Ressourcen, Kompetenzen und Bewusstsein – dies sind die Anforderungen der ISO 14001 : 2015 im Umweltmanagement – ISO 14001:2015 Serie Teil 4

„Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems (UMS) bestimmen und bereitstellen“, dies wird von der ISO 14001 : 2015 gefordert und hört sich zunächst recht einfach und unspektakulär an. Hiermit wird die oberste Leitung jedoch in die Pflicht genommen, sich grundlegend zu überlegen und verbindlich zu entscheiden, welche Ressourcen in der Organisation im Rahmen des Umweltmanagementsystems benötigt und freigegeben werden. Das große Problem ist hierbei, dass es nicht wie z.B. beim Arbeitsschutz eine Vorgabe gibt, welche Rollen und Kompetenzen mit welcher Zeitressource und welcher Kompetenz für die spezielle Organisation sinnvoll und angemessen sind. Wie unterschiedlich dies eingeschätzt wird, kann man an den zur Verfügung gestellten Zeitressourcen sehen, welche z.B. ein Umweltbeauftragter für die Erfüllung der übertragenen Tätigkeiten erhält bzw. welche Zeiten von der Leitung freigegeben werden. Hierbei reichen die Ausmaße von einer Vollzeitstelle bis hin zur „Arbeit nebenbei“ zusätzlich zu den bereits vorhandenen „normalen“ wertschöpfenden Tätigkeiten. Doch was muss gemäß den ISO 14001 Anforderungen im Rahmen der Ressourcen, der Kompetenz und dem Bewusstsein des Personals beachtet werden?

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‏                                               Verantwortlichkeiten des Umweltmanagementbeauftragten.

Welches sind die Anforderungen der ISO 14001 : 2015 im Umweltmanagement ?

Bei den Hauptforderungen in Bezug auf die Unterstützung im Abschnitt 7 der ISO 14001 Revision 2015 werden in

• Unterabschnitt 7.1 die Ressourcen, in
• Unterabschnitt 7.2 die Kompetenz und in
• Unterabschnitt 7.3 das Bewusstsein beschrieben,

in welchen die zur Führung des Umweltmanagementsystems verbindlichen Forderungen formuliert werden. Für die von der obersten Leitung zur Verfügung gestellten Ressourcen wird hier recht allgemein gefordert, dass die Organisation die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des UMS bestimmen und bereitstellen muss. Im Rahmen der Forderungen zur Kompetenz wird gefordert, dass die Organisation:

• für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, die
  ‏‏    erforderliche Kompetenz bestimmen (in Verbindung mit
  ‏    Umweltleistungen und bindenden Verpflichtungen);
• sicherstellt, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung,
  ‏‏    Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
• den mit ihren Umweltaspekten und ihrem UMS verbundenen
  ‏‏    Schulungsbedarf bestimmen;
• wenn erforderlich, Maßnahmen einleitet, um die benötigte Kompetenz zu
  ‏‏    erwerben und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewertet.

Geeignete Maßnahmen können z.B. Schulung, Mentoring oder Versetzung von gegenwärtig angestellten Personen oder Anstellung oder Beauftragung kompetenter Personen sein. Hierüber müssen angemessene dokumentierte Informationen als Nachweis der Kompetenz aufbewahrt werden.

Im Rahmen des Bewusstseins muss die Organisation sicherstellen, dass Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, sich über folgende Managementelemente bewusst sind:

• die Umweltpolitik;
• die bedeutenden Umweltaspekte und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen Umweltauswirkungen im
  ‏‏    Zusammenhang mit ihrer Arbeit;
• ihren Beitrags zur Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Umweltleistung;
• die Folgen einer Nichterfüllung der ISO 14001 Anforderungen, einschließlich der Nichterfüllung der bindenden

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Welche Fragen sollten Sie für die Erfüllung der neuen ISO 14001 Anforderungen mit „Ja“ beantworten können?

Ressourcen:
Die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des UMS sind bestimmt und verfügbar?

Kompetenz:
Die erforderliche Kompetenz aller Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, ist festgestellt?
Die Kompetenz basiert auf Erfahrung, Ausbildung und Schulungen?
Bestehen obligatorische dokumentierte Informationen zum Nachweis der Kompetenz?

Bewusstsein:
Sind die Umweltpolitik, Umweltaspekte mit Umweltauswirkungen, Ziele, Beiträge zur UMS-Wirksamkeit mit positiven Effekten und Auswirkungen von Störfällen allen Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, bewusst?

Sollten Sie diese Fragen mit gutem Gewissen und nachweislich mit „ja“ beantworten können, so sind Sie für das Zertifizierungsaudit gemäß ISO 14001 : 2015 gut gewappnet.

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‏                                    gemäß ISO 14001 kennen und umzusetzen.

Welche weiteren Anforderungen sollen mit berücksichtigt werden?

Schulungen und Unterweisungen definieren:
Eine sehr wichtige Notwendigkeit in Verbindung mit dem eingesetzten Personal bezieht sich auf die gesetzeskonforme Unterweisung der Mitarbeiter in Abhängigkeit mit den beauftragten Tätigkeiten. Dabei ist es empfehlenswert, zwischen freiwilligen Schulungen (z.B. EDV-Schulung) und verbindlich geforderten Unterweisungen (z.B. Arbeitsschutzunterweisung) zu unterscheiden.

Beauftragte und Stelleninhaber der Organisation festlegen:
Ebenfalls ist es sinnvoll bei den verschiedenen Beauftragten und Stelleninhabern zu unterscheiden, welche Funktionen freiwillig (z.B. Umweltkoordinator), welche aus speziellen Normforderungen (z.B. Energiemanagementbeauftragter) und welche gesetzlich gefordert sind (z.B. Betriebsbeauftragter für Abfall gemäß KrWG).

Stellvertreterregelung prüfen:
Eine Frage der Risikobewertung bezieht sich auch auf die Eignung, Kompetenz und Verfügbarkeit des eingesetzten Personals in der Organisation. Dabei sollte die Anzahl der Schichten und Betriebsstandorte genau betrachtet werden. Diesbezüglich sollte über eine adäquate Stellvertreterregelung der verschiedenen in der Organisation eingesetzten Mitarbeiter nachgedacht werden. Dabei sollte geprüft und sichergestellt werden, dass auch im Urlaubs- und Krankheitsfall eine ausreichende Kompetenz in Bezug auf das eingesetzte Personal sichergestellt werden kann. Sollte hier ein „Risiko“ bestehen, so bietet dies eine Möglichkeit bzw. „Chance“ das Defizit durch geeignete Fortbildungsmaßnahmen und Qualifikationen sicher zu stellen.

Einsatz einer Kompetenz- und Schulungsmatrix im Umweltmanagement ISO 14001 : 2015

1.) Bestimmung des Layouts der Matrix
Bei der Erstellung einer Schulungsmatrix spielt die Organisationsgröße und -struktur eine maßgebliche Rolle. Bitte bedenken Sie bei der Erstellung, von wem die Matrixdatei später gepflegt wird, damit diese bereits beim Aufbau dementsprechend erstellt werden können. Während in einer kleineren Organisation die Abbildung aller Mitarbeiter und Prozesse auf einer Seite die beste Übersicht verspricht, können in größeren Organisationen diese auf einzelne Prozesse oder Abteilungen runtergebrochen und auch von diesen eigenständig geführt werden. Auch prozessübergreifende Tätigkeiten und Zuständigkeiten sollten hier berücksichtigt werden.

2.) Abbildung der Ist-Zustände
Die Definition personenbezogener Tätigkeiten und Prozesse ist der mit Abstand schwierigste Teil bei der Erstellung einer Kompetenz- und Schulungsmatrix. Hier müssen oftmals erstmalig die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten personenbezogen benannt und festgelegt werden. Da einige Verantwortlichkeiten jedoch manchmal zwar im Normalzustand gut funktionieren, jedoch niemals namentlich festgelegt wurden, ist dieses Thema sensibel zu betrachten. Da die Freigabe der Ressourcen normalerweise Chefsache ist, sollte die Matrix offiziell von der Leitung freigegeben werden.

3.) Kompetenzeinstufung der Mitarbeiter
Bei der Festlegung der personenspezifischen Kompetenzen gibt es die unterschiedlichsten Ansätze. Wichtig ist hier, dass eine deutliche Unterscheidung gemacht wird, wer z.B.:

• unter Aufsicht arbeiten darf,
• eigenständig arbeiten darf,
• in einen Prozess einarbeiten kann,
• „nur“ weisungsbefugt ist oder
• weisungsbefugt ist und den Prozess eigenständig durchführen kann.

4.) Risikobetrachtung durch Defizitbewertung der vorhandenen Ressourcen:
Ein großer Vorteil bei einer Matrixabbildung ist die übersichtliche Abbildung aus Sicht des Mitarbeiters (Zeile mit Kompetenzen zu den einzelnen Prozessen sowie die Spaltendarstellung des Prozesses selbst über alle Mitarbeiter). Sollte bei der Risiko- bzw. Defizitbewertung des Prozesses Handlungsbedarf erkannt werden, so sollte diese Chance zur Verbesserung dokumentiert und genutzt werden, indem das Defizit direkt in den Schulungsplan einfließt.

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Einsatz von externen Personen zur Sicherstellung der benötigten Ressourcen im Umweltmanagement nach ISO 14001 : 2015

In vielen Unternehmen können oder sollen nicht alle Prozesse von eigenen, festen Personal durchgeführt werden (z.B. spezielle gesetzlich geforderte Betriebsbeauftragte, FaSi oder Auditoren). Da jedoch auch diese ausgegliederten Prozesse oftmals für die Umweltrelevanz eine sehr wichtige Bedeutung haben, sollten diese Dienstleister mit in der Kompetenzmatrix abgebildet werden. Auch im Lieferantenmanagement kann dies in Notfallsituationen das schnelle Handeln und somit die Reduzierung eines möglichen Umweltschadens bzw. Risikos deutlich mindern.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung in Ihrem Umweltmanagementsystem,
Ihr André Mayr

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