Outsourcing, Lieferanten und Beschaffung – wie Sie externe Bereitstellungen gem. den ISO 9001 Anforderungen regeln – ISO 9001 Serie Teil 6

„Der Trend zum Outsourcing hält unvermindert an.“ Diese Aussage beschreibt die aktuelle Schlagzeile der Börsen-Zeitung. Da passt eine Statistik genau in das Bild, die den Wertschöpfungsanteil der Lieferanten im Automobilbereich am weltweiten Automobilbau im Zeitraum 1985 bis 2015 darstellt. Betrug der Anteil der Wertschöpfung der Automobilhersteller 1985 noch fast 50 Prozent, hat sich dieser im Jahr 2015 auf unter 20 Prozent reduziert. In den 90er Jahren stand noch die Kostenreduzierung im Vordergrund, heute liegt die Motivation für das Outsourcing zunehmend in einer Innovations- und Wachstumsorientierung. Eine durchdachte Organisation der Beschaffung ermöglicht die Konzentration auf Kernkompetenzen und schafft Mitarbeitern neue Freiräume für kreatives Denken. Doch Outsourcing hat auch eine Kehrseite: Durch Outsourcing wächst die Komplexität! Der Aufwand für die Organisation und Koordination der externen Anbieter / Lieferanten wird häufig unterschätzt. Mit gravierenden Folgen. Dem trägt auch die aktuelle Revision der Qualitätsmanagement-Norm Rechnung und erhöht die Anforderungen ISO 9001 : 2015, die eine Organisation erfüllen muss.

Unsere ISO 9001 Serie zu den strukturellen und normativen Änderungen:

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„Make or buy?“ – Die Frage nach Outsourcing und Beauftragung von Lieferanten

Etwas selber machen oder einen Lieferanten beauftragen? Diese Frage beantworten unzählige Unternehmen seit langer Zeit, indem sie das Marketing, Teile der Fertigung, Konstruktion neuer Produkte oder Wartung der Maschinen externen Firmen übertragen – in diesen Bereichen also Outsourcing betreiben. Konzerne, die mit einer Konzentration auf ihre Kernkompetenzen erfolgreich sind, beauftragen spezialisierte Dienstleister mit bestimmten Aufgaben der Beschaffung, da diese Leistungen von Lieferanten effizienter, preiswerter und qualitativ besser erledigt werden. Ein überzogenes Outsourcing bringt jedoch auch Risiken mit sich. Beispielhaft besteht die Gefahr, dass eigene Fähigkeiten mit der externen Beschaffung verloren gehen, durch einen höheren Abstimmungsbedarf eine flexible Reaktion auf die Nachfrageschwankungen erschwert wird oder die Kundenorientierung in der Supply Chain verloren geht. Insbesondere die drohende Abhängigkeit von den Lieferanten und externen Dienstleistern und der mögliche Kontrollverlust bei ausgelagerten Prozessen birgt ein hohes Risikopotenzial. Diese Risiken hat die DIN EN ISO 9001 : 2015 auch im Fokus, um sicherzustellen, dass der immer größere Umfang an externen Leistungen für die Unternehmen keine nachteiligen Auswirkungen hat.

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Anforderungen ISO 9001 : 2015 zu Beschaffung und Optimierung bisheriger Handlungsmuster

Was in der DIN EN ISO 9001 : 2008 noch dem Abschnitt 7.4 „Beschaffung“ zugeordnet war, heißt nun „Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen“ und ist in der DIN EN ISO 9001 : 2015 im Abschnitt 8.4 des Hauptkapitels „Betrieb“ zu finden. Was im Allgemeinen mit „Lieferantenbewertung“ bezeichnet wird, ist nun mit „Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter“ benannt.

Die Erfahrungen mit der ISO 9001 : 2008 zeigen, dass die Bewertung der Lieferanten immer wieder einen Diskussionspunkt in Bezug auf deren Nutzen darstellt. Die Anforderungen ISO 9001 : 2015 macht hier deutlich, dass solche Kriterien bestimmt und angewendet werden müssen, die eine Kontrolle der externen Anbieter und Lieferanten in Bezug auf deren Fähigkeit erlauben, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen bereitzustellen. Dies bedeutet, dass Interpretationsspielräume der Norm ISO 9001 : 2015 zum Outsourcing genutzt werden können, damit der Aufwand der Bewertung sich in einem für das Unternehmen vertretbaren und nutzbringenden Rahmen bewegt. Wie bisher müssen die Nachweise der Überwachung der Lieferanten in Form einer dokumentierten Information aufbewahrt werden.

Experten-Tipp: Diese für die Beschaffung relevanten Anforderungen ISO 9001 : 2015 finden Sie nicht im Abschnitt 8.4!

Falls Sie zum Beispiel ein Konsignationslager eines Lieferanten in Ihrem Hause betreiben oder Ihr Lieferant Sie „hinter seine Kulissen sehen lässt“ und Ihnen interne Dokumente aushändigt (d. h. sein geistiges Eigentum), dann kommen nun zusätzliche Anforderungen ISO 9001 : 2015 auf Sie zu. Die bereits in der DIN EN ISO 9001 : 2008 vorhandenen Vorgaben zum Umgang mit Eigentum der Kunden werden mit der ISO 9001 Revision 2015 nun im Prinzip „1 zu 1“ auf das Eigentum der externen Anbieter ausgedehnt. Falls sich also Eigentum von Lieferanten unter der Aufsicht Ihrer Organisation befindet oder von ihr verwendet wird, sind die Vorgaben des Normabschnitts 8.5.3 umzusetzen: Sorgfältiger Umgang, Kennzeichnung, Verifizierung, Schutz und Sicherung. Besondere Vorfälle (z. B. Verlust oder Beschädigung) sind dem externen Anbieter oder Lieferanten mitzuteilen und das Dokument mit der Information, was sich ereignet hat, ist aufzubewahren.

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Auch externe Beschaffung erfordert risikobasiertes Denken

Eine weitere Tür zur Berücksichtigung einer angemessenen Verhaltensweise im Prozess des Managements der Lieferanten zur externen Beschaffung öffnet die ISO 9001 : 2015 im Anhang A8. Die Norm weist hier darauf hin, dass sich die für Outsourcing notwendigen Steuerungsmaßnahmen, abhängig von den Prozessen, Produkten und Dienstleistungen aus der externen Beschaffung signifikant unterscheiden können. Wie im Abschnitt 6 „Planung“ bzw. 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ der Anforderungen ISO 9001 : 2015 bereits deutlich gemacht, sollte ein Unternehmen auch im Rahmen des Managements der Lieferanten das risikobasierte Denken anwenden. Damit wird vermieden, dass „mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird“ und sichergestellt, dass kritische Beschaffungsaktivitäten entsprechend gehandhabt werden. Das Risikopotenzial könnte z. B. durch die Gruppierung der Lieferanten in einer Lieferanten-Risiko-Matrix Berücksichtigung finden:

Wagnislieferanten benötigen eine ausgeprägte Steuerung. In die Überwachung der Standardlieferanten im Outsourcing muss weniger Aufwand investiert werden.

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Die ISO 9001 : 2015 stellt nun die Praxis des Outsourcing

In der DIN EN ISO 9001 : 2008 war nicht erkennbar, dass den unterschiedlichen Beschaffungspraktiken bzw. rechtlichen Unterschieden Rechnung getragen wurde. Bis auf die Abgrenzung der ausgegliederten Prozesse wurde nichts weiter differenziert. In der rechtlichen und betrieblichen Praxis sind jedoch unterschiedlichste Beschaffungskonstellationen im Outsourcing denkbar. Die grundlegenden Outsourcing Vertragsformen sind nachfolgend aufgelistet und erläutert:

Kaufvertrag
‏Lieferanten müssen den Vertragsgegenstand (die Kaufsache) zum vereinbarten Zeitpunkt frei von Fehlern, die den Wert oder
‏die Nutzbarkeit aufheben oder mindern, an den Kunden ausliefern.

Werkvertrag
‏Lieferanten verpflichten sich, ein Werk (Handwerksleistung, Konstruktionsleistung, Maschine, …) innerhalb der vereinbarten
‏Zeit so herzustellen, dass es die zugesicherten Eigenschaften hat und frei von Fehlern ist.

Werkliefervertrag
‏Im Unterschied zum reinen Werkvertrag stellen beim Werklieferungsvertrag die Lieferanten das Werk (typischerweise eine
‏bewegliche Sache) nicht nur her, sondern verwenden auch eigene Stoffe zur Herstellung bzw. Erzeugung.

Dienstvertrag
‏Lieferanten verpflichten sich (persönlich!) für eine bestimmte Zeit zu einer Leistung von Diensten, d. h. zum Tätigwerden,
‏schuldet dem Vertragspartner jedoch keinen bestimmten Erfolg.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
‏Lieferanten stellen in ihrer Funktion als Arbeitgeber einen bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer zeitweilig einem anderen
Unternehmer zur Verfügung, ohne das Arbeitsverhältnis zu lösen.

Diese Tabelle stellt den von der ISO 9001 : 2015 dargestellten Fällen mit Steuerungsbedarf die Vertragsarten sowie gebräuchliche Steuerungsmethoden des Qualitätsmanagements gegenüber.

Bei allen Steuerungsaktivitäten ist im Auge zu  behalten,

• welche Auswirkungen die externe Beschaffung, das Outsourcing, auf die Fähigkeit zur Erfüllung der Kundenanforderungen
  ‏    sowie der relevanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen hat, und
• wie wirksam die Steuerungsmaßnahmen des Lieferanten sind.

Im Fall c) ist zu beachten, dass extern bereitgestellte Prozesse immer unter der Steuerung des eigenen QM-Systems verbleiben müssen. Wie bisher müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die externen Bereitstellungen zu verifizieren, damit sichergestellt ist, dass deren Qualität passt.

Höhere Qualität der Informationen für externe Anbieter

Damit sichergestellt ist, dass der externe Anbieter mit den richtigen und ausreichenden Informationen zur Beschaffung versorgt wird, konkretisieren spezielle Anforderungen ISO 9001 : 2015 deren Qualität. Vereinbarungen zur Beschaffung, wie zum Beispiel Bestellungen, müssen, falls angemessen, folgende Aspekte beinhalten:

• Die Beschreibung dessen, was bereitzustellen ist.
• Die Anforderungen an Genehmigungen oder Freigaben.
• Anforderungen an die Kompetenz bzw. Qualifikation von Personen.
• Maßnahmen der Kooperation zwischen Kunden und Lieferanten.
• Vereinbarungen zur Überwachung der Leistung des Lieferanten.
• Eventuelle Tätigkeiten der Verifizierung oder Validierung, die der Kunde bei dem jeweiligen Lieferanten durchführen will.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen.
Ihr Reinhold Kaim

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