Leitung sind. Ich werde im UM-System einen systematischen Ansatz implementieren, jedoch die kontinuierliche Führung der eingesetzten Management-Tools durch die personalverantwortlichen Mitarbeiter umsetzen lassen. Somit werden alle Tätigkeiten im Rahmen der Ressourcen, Kompetenzen und Befugnisse von den Mitarbeitern umgesetzt, welche einen direkten Bezug zu den Tätigkeiten und dem zur Umsetzung eingesetzten Personal haben. Somit bleibt mir als UMB mehr Zeit für weitere Tätigkeiten im UM-System.

Ich hoffe, dass Ihnen mein Erfahrungsbericht helfen wird!
Ihr André Mayr

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