So erfüllen Sie die ISO 14001 Anforderungen an bindende Verpflichtungen in Ihrem Unternehmen

Ich bin Umweltmanagementbeauftragter in einem mittelständigen Unternehmen und habe viele unterschiedliche Aufgaben. Die Bestimmung und Überwachung der bindenden Verpflichtungen im Rahmen unseres Umweltmanagementsystems stellt mich dabei immer wieder vor große Herausforderungen. Dies ist nicht nur bei den regelmäßig stattfindenden internen und externen Audits der Fall, auch Kunden und Behörden und sogar unsere Versicherungen möchten, dass wir alle unsere Verpflichtungen kennen und vollständig einhalten. Theoretisch hört sich das selbstverständlich an, in der Praxis ist dies aber kaum zu schaffen. Bislang hat zwar alles immer gut geklappt, aber ein gutes Gefühl habe ich dabei nicht. Vor allem, da die Nichteinhaltung von Gesetzen und sonstige bindende Verpflichtungen auch schwerwiegende Folgen haben kann. Machen wir uns also daran, Ordnung in unserem System zu schaffen! Wie ich dabei vorgehe erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ein UMB erzählt aus der Praxis“:

Teil 1: So ermitteln Sie Ihre Umweltaspekte nach ISO 14001
Teil 2: So erfüllen Sie die ISO 14001 Anforderungen an bindende Verpflichtungen in Ihrem Unternehmen
Teil 3: So definieren Sie als UMB Ihre Umweltpolitik und Umweltziele gem. der ISO 14001
Teil 4: So können Sie als UMB den Kontext der Organisation gem. der ISO 14001 bestimmen
Teil 5: Umweltkommunikation – Dies sollten Sie als UMB im Rahmen der internen und externen Kommunikation beachten
Teil 6: Ressourcen, Kompetenzen und Bewusstsein 
Teil 7: Wie können Sie als UMB die Anforderungen der ISO 14001 an dokumentierte Informationen im Unternehmen umsetzen?
Teil 8: Wie können Sie als UMB die Anforderungen der ISO 14001 an die betriebliche Planung und Steuerung umsetzen?
Teil 9: Wie können Sie als UMB die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr ISO 14001 sicherstellen?

Mein Problem als Umweltmanagementbeauftragter mit den bindenden Verpflichtungen – Folgendes läuft in der Praxis schief

Mein Chef, also unsere oberste Leitung, hat mich zum Managementbeauftragten benannt und mir mitgeteilt, dass ich jetzt unter anderem für die Ermittlung und Einhaltung der bindenden Verpflichtungen unseres Unternehmens zuständig bin. Diese Aufgabe übernehme ich natürlich gern, nur fühle ich mich hier etwas überfordert, da ich das was ich mache auch richtig machen möchte! Dass ich rein rechtlich nicht zur Verantwortung gezogen werden kann, da die Leitung ihre rechtliche Verantwortung nicht auf mich als Managementbeauftragten delegieren darf, darüber habe ich mich schon informiert.  Trotzdem möchte ich nicht grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich handeln, da sich natürlich trotzdem Konsequenzen für mich und mein Unternehmen ergeben können. Wir sind bereits nach ISO 14001 zertifiziert und bei den Zertifizierungsaudits hat meist alles gut geklappt, jedoch habe ich bei dem Thema „bindende Verpflichtungen“ immer ein schlechtes Gefühl, da ich weiß, dass diese in unserem Unternehmen nicht vollständig und  richtig ermittelt wurden und auch nicht immer aktuell geführt werden. Dies möchte ich gerne ändern, doch ich habe hierzu nicht die ausreichende Zeit und auch nicht die ausreichenden Kenntnisse, um dies für alle Abteilungen und Einrichtungen unseres Unternehmens vollständig umzusetzen. Also muss ich einen Weg finden, um das Problem der Ermittlung und der Pflege unserer bindenden Verpflichtungen zu lösen.

