Korrekturmaßnahmen im UM-System ISO 14001:2015 – Der typische Ablauf bei Nichtkonformitäten

Die Bearbeitung und Überwachung von Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen ist in jedem Umweltmanagementsystem (UM-System oder UMS) von zentraler Bedeutung. Immer, wenn eine Anforderung im UM-System nicht erfüllt wird, ist es umso wichtiger, die Nichtkonformität durch eine Korrekturmaßnahme wirksam zu korrigieren, um auch präventiv ein Wiederauftreten zu verhindern oder vorzubeugen. Aufgrund der Vielzahl möglicher Quellen ist es zwingende Voraussetzung, durch eine koordinierte Zuordnung von Zuständigkeiten und Terminen die nicht erfüllten Anforderungen effektiv zu beheben oder vorzubeugen. Neben den Forderungen von Zertifizierungsnormen, können zahlreiche weitere Nichtkonformitäten durch Korrekturmaßnahmen bearbeitet werden. Hierzu zählen z.B. Befunde aus internen Audits, Nachbarschaftsbeschwerden, Behörden- und Versicherungsbegehungen oder Lieferantenaudits, welche die im Unternehmen vorhandenen Umweltprozesse überprüfen und dabei Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

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Was sind „Nichtkonformitäten“ im UM-System?

Der Begriff „Nichtkonformitäten“ bezieht sich auf die „Nichterfüllung von Anforderungen“. Zudem umfasst er auch die zusätzlichen Anforderungen des UM-Systems ISO 14001:2015, die von einer Organisation im Rahmen des UM-Systems für sich selbst festgelegt wurden.

Was fordert die ISO 14001:2015?

Gemäß den Forderungen der ISO 14001:2015 im Abschnitt 10.2 muss die Organisation beim Auftreten von Nichtkonformitäten im UM-System ISO 14001:2015:

a) darauf reagieren und falls zutreffend:
• Maßnahmen zur Überwachung und zur Korrektur ergreifen;
• mit den Folgen umgehen, bis einschließlich der Verminderung nachteiliger Umweltauswirkungen;

b) die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache von Nichtkonformitäten bewerten, damit diese nicht erneut oder an anderer Stelle auftreten, und zwar durch:
• Überprüfen der Nichtkonformität;
• Bestimmen der Ursache der Nichtkonformität;
• Bestimmen, ob vergleichbare Nichtkonformität bestehen oder möglicherweise auftreten könnten;

c) jegliche erforderliche Maßnahme verwirklichen;

d) die Wirksamkeit jeglicher ergriffener Korrekturmaßnahme überprüfen;

 e) sofern erforderlich, das Umweltmanagementsystem ändern.

Korrekturmaßnahmen müssen der Bedeutung von den Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitäten angemessen sein, einschließlich der Umweltauswirkungen. Die Organisation muss dokumentierte Informationen aufbewahren als Nachweis von:

• der Art der Nichtkonformitäten sowie jeder daraufhin getroffenen Maßnahme;
• den Ergebnissen aller Korrekturmaßnahmen.

Ziel ist wie im Anhang A 10.2 der ISO 14001:2015 beschrieben, das nicht erneute oder an anderer Stelle Auftreten von Nichtkonformitäten im UM-System. Das Konzept von Vorbeugemaßnahmen ist jetzt in Kapitel 4.1 „Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ und 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ erfasst.

Der typische Ablauf – über Korrekturmaßnahmen bis hin zur Wirksamkeitskontrolle

Eine vom Unternehmen durchgeführte Analyse soll die Ursachen für Nichtkonformitäten im UM-System aufdecken und als Voraussetzung zur weiteren Fehlervermeidung abstellen. Mithilfe von Korrekturmaßnahmen sollen Ursachen einer Nichtkonformität beseitigt und das erneute Auftreten verhindert werden. Zur Vorbeugung von ungünstigen Auswirkungen (Bedrohung) müssen Organisationen Prozesse zur Bestimmung von Risiken und Chancen aufbauen sowie interne und externe Themen bestimmen, die sich auf die Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres UM-Systems zu erreichen. Ob das Ausmaß der geplanten Tätigkeit erreicht und verbessert werden kann, stellt sich mit der Wirksamkeitskontrolle heraus.

Erfassung von Nichtkonformitäten im UM-System

Die Erfassung von Nichtkonformitäten kann unterschiedliche Formen haben. Diese können schriftlich oder auch mündlich an die zuständigen Mitarbeiter der Organisation herangetragen werden. Wichtig ist hier, dass die Befunde und Hinweise von ihrem Inhalt und deren Aussage her eindeutig und nicht missverständlich sind. Sollten die Befunde nicht eindeutig bzw. selbst erklärend sein, so ist es vor der Ableitung von Maßnahmen notwendig, die erfassten Potentiale genau zu erörtern, welches Ziel mit den umzusetzenden Korrekturmaßnahmen im UM-System ISO 14001:2015 erreicht werden soll. In der Praxis hat sich bewährt, dass die Befunde schriftlich erfasst werden, da die Bearbeitung auch manchmal einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen kann oder sich die Zuständigkeiten während der Bearbeitung ändern können. Wurde die Nichtkonformität dokumentiert, so ist diese jederzeit eindeutig, unverfälscht und auch nach einem längeren Zeitraum nachvollziehbar.

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Maßnahmenbearbeitung

Die Wichtigkeit und damit die Priorität der umzusetzenden Nichtkonformitäten sind selbstverständlich von dem ausgehenden Risiko abhängig. Sollte durch eine erkannte Nichtkonformität eine akute Gefährdung von Mensch und/oder Umwelt vorliegen, so müssen umgehend Sofortmaßnahmen ergriffen werden. Ist keine potentielle oder akute Gefährdung vorhanden, so sollte eine zeitliche Priorisierung mit Datumsangabe festgelegt werden, welche realistisch mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen umsetzbar ist. Um die Abstellung möglicher Befunde zu gewährleisten, sollten zeitliche Fristen festgelegt werden, bis wann die Korrekturmaßnahmen erfolgt sein müssen. Bitte beachten Sie, dass Fristen von Behörden, Kunden oder Zertifizierungsunternehmen meist verbindlich sind und zwingend eingehalten werden müssen. Da die Befunde aus internen Audits oftmals einen sehr praxisnahen Mehrwert für das Managementsystem (UM-System) und die Organisation darstellen, sollten auch diese nicht auf einen zu langen Zeitraum terminiert werden, um den Mehrwert der Verbesserungspotentiale möglichst schnell nutzen und anwenden zu können.

Verantwortlichkeiten

Organisationen, welche ein UM-System in ihrem Unternehmen implementiert haben, verfügen oftmals über einen Managementbeauftragten, auch wenn dies von den Normen (ISO 14001:2015) nicht mehr speziell gefordert wird. Dieser ist für die kontinuierliche Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems und den damit verbundenen Umweltaspekten und bindenden Verpflichtungen zuständig. Oftmals begleitet der Managementbeauftragte auch interne und externe Audits und fungiert ebenfalls als Ansprechpartner für Behörden und sonstige interessierte Parteien. Aufgrund dieser Schlüsselposition und der direkten Kommunikationsmöglichkeit mit der obersten Leitung kann die Überwachung und Beaufsichtigung der wirksamen Umsetzung der Korrekturmaßnahmen durch den Managementbeauftragten erfolgen, ist jedoch nicht zwingende Voraussetzung.
Achtung: Der Managementbeauftragte fungiert hier nur als Koordinator und aufsichtsführendes Organ, die Bearbeitung der Maßnahmen erfolgt von den jeweiligen Prozessverantwortlichen, welche für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen im UM-System benannt wurden.

Dokumentation

Um sämtliche in einem Unternehmen festgelegten Korrekturmaßnahmen vollständig zu koordinieren und zu überwachen, hat sich eine zentralisierte Bearbeitung in der Praxis bewährt. Dies kann eine Datenbank, eine spezielle Software oder eine einfache Übersichtsdatei sein – wichtig ist dabei nur, dass das Werkzeug der Organisation angemessen ist. Bitte versetzen Sie sich bei der Auswahl in die Lage der Anwender, welche so einfach wie möglich die jeweiligen Informationen erhalten möchten. Eine einfachere, aber auch gut anwendbare Übersicht der wichtigen Informationen zur Bearbeitung der Korrekturmaßnahmen ermöglicht ebenfalls eine einfache Excel-Übersichtsdatei, welche zentral auf dem Netzwerk geführt und bearbeitet werden kann. Folgende Informationen sollten hier immer enthalten sein:

• Datum der Aufnahme der Nichtkonformität,
• Quelle (internes Audit, externes Audit, Behördenbegehung, etc.),
• Einstufung (Abweichung, Empfehlung etc.),
• Beschreibung der Nichtkonformität (Risiko)
• ggf. umzusetzende Sofortmaßnahme
• Ursachenanalyse
• Korrekturmaßnahme (Chance),
• ggf. Status (offen, in Arbeit, abgeschlossen),
• Zuständigkeiten (Namen der Verantwortlichen, ggf. Abteilung),
• Zeitraum (umzusetzen bis)
• Wirksamkeitskontrolle (mit Angabe von Name und Datum).

In regelmäßigen Treffen der Managementverantwortlichen kann der Status und ggf. mögliche Probleme bei der Umsetzung im UM-System erörtert werden. Wichtig ist dabei auch, dass immer überprüft werden sollte, ob die definierten Nichtkonformitäten ggf. auch in anderen Prozessen, Abteilungen oder Standorten möglich sind und ebenfalls durch Maßnahmen überarbeitet werden müssen.

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Die Ursachenanalyse

Die Basis jeder effektiven Korrekturmaßnahme ist eine gründliche Ursachenanalyse. Sollte diese nicht ordentlich durchgeführt werden, so ist es sehr wahrscheinlich, dass die abgeleiteten Maßnahmen nicht effektiv und somit nicht wirksam sind. Um eine nutzbringende Ursachenanalyse durchführen zu können, sollten die Prozesseigner befragt und selbstverständlich in die Korrekturmaßnahmen eingebunden werden. Oftmals scheint ein Defizit auf dem ersten Blick eindeutig, genauer betrachtet liegt die Ursache jedoch in einem ganz anderen Grund.

Berücksichtigung des Kontextes

Um eine Nichtkonformität zu beheben und zu bearbeiten, wird eine Korrekturmaßnahme durchgeführt. Diese „korrigiert“ das Defizit, welches erfasst wurde. Eine Korrekturmaßnahme ist somit eine Chance zur Beseitigung eines Risikos. Die Maßnahmen zur Prävention von Nichtkonformitäten werden in 4.1 „Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ und 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ erfasst. Um ungünstigen Auswirkungen (Bedrohungen) vorzubeugen, müssen Organisationen Prozesse zur Bestimmung von Risiken und Chancen aufbauen. Darüber hinaus müssen sie interne und externe Themen bestimmen, die sich auf die Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres UMS zu erreichen.

Zuständigkeiten und Termine

Nach der Durchführung der Ursachenanalyse und der Ableitung der notwendigen Korrekturmaßnahmen müssen die Zuständigkeiten zur Umsetzung festgelegt werden. Dabei ist es wichtig, dass auch wenn ein Team aus mehreren Personen beauftragt wurde, immer ein Mitarbeiter als Hauptverantwortlicher festgelegt wird. Dieser ist auch Ansprechpartner für Rückfragen und berichtet dem Koordinator zum aktuellen Stand der Umsetzung der Maßnahmen im UM-System. Ebenso wichtig wie die Festlegung der Zuständigkeiten ist die Definition des Zeitraums bzw. Endtermins, bis wann die Maßnahmen umgesetzt sein müssen. Bitte achten Sie bei der Terminierung darauf, dass die Termine realistisch sind und nicht zu lange aufgeschoben werden.

Wirksamkeitskontrolle

Die Wirksamkeitskontrolle oder Bewertung kann nur durch Mitarbeiter erfolgen, welche sich in der jeweiligen Thematik so gut auskennen, dass diese entscheiden können, ob die eingeleiteten Korrekturmaßnahmen im UM-System auch langfristig wirksam und somit abgeschlossen sind.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr

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