Die Umweltmanagementsystem ISO 14001:2015 Einführung – worauf Sie jetzt achten sollten – ISO 14001:2015 Serie Teil 2

Die Verabschiedung der revidierten Norm DIN EN ISO 14001 : 2015 veranlasst viele Unternehmen zur Einführung eines Umweltmanagementsystems. Durch die Neuaufnahme der „ausgegliederten Prozesse“ und der Betrachtung des Lebensweges der Produkte oder Dienstleistungen (Life-Cycle) rücken auch die Unternehmen in den Mittelpunkt, welche bislang noch nicht durch Kunden zu einem Umweltmanagementsystem verpflichtet wurden. Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen jedoch genau überlegen, warum die Einführung eines Umweltmanagementsystems sinnvoll sein kann und welchen Mehrwert die Organisation hieraus erzielen möchte. Wesentliche Vorteile der konsequenten Umsetzung eines Umweltmanagementsystem sind z. B. die Sicherstellung der Gesetzeskonformität und die Betrachtung der bindenden Verpflichtungen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Betrachtung der möglichen umweltrelevanten Ressourcen, welche bei der Erstellung der Produkte oder Dienstleistungen eingesetzt und kontinuierlich reduziert werden sollen. All diese Hintergründe sollten bei der ISO 14001 Einführung eines Umweltmanagementsystems von Beginn an betrachtet und berücksichtigt werden.

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Die 5 Grundphasen zur Umweltmanagementsystem ISO 14001 Einführung

Die Einführung eines Umweltmanagementsystems ist grundsätzlich nichts anderes als die Durchführung eines Projektes. Aus diesem Grund können hier auch alle Verfahren und Vorgehensweisen des Projektmanagements angewendet werden. Bei der Anwendung sollte dabei nach dem PDCA-Modell (Plan – Do – Check – Act) verfahren werden, nach welchem sich auch die Grundstruktur der DIN EN ISO 14001:2015 sowie sämtliche Managementsystemnormen richten, die nach der „High Level Structure“ (HLS) aufgebaut sind und dementsprechend auch meist als integriertes Managementsystem erstellt und geführt werden. Gemäß dem PDCA-Modell teilt sich auch die ISO 14001 Einführung eines Umweltmanagementsystems  in fünf Grundphasen auf:

Phase 1: Vorphase    Phase 2: Planungsphase    Phase 3: Anwendungsphase    Phase 4: Kontrollphase    Phase 5: Verbesserungsphase

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Phase 1: Vorphase

Dies ist eine der wichtigsten Phasen bei der ISO 14001 Einführung eines Umweltmanagementsystems. Aus diesem Grund sollte dieser Teil mit einer entsprechenden Sorgfalt und Tiefe durchgeführt werden. Die Vorphase selbst lässt sich dabei in 4 Unterphasen splitten:

a) Informationsphase
b) Entscheidungsphase
c) Planungsphase
d) Teambildungsphase

Informationsphase:
Umweltmanagement Informationen zu den Voraussetzungen und dem Vorgehen sowie der Anwendung eines UM-Systems zu erhalten, können unterschiedliche Wege genutzt werden. Hierzu kann Fachliteratur studiert oder es können Informationsveranstaltungen oder Seminare besucht werden. Auch ein Informationsaustausch mit Unternehmen, welche bereits ein Umweltmanagementsystem besitzen, ist oftmals geeignet, einen ersten Überblick der abzuleitenden Aufgaben, Tätigkeiten und entstehenden Kosten zu erhalten. Die Vor- und ggf. Nachteile sollten dabei abgewogen definiert werden.

Entscheidungsphase:
Die Leitung der Organisation sollte nach der Informationsphase entscheiden, ob ein Managementsystem im Unternehmen gewünscht ist oder nicht. Diese Entscheidung sollte dabei wohl bedacht werden, da es nicht wirtschaftlich und sinnvoll ist, ein begonnenes Einführungsprojekt abzubrechen oder nicht konsequent umzusetzen.

Planungsphase:
Nach der bewussten Entscheidung für die Einführung eines UM-Systems müssen in den nächsten Schritten der Ablauf, die Zuständigkeiten und Termine festgelegt und definiert werden. Grundsätzlich sollte ebenfalls in der Planungsphase entschieden werden, ob die Einführung eines Umweltmanagementsystems ausschließlich mit eigenen Mitarbeitern intern oder ggf. mit externer Unterstützung durchgeführt werden soll. Ein Vorteil bei der externen Unterstützung ist die Abdeckung des erhöhten Arbeitsaufwandes in der Aufbau- und Einführungsphase.

Teambildungsphase:
Im nächsten Schritt werden die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für das Umweltmanagementsystem ISO 14001 : 2015 – Projekt festgelegt. Bei der Zusammensetzung der Teams muss berücksichtigt werden, dass alle internen Mitarbeiter Zeitressourcen benötigen, um einerseits das UM-System so zu integrieren, dass dies wenn möglich ohne größere Unterbrechungen erfolgen kann, und um andererseits die „normale Arbeit“ parallel weiterlaufen zu lassen, ohne dass diese darunter leidet. Auch wenn die DIN EN ISO 14001 : 2015 nicht die Benennung eines UM-Beauftragten fordert (Zitat gemäß A 5.3: „Die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten, die in 5.3 beschrieben sind, dürfen einer Einzelperson– manchmal als ‚Managementbeauftragter‘ bezeichnet – zugewiesen werden, von mehreren Einzelpersonen geteilt wahrgenommen oder einem Mitglied der obersten Leitung zugeordnet werden.“). Es hat sich jedoch dabei bewährt, den späteren UM-Beauftragten auch bereits in der Aufbauphase von Beginn an federführend zu berücksichtigen. Neben dem möglichen UM-Beauftragten müssen gemäß den Forderungen des Kapitels 5.3 der ISO 14001:2015 auch sämtliche Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation festgelegt werden.

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Phase 2: Planungsphase

Nach dem Abschluss der Vorphase folgt die eigentliche Planungsphase zum Aufbau des Umweltmanagementsystems. In dieser Phase erfolgt die Erfassung und Definition des Ist-Zustandes und der Ausrichtung des UM-Systems, sie kann in vier Phasen unterteilt werden:

a) Bestandsaufnahme
b) Bewertung der Umweltaspekte
c) Definition Umweltpolitik
d) Umweltziele und Maßnahmen

Bestandsaufnahme:
Bei der Bestandsaufnahme bzw. Soll-/Ist-Analyse wird entschieden, welche bereits vorhandenen Elemente, Prozesse und ggf. Dokumentationen mit in das Umweltmanagementsystem ISO 14001 : 2015 integriert werden und beim Aufbau des Systems berücksichtigt werden sollen. Dabei ist es notwendig, den Geltungsbereich des UM-Systems genau festzulegen (siehe Kap. 4.3 der ISO 14001 : 2015), da sich hier entscheidet, welche Elemente und Prozesse mit aufgenommen und ins UM-System integriert werden. Gemäß den Forderungen des Kapitels 6.1.3 der ISO 14001 : 2015 müssen auch die „bindenden Verpflichtungen“ bei der Bestandsaufnahme berücksichtigt werden.

Bewertung der Umweltaspekte:
Die Ermittlung und Bewertung der Umweltaspekte ist das Umsetzungs-Tool, mit welchem entschieden wird, welche Umweltaspekte unbedeutend sind und vernachlässigbar oder bedeutend sind und somit in der Definition der Umweltprogramme und -ziele vorrangig berücksichtigt werden müssen. Gemäß Kapitel 6.1.2 der ISO 14001:2015 müssen die Umweltaspekte anhand des Lebensweges der Produktrealisierung oder Dienstleistungserbringung betrachtet werden.

Definition der Umweltpolitik:
Gemäß den Forderungen im Kapitel 5.2 der ISO 14001 : 2015 soll durch die oberste Leitung die Umweltpolitik nicht nur wie bisher festgelegt werden, sondern sie ist auch dafür zuständig, dass diese verwirklicht und aufrecht erhalten werden muss. Mit der Festlegung der Umweltpolitik wird die Gesamtausrichtung des UM-Systems definiert, durch welche die in der Organisation erzeugten Umweltbelastungen vermieden und die unternehmensspezifischen Umweltaspekte kontinuierlich verbessert werden.

Festlegung der Umweltziele und Planung der Maßnahmen:
Um die bedeutenden Umweltaspekte zu verbessern, müssen gemäß den Forderungen im Kapitel 6.2 der ISO 14001:2015 Umweltziele festgelegt und Maßnahmen zur Erreichung der Umweltziele geplant werden. Die ISO 14001:2015 hebt dabei besonders hervor, dass Umweltziele messbar sein sollten und diese überwacht, vermittelt sowie, wenn erforderlich, auch aktualisiert werden müssen. Es ist hier gewünscht, dass die Umweltziele in den strategischen Geschäftsprozessen der Organisation berücksichtigt werden.

Phase 3: Anwendungsphase

Die Anwendungsphase (Do) ist die Verwirklichung der geplanten Prozesse und Ziele in der Organisation. Hierzu müssen alle Ressourcen (Kap. 7.1), die Kompetenzen (7.2), das Bewusst sein (7.3), die Kommunikation (7.4), die Dokumentation (7.5) der geplanten Prozesse ebenso umgesetzt und gelebt werden, wie die Forderungen aus dem Kapitel 8 der ISO 14001:2015. Hierzu zählen die betriebliche Planung und Steuerung (Kap. 8.1) und die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr (Kap. 8.2).

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‏                                    gemäß ISO 14001 kennen und umzusetzen.

Phase 4: Kontrollphase

In der „Kontrollphase“ wird überprüft, ob die geplanten und umgesetzten Prozesse geeignet, den Vorgaben entsprechend, effizient, aktuell und sinnvoll sind. Dies beinhalten die Forderungen gemäß Kapitel 9.1 der ISO 14001:2015 (Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung). Hier erfolgt z. B. die Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen (Kap. 9.1.2), die Planung und Durchführung interner Audits (Kap. 9.2) sowie die Durchführung der Managementbewertung (Kap. 9.3) durch die oberste Leitung. Nach der Durchführung und Anwendung der Normforderungen (Kap. 4 bis 10 der ISO 14001:2015) erfolgt auch in der Kontrollphase ebenfalls die Überprüfung der Normkonformität durch ein Zertifizierungsunternehmen (z. B. TÜV, DEKRA, DQS etc.). Sämtliche in der Kontrollphase definierten Chancen und Risiken werden in der Verbesserungsphase analysiert, wirksam behoben und tragen so zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bei.

Phase 5: Verbesserungsphase

Die Verbesserungsphase ist dabei so zu sehen, dass die Managementprozesse und die Umweltaspekte auf Dauer systematisch verbessert werden. Alle Werkzeuge der Verbesserung sind im Kapitel 10 der ISO 14001:2015 beschrieben. Die Organisation muss demnach Möglichkeiten zur Verbesserung bestimmen und notwendige Maßnahmen verwirklichen, um die beabsichtigten Ergebnisse ihres UM-Systems zu erreichen. Die Hauptforderungen ergeben sich dabei aus Kapitel 10.2 (Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen) sowie Kapitel 10.3 (Fortlaufende Verbesserung). Durch die fortlaufende Verbesserung sollen die Umweltleistungen der Organisation verbessert werden.

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Was ist ein angemessener Zeitraum für die Einführung eines Umweltmanagementsystem ISO 14001 -Projektes?

Grundsätzlich ist der Aufbau und die erfolgreiche ISO 14001 Einführung eines Umweltmanagementsystems sehr stark von der Unternehmensorganisation, den spezifischen Umweltaspekten, dem Stand vor der Einführung des Systems und im starken Maße von den zur Verfügung stehenden Ressourcen abhängig. Der im Vergleich zum „Normalzustand“ nach der Einführung deutlich erhöhte Arbeitsaufwand beim Neuaufbau kann durch externe Berater abgefedert werden, sodass der Betriebsablauf und die Dauerarbeiten der internen Mitarbeiter nicht gestört werden. Ebenfalls haben Berater meist bereits fundierte Erfahrung mit geeigneten Umsetzungsmöglichkeiten, sodass Fehler und Doppelarbeit bei der Einführung vermieden werden können. Die vollständige Implementierung bis hin zur Zertifikatserteilung ist meist ein Jahresprojekt. Ebenfalls muss berücksichtigt werden, dass auch nach der Einführung ein kontinuierlicher Arbeitsaufwand zur Pflege und Aktualisierung des UM-Systems notwendig ist. Mit Hilfe einer Aufgabenübersicht mit Angabe benötigter Zeitkontingente lassen sich personenbezogene Zeitressourcen gut darstellen und planen. Bedenken Sie jedoch stets, dass der Mehrwert in einem effizienten UM-System meist höher ist als die ein gesetzten Ressourcen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr

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