Bevor ich bindende Verpflichtungen festlege – was genau fordert die Norm ISO 14001?

Der erste Schritt auf dem Weg zum Ziel führt mich an die ISO 14001. Die bindenden Verpflichtungen sind die zentralen Forderungen eines jeden UM-Systems. Also ist es vorrangig wichtig, dass ich mir diese Forderungen der Norm ISO 14001 und die entsprechenden Begrifflichkeiten verdeutliche, bevor ich einen Prozess festlegen kann: Laut Abschnitt 3.2.9 versteht man unter dem Begriff „bindende Verpflichtungen“ alle rechtlichen Verpflichtungen und andere Anforderungen, die eine Organisation erfüllen muss oder zu deren Erfüllung sich eine Organisation entschließt. Dabei bezieht sich der Begriff speziell auf das Umweltmanagementsystem. Bindende Verpflichtungen können aus vorgeschriebenen Anforderungen hervorgehen, wie z. B. geltenden Gesetzen und Vorschriften, oder aus freiwilligen Verpflichtungen, wie z. B. Organisations- und Branchenstandards, Vertragsbeziehungen, Anleitungen für die Praxis und Vereinbarungen mit kommunalen Gruppen oder Nichtregierungsorganisationen. Gemäß der Grundgliederung von Managementsystemen nach der High-Level-Structure (HLS) werden die bindenden Verpflichtungen unter dem Hauptabschnitt 6 „Planung“ im Abschnitt 6.1.3 beschrieben. Der Unterabschnitt 6.1 behandelt dabei die „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“, zu welchen auch die bindenden Verpflichtungen gehören. Gemäß den Forderungen der Norm muss die Organisation …

• die mit ihren Umweltaspekten zusammenhängenden bindenden Verpflichtungen bestimmen und auf sie zugreifen können.
• bestimmen, wie diese bindenden Verpflichtungen auf die Organisation anwendbar sind.
• den bindenden Verpflichtungen bei Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlaufender Verbesserung des UM-Systems Rechnung tragen.
• dokumentierte Informationen ihrer bindenden Verpflichtungen aufrechterhalten, wobei diese zu Risiken und Chancen für die Organisation führen
  können.

Gemäß dem Anhang A 6.1.3 der ISO 14001 werden hierzu folgende Informationen gegeben: Die Organisation bestimmt, mit ausreichendem Detaillierungsgrad, die bindenden Verpflichtungen, die sie als auf ihre Umweltaspekte zutreffend ermittelt hat. Ebenfalls bestimmt sie, in welcher Form diese für die Organisation relevant sind. Bindende rechtliche Verpflichtungen in Verbindung mit den Umweltaspekten einer Organisation können z. B. die folgenden sein:

• Anforderungen von staatlichen Institutionen oder anderen relevanten Behörden;
• internationale, nationale und lokale Gesetze und Vorschriften;
• in Genehmigungsbescheiden festgelegte Anforderungen, Zulassungen oder andere Arten von Erlaubnissen;
• Weisungen, Regeln oder Anleitungen von Aufsichtsbehörden;
• Urteile von Gerichten oder Verwaltungsgerichten.

Bindende Verpflichtungen umfassen auch andere Anforderungen interessierter Parteien in Bezug auf das Umweltmanagementsystem, die eine Organisation übernehmen muss oder zu deren Übernahme sie sich entscheidet. Diese können z. B. die Folgenden sein:

• Vereinbarungen mit kommunalen Gruppen oder Nichtregierungsorganisationen;
• Vereinbarungen mit Behörden oder Kunden;
• organisatorische Anforderungen;
• freiwillige Prinzipien und Verhaltenskodizes;
• freiwillige Kennzeichnung oder Umweltverpflichtungen;
• Verpflichtungen aufgrund von Vertragsvereinbarungen mit der Organisation;
• relevante Standards der Organisation oder der Branche.

Von der Theorie in die Praxis – So erfüllen und pflegen wir bindende Verpflichtungen in unserem Umweltmanagementsystem

Jetzt, nachdem ich mir die Anforderungen der ISO 14001 genauer angeschaut habe, ist mir klar geworden, dass ich als Umweltmanagementbeauftragter kaum in der Lage sein werde, all diese Forderungen alleine vollständig zu ermitteln und kontinuierlich zu überwachen. Ich muss die Ermittlung und Überwachung der bindenden Verpflichtungen unseres Unternehmens auf die jeweiligen Prozesseigner verteilen und runterbrechen, nur so wird dieser Vorgang in unserem Umweltmanagementsystem praxisgerecht und sinnvoll sein! Jeder Prozesseigner wird dadurch mit ins UM-System eingebunden und ist eigenverantwortlich für die regelmäßige Aktualisierung der bindenden Verpflichtungen. Somit habe ich zusätzlich die Sicherheit, dass genau diejenigen Mitarbeiter, für welche die spezifischen bindenden Verpflichtungen relevant sind, stets aktuell im Bilde sind und diese Verpflichtungen in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen können. Ich werde also den kompletten Prozess der Bestimmung, Führung und Bewertung der bindenden Verpflichtungen vollständig neu organisieren.

Hier ein paar Hinweise, wie auch Sie bindende Verpflichtungen nach ISO 14001 in Ihrem Umweltmanagementsystem erfüllen und pflegen können

Um alle Bereiche und Gebiete der bindenden Verpflichtungen zu erfassen und zu bestimmen, macht es Sinn, ein einheitliches Vorgehen vorzugeben und dieses dann auf alle einzelnen Prozesseigner zu delegieren. Hierzu haben wir eine Prozessbeschreibung erstellt, welche das systematische Vorgehen und die Umsetzung beschreibt. Ebenfalls macht es Sinn, ein zentrales Erfassungstool zu erstellen, in welches alle bindenden Verpflichtungen gesammelt und als dokumentierte Information aktuell geführt werden. Dies kann eine spezielle Software oder selbst erstellte Umsetzungstools wie z. B. ein Rechtskataster sein. In unserem Unternehmen hat es sich dabei bewährt, allgemeine und übergreifende Verpflichtungen von den spezifischen bindenden Verpflichtungen zu trennen. Dies ist erforderlich, da die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zur Pflege und Aktualisierung von unterschiedlichen Mitarbeitern umgesetzt werden. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, für welchen Bereich er selbst zuständig und verantwortlich ist. Eine Zuordnung der Themenbereiche und zuständigen Mitarbeiter könnte dabei wie folgt aussehen:

• Abfallrecht ► Abfallbeauftragter;
• Arbeitsschutz ► Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa);
• Gewässerschutz ► Gewässerschutzbeauftragter;
• Immissionsschutz ► Immissionsschutzbeauftragter;
• Energierecht ► Energiemanagementbeauftragter;
• Kundenvereinbarungen ► Vertrieb/Verwaltung;
• Lieferanten und Dienstleister ► Einkaufsabteilung;
• Überwachungsbedürftige Einrichtungen ► Instandhaltung
• usw.

