Kontinuierliche Verbesserung im Umweltmanagement – Dies fordert die ISO 14001

Die fortlaufende Verbesserung bezüglich der Verfahren und Maßnahmen sowie der Umweltziele und Umweltleitlinien ist in jedem Umweltmanagementsystem von zentraler Bedeutung. Die Bezeichnung „fortlaufende Verbesserung“ bezieht sich auf Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Nichtkonformitäten. Dabei betrifft die Steigerung der Leistung die Anwendung des Umweltmanagementsystem, um eine Verbesserung der Umweltleistung zu erzielen. Dies geschieht in Abstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation. Für die Verbesserung des Umweltmanagementsystems verpflichtet sich die Organisation nicht nur zur Bearbeitung, Überwachung und Beseitigung von Nichtkonformitäten, sondern auch dazu, die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Umweltmanagementsystems fortlaufend zu verbessern, um die Umweltleistung – bezogen auf das Management von Umweltaspekten – zu optimieren. Für die Umsetzung ist der PDCA Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ein wichtiges Instrument, um die formulierten Umweltziele und Prozesse nicht nur festzulegen, sondern auch zu überwachen und mit entsprechenden Maßnahmen zu realisieren. Wie Sie Ihr Umweltmanagementsystem kontinuierlich verbessern können, worauf dabei zu achten ist und welche Anforderungen hierzu die ISO 14001 stellt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

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Dies sind die Anforderungen der Norm ISO 14001 an die kontinuierliche Verbesserung

Der letzte Abschnitt der Norm (Act) fordert die Bestimmung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung des Umweltmanagementsystems. Für die stetige Optimierung verpflichtet sich die Organisation, gemäß den Forderungen der ISO 14001 im Abschnitt 10.3 zur fortlaufenden Verbesserung ihrer Umweltleistungen. Die Organisation muss Möglichkeiten zur Verbesserung (siehe 9.1, 9.2 und 9.3) bestimmen und notwendige Maßnahmen verwirklichen, um die beabsichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanagementsystems zu erreichen. Zur Erfassung der fortlaufenden Verbesserung wird im Anhang A 10.3 der ISO 14001 beschrieben, dass durch die Organisation der Grad, Umfang und Zeitraum von Maßnahmen, welche die fortlaufende Verbesserung unterstützen, bestimmt werden sollte. Die Umweltleistung kann durch die Anwendung des vollständigen UM-Systems oder durch die Verbesserung eines oder mehrerer seiner Elemente verbessert werden.

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Der PDCA Zyklus zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres ISO 14001 Umweltmanagementsystems

Das Modell des Planens-Durchführens-Prüfens-Handelns (Abschnitt 04) eignet sich als Instrument zur Realisierung der „fortlaufenden Verbesserung“. Der Aufbau des Umweltmanagementsystems beruht auf dem PDCA Zyklus (oder auch Demingkreis) und beschreibt einen iterativen Ablauf aus vier Prozessschritten. Die einzelnen Phasen des PDCA Zyklus werden von der Organisation verwendet, um das Ziel einer fortlaufenden Verbesserung zu erreichen und aufrecht zu erhalten. Er kann für ein Umweltmanagementsystem und jedes seiner einzelnen Elemente angewendet werden. Er lässt sich kurz wie folgt  beschreiben:

Planen:
Zunächst erfolgt eine Ist-Analyse der Organisation. Dabei entstandene erforderliche Umweltziele und Prozesse werden geplant und festgelegt, um Ergebnisse in Übereinstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation zu erhalten. Dabei enthält die Planung Angaben zum Verbesserungspotential, dem aktuellen Zustand sowie die Entwicklung eines neuen Konzepts;

Durchführen:
In der Umsetzungsphase werden die Prozesse geplant und verwirklicht. Für die Prüfung der Wirksamkeit sind entsprechende Maßnahmen festzulegen. Zudem müssen betreffende Mitarbeiter in die Pläne der geplanten Optimierung eingeführt werden;

Prüfen:
Die Prozesse werden überwacht und an der Umweltpolitik, einschließlich ihrer Verpflichtungen, Umweltziele sowie Ablaufkriterien gemessen und die Ergebnisse berichtet;

Handeln:
Die Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung werden ergriffen. Das entwickelte Konzept wird in das Unternehmen eingeführt, implementiert und regelmäßig auf Einhaltung
geprüft. Steht die Verbesserung dieser Maßnahmen bevor, beginnt erneut die Planungsphase.

Wie sind Risiken und Chancen nach ISO 14001 zu beachten?

Das Umweltmanagementsystem dient dazu, Umweltaspekte zu handhaben, bindende Verpflichtungen zu erfüllen und mit Risiken und Chancen umzugehen. Hierbei ist es wichtig, die bedeutenden Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation in Wechselwirkung mit der Umwelt zu betrachten und diese bezüglich ihrer Umweltauswirkungen zu analysieren. Hier muss die Organisation, die mit ihren Umweltaspekten zusammenhängenden bindenden Verpflichtungen bestimmen, verwirklichen und aufrechterhalten. Daher ist die Organisation verpflichtet, potenziell ungünstige Auswirkungen (Bedrohungen) und potenziell günstige Auswirkungen (Chancen) zu erkennen, die in Verbindung mit ihren Umweltaspekten stehen können. So sollen unerwünschte Umweltauswirkungen verhindert und vorgebeugt werden, um eine fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems zu erreichen.

Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung

Abschnitt 10.3 der ISO 14001 fordert die Organisation auf, Möglichkeiten zur Verbesserung zu bestimmen. Dies geschieht mithilfe des Abschnitts 9 „Bewertung der Leistung“. So können notwendige Maßnahmen verwirklicht werden, um die beabsichtigten Ergebnisse des Umweltmanagementsystems zu erreichen. Immer wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, ist es umso wichtiger, die Nichtkonformität durch eine Fehleranalyse, schnellstmöglich zu korrigieren, um präventiv ein Wiederauftreten wirksam zu verhindern oder vorzubeugen. Die Umweltleistung bezieht sich auf das Management von Umweltaspekten. Für ein Umweltmanagementsystem können Ergebnisse in Bezug auf Umweltpolitik der Organisation, Umweltziele oder weitere Kriterien mit Kennzahlen gemessen werden. Zum Aufbau und zur Verwirklichung eines Umweltmanagementsystems gehört es, die Umweltleistungen fortlaufend zu verbessern. Daher muss die Organisation ihre Umweltleistungen überwachen, messen, analysieren und bewerten. Dazu muss die Organisation bestimmen:

• was überwacht und gemessen werden muss;
• Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung (sofern zutreffend), um gültige Ergebnisse sicherzustellen;
• Kriterien zur Bewertung der Umweltleistung und angemessene Kennzahlen;
• Zeitpunkt der Überwachung und Messung;
• Zeitpunkt, um die Ergebnisse der Überwachung und Messung zu analysieren und zu bewerten.

So kann die Organisation ihre Umweltleistung und die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems fortlaufend bewerten. Zudem ist die Organisation verpflichtet, relevante Informationen sowohl intern als auch extern zu kommunizieren, wie in ihren Kommunikationsprozessen ausgewiesen und wie aufgrund ihrer bindenden Verpflichtungen erforderlich. Wichtig ist, dass die oberste Leitung die Verantwortlichkeit und Befugnis für das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des Umweltmanagementsystems einschließlich der Umweltleistung zuweisen muss.

Anforderungen an die Aufrechterhalten des ISO 14001 Umweltmanagementsystems

Um Informationen darüber zu erhalten, ob das UM-System die Anforderungen der Organisation an ihr Umweltmanagementsystem wirksam verwirklicht und aufrechterhält, muss die Organisation in geplanten Abständen interne Audits durchführen. Als Maßnahme der kontinuierlichen Verbesserung muss die Organisation ebenfalls die umweltbezogene Bedeutung der betroffenen Prozesse sowie Änderungen, welche die Organisation beeinflussen, erkennen und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen. Um dies belegen zu können, muss die Organisation dokumentierte Informationen als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse des Audits aufbewahren.

Kontinuierliche Verbesserung durch die Managementbewertung im Umweltmanagementsystem ISO 14001

Ein weiterer wichtiger Baustein des Verbesserungsprozesses ist die Managementbewertung durch die oberste Leitung. Das Umweltmanagementsystem der Organisation muss hierzu in geplanten Abständen bewertet werden, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Dazu wird der Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen geprüft, um Informationen über den Erfüllungsgrad sowie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung zu analysieren. Veränderung bei externen und internen Themen, die das UM-System betreffen, den Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien, einschließlich bindender Verpflichtungen, bedeutenden Umweltaspekten sowie Risiken und Chancen, sind zu ermitteln. Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen folgendes enthalten:

• Schlussfolgerungen zur fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems;
• Entscheidungen zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung;
• Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf am Umweltmanagementsystem, einschließlich Ressourcen;
• Maßnahmen bei Nichterreichen der Umweltziele, sofern erforderlich;
• Möglichkeiten, die Integration des Umweltmanagementsystems mit anderen Geschäftsprozessen zu verbessern, falls benötigt;
• jegliche Folgerungen für die strategische Ausrichtung der Organisation.

Risiken und Chancen bestimmen – Basis zur kontinuierlichen Verbesserung schaffen

Um die Folgen nachteiliger Umweltauswirkungen zu beheben, wird bei einer Nichtkonformität (s. Abschnitt 10.2) eine Korrekturmaßnahme durchgeführt. Diese „korrigiert“ das Defizit, welches erfasst wurde. Die Maßnahmen zur Prävention von Nichtkonformitäten werden in Abschnitt 4.1 „Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ und Abschnitt 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ erfasst. Um ungünstige Auswirkungen (Bedrohung) vorzubeugen, müssen Organisationen Prozesse zur Bestimmung von Risiken und Chancen aufbauen, welche somit die Basis für die Verbesserung darstellen. Darüber hinaus müssen interne und externe Themen bestimmt werden, die sich auf die Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanagementsystems zu erreichen.

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Zuständigkeiten für die kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Umweltmanagementsystem ISO 14001

Die Organisation ist für die kontinuierliche Verbesserung verantwortlich. Dazu bestimmt sie Grad, Umfang und den Zeitraum der umzusetzenden Maßnahmen mit dem Ziel, die beabsichtigten Ergebnisse ihres UM-Systems zu erreichen. Die Organisation muss sicherstellen, dass die Ergebnisse des Audits gegenüber der zuständigen Leitung berichtet werden und bei Nichtkonformitäten reagieren sowie die Ursache analysieren und beseitigen. Die oberste Leitung muss das Umweltmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Die Wirksamkeitskontrolle oder -bewertung kann nur durch Mitarbeiter erfