Erfolgreich Berichte schreiben – So vermeiden Sie unverständlichen „Informationssalat“ in Ihren Reportings
Der englische Begriff „Reporting“ lässt sich frei durch informierendes Berichten übersetzen. Das interne Berichtswesen ist die primäre Informationsquelle für alle Personen im Unternehmen, die mit Führungsaufgaben betraut wurden. Je komplexer die unternehmerische Tätigkeit, desto größer ist der Bedarf an Informationen, um erfolgreich zu bleiben. Leider sind die meisten Reports viel zu lang und zu unübersichtlich. Der Leser muss sich die wesentlichen Informationen gezwungenermaßen selbst herausziehen. Die Konsequenz ist unnötiger Aufwand auf zwei Seiten: Der Berichterstatter schreibt viel Text, den keiner liest. Der Leser muss zum Erhalt der relevanten Informationen Sachverhalte lesen, die ihm nichts nutzen. Haben Sie für Verschwendung dieser Art Zeit? Das Problem entsteht meist durch fehlende Struktur und eine mangelnde Abgrenzung der relevanten Daten. Einen guten Bericht zu schreiben bedingt, an den „Kunden”, das heißt die Zielgruppe der Berichterstattung, zu denken. Was Sie bei der Erstellung von Reportings beachten sollten und wie Sie durch gut geschriebene Berichte die Kommunikation im Unternehmen erleichtern, möchte ich Ihnen heute in diesem Beitrag vermitteln.
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Das Reporting und die Kernziele
Das Reporting ist im Rahmen der Kommunikation im Unternehmen eine wichtige Form der Informationsversorgung. Mehr noch – Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Aufgaben und immer mehr Kennzahlen ist das professionelle Reporting ein absolutes Muss für jedes Unternehmen. Doch wie sollten wir diese Informationsverteilung am besten handhaben? Reporting muss im Kern die beiden folgenden Ziele erfüllen:
- Die Informationen aus den Berichten sollen in erster Linie Unterstützung bei Planungen und bei der Entscheidungsfindung bieten. Gute Führungskräfte stützen ihre Entscheidungen und Maßnahmen auf Zahlen, Daten und Fakten.
- Berichte haben in zweiter Linie die Aufgabe etwas zu dokumentieren, indem Vorgänge bzw. Ereignisse dauerhaft festgehalten werden und später nutzbar sind.
Damit besteht eine klare Zielorientierung, wie die Informationen eines Berichts darzustellen sind, damit ein entsprechender Mehrwert für die Zielgruppe entsteht. So beantworten wir die Typischen Fragen des Empfängers unserer Reports:
- Was bedeuten die Informationen (für mich)?
- Was muss ich jetzt tun?
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Die Struktur des Reports
Damit ein Bericht die gerade formulierten Kernziele erfüllt, kommt dem formalen Aufbau eine wichtige Rolle zu. In einem Wald von unstrukturierten Einzelfakten geht die beste Botschaft verloren, da wichtige Trends durch eine undurchsichtige Darstellung verschleiert werden könnten. Um mit Reports einen möglichst großen Nutzen zu erzeugen, sollten diese immer die folgenden drei Punkte vermitteln:
Information über den Sachverhalt
Wichtig ist die Auswahl der relevanten Fakten. Diese müssen jedoch so klar dargestellt sein, dass der Leser sie leicht verarbeiten kann und keinerlei Missverständnisse entstehen.
Bewertung der Sachlage
Eine objektive Einschätzung der Fakten im Bericht muss die anstehenden Entscheidungen beleuchten und die Ableitung von Maßnahmen unterstützen.
Ableitung von Aktivitäten
Für bestimmte denkbare Szenarien müssen Handlungsvorschläge mit prognostizierten Auswirkungen alternative Entscheidungsoptionen beschreiben.
Berichte, die dieser Systematik folgen, enthalten das Potenzial, Entscheidungen vorzubereiten und deren Umsetzung zu unterstützen.
Video: Arbeitsanweisung
Video: Die Prozesslandkarte
Treffende Überschriften helfen, die Kommunikation im Unternehmen zu erleichtern
Ganz wesentlich für gute Reports sind deren Überschriften. Vermeiden Sie austauschbare Begriffe, wie zum Beispiel Einleitung, Ausgangslage, Hauptteil, Analyse, Schluss, Fazit, Resümee oder Quintessenz. Überschriften sollen neben der Orientierung, im Idealfall sogar schon Ergebnisse vermitteln. Auf diese Weise erhält auch der Leser, der „im Tiefflug“ nur die Überschriften liest, die relevanten Informationen.
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Diese 10 Regeln sollten Sie kennen, wenn Sie formale Berichte schreiben
Nachdem wir uns nun schon einige Grundsätze für das Schreiben von Berichten näher angeschaut haben, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle nochmals 10 wichtige Regeln für gute Berichte kompakt zusammengefasst. Diese Regeln unterstützen die Kommunikation im Unternehmen und sind als Ergänzung zu den im Fließtext genannten Hinweisen zu betrachten.
| Regeln für das Format bzw. die Inhalte | Erläuterung zur Erstellung von leserfreundlichen, richtig aufbereiteten und gut strukturierten Berichten |
| Orientierung am Empfänger bzw. der Zielgruppe | Erster Schritt vor der Erstellung eines jeden Reports ist die Klärung der Bedürfnisse der Empfänger. Nur dann kann der Autor die jeweiligen Themen zuordnen, die relevanten Daten auswählen und die geeignete Form der Darstellung festlegen. |
| Reduzierung von Datenmengen | Ein gutes Reporting sollte die Menge an Daten auf das unbedingt erforderliche Maß begrenzen, um Komplexität zu reduzieren. Informationen müssen so klar dargestellt sein, dass der Leser sie leicht verarbeiten kann und keinerlei Missverständnisse entstehen. |
| Verdichtung auf das Wesentliche | Je weiter oben sich der Empfänger eines Berichtes in der Unternehmenshierarchie befindet, desto weniger Zeit steht diesem zum Lesen zur Verfügung. Gute Berichte sollten die notwendigen Informationen deshalb komprimiert und sehr schnell erfassbar zur Verfügung stellen. |
| Definition von Standards | Damit die Leser in den Unternehmen nicht immer wieder von neuem die unterschiedlichen Strukturen und Darstellungsweisen der jeweiligen Autoren verstehen müssen, sollten Berichte – egal von wem sie kommen – einer festgelegten gleichen Struktur folgen. |
| Sparsame Verwendung von Fachbegriffen und Kennzahlen | Erfolgt die Berichterstattung fachbereichsübergreifend, kann es passieren, dass Fachbegriffe und Abkürzungen dort nicht verstanden werden. Deshalb sollten Fachbegriffe und Kennzahlen in einem Glossar erläutert werden, das generell an jeden Report angehängt wird. |
| Zahlen durch Kommentare erläutern | Zur Vermeidung von Fehlinterpretationen bzw. falschen Schlussfolgerungen sollte der Autor des Berichtes zu wichtigen Zahlen Kommentare liefern. Kommentare erzeugen die Dramaturgie und lenken die Wahrnehmung des Lesers auf die entscheidenden Punkte. |
| Ein Bild sagt mehr als tausend Worte | Mit einer Grafik gelingt es, mehrere Zahlen in einen logischen Zusammenhang zu stellen. Auf „einen Blick“ kann der Empfänger des Reports die Zusammenhänge, wie zum Beispiel für Trends und Entwicklungen, ob positive oder negative Richtung, erkennen. |
| Farben erzeugen eine ansprechende Optik | Eine systematische Differenzierung der Farbgebung unterstützt die Wahrnehmung des Lesers, d.h. die Verständlichkeit von Reports. Farbe kann durch die emotionale Komponente eine Signalwirkung erzeugen, die Berichte interessanter macht. |
| Reports zur Steuerung blicken in die Zukunft | Daten aus vergangenen Perioden sind weniger wichtig. Entscheidend für jedes Unternehmen ist jedoch die Betrachtung der Zukunft. Berichte haben die Aufgabe, Daten der Vergangenheit zur Ausarbeitung von Prognosen und Annahmen für die Zukunft bereitzustellen. |
| Den Austausch zwischen Ersteller und Leser vorsehen | Ein gutes Reporting muss den Austausch zwischen Autor und Leser herstellen. Deshalb muss das Reporting beobachtet und immer wieder an sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden. Ändert sich der Verteiler, ergeben sich neue Inhalte, Formate und Darstellungsformen. |
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Schreiben Ihres nächsten Reportings,
Ihr Reinhold Kaim
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