Nachdem die Verantwortlichkeiten der Themengebiete und Zuständigkeiten festgelegt wurden (min. eine Person und ggf. ein Stellvertreter), sollte festgelegt werden, in welchem Turnus die jeweilige Erfassung bzw. Aktualisierung der bindenden Verpflichtungen im System durchgeführt wird. Idealerweise sollte dies immer direkt und unmittelbar erfolgen. Jedoch ist dies in der Praxis leider oftmals zeitlich nicht möglich, so dass hier ein Termin und Intervall festgelegt werden sollte, an welchem die verantwortlichen Mitarbeiter die Durchführung dokumentieren und somit die Aktualität bestätigen. Dabei sind nicht nur umgesetzte Vorschriften wichtig, oftmals benötigt ein Unternehmen zur effizienten Planung der Geschäftsprozesse und Einrichtungen bereits Entwürfe oder Vorankündigungen, um so frühzeitig auf signifikante Änderungen reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können. Um sich über rechtliche Verpflichtungen zu informieren, können unterschiedliche Möglichkeiten angewendet werden. Wichtig ist dabei, dass die eingesetzten Informationsquellen verlässlich und für die Organisation bzw. für die mit der Umsetzung beauftragten Mitarbeiter angemessen und konstruktiv eingesetzt werden. Ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand liegt dabei in der Sichtung, Bewertung und Definition der resultierenden Maßnahmen, welche sich aus den jeweiligen Änderungen der bindenden Verpflichtungen ergeben und durch das Unternehmen bzw. den beauftragten Mitarbeiter umgesetzt werden müssen. Eine teurere, aber oftmals sinnvolle Alternative stellt die Beauftragung externer Kompetenzen mit rechtlich fundiertem, aktuellem Rechtswissen dar, welche das Unternehmen zu relevanten Rechtsänderungen informieren und oftmals auch bei der Umsetzung bzw. Suche nach Lösungsansätzen konstruktiv unterstützen.

Im Fall von geänderten, bindenden Verpflichtungen ist es nach der Bestimmung und Ableitung der resultierenden Maßnahmen sehr wichtig, die Änderungen den verantwortlichen Mitarbeitern unmittelbar zu kommunizieren. Dies können allgemein geltende  oder auch spezifische Änderungen sein, welche z. B. aus neuen bzw. neu erteilten Genehmigungen oder Gesetzesänderungen resultieren können. Im Rahmen des Managementsystems oder der rechtlichen Verpflichtungen ist es dabei sinnvoll, die durchgeführten Schulungen und Unterweisungen zu den geänderten, bindenden Verpflichtungen nachweislich schriftlich zu dokumentieren. Dies kann bei einer Gruppenschulung eine Teilnehmerliste mit Wirksamkeitskontrolle oder bei Einzelinformationen eine Bestätigung per Mail sein. Wichtig ist dabei, dass die Informationen zu den bindenden Verpflichtungen von den zur Führung benannten Mitarbeitern an die betreffenden Stellen kommuniziert und von diesen dann für die zukünftigen Umsetzungen bestätigt werden. Somit kommt das Unternehmen seiner Informationspflicht nach und es liegt kein Organisationsverschulden vor, sollte es zu einem Vor- oder Schadensfall kommen. Die interne oder externe Bewertung und Überprüfung der Einhaltung der bindenden Verpflichtungen ist ebenfalls von der Norm in Abschnitt 9.1.2 (Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen) vorgeschrieben. Das Ergebnis dieser Bewertung ist Bestandteil der Managementbewertung, in welcher die Ergebnisse und Auffälligkeiten der Überprüfung der bindenden Verpflichtungen an die oberste Leitung berichtet und von dieser dann auf Handlungsbedarf bewertet werden. Generell verpflichtet sich die oberste Leitung in der Umweltpolitik zur Einhaltung aller bindenden Verpflichtungen, in der Praxis ist dies jedoch oftmals leider nicht immer zu 100 Prozent möglich. Generell liegen die Freigabe der Ressourcen sowie die Verantwortung zur gesetzeskonformen Handhabung bei der Leitung der Organisation. Pflicht der Mitarbeiter oder der Auditoren, welche das Legal Compliance Audit durchführen, ist es jedoch, auf die ermittelten Abweichungen der bindenden Verpflichtungen aufmerksam zu machen, wobei ein internes oder externes Audit aufgrund der Komplexität normalerweise nur in Stichproben aller bindenden Verpflichtungen und den damit verbundenen resultierenden Pflichten besteht.

Ich hoffe, dass Ihnen mein Erfahrungsbericht bei der Erfüllung und Pflege Ihrer bindenden Verpflichtungen helfen wird!

Ihr André Mayr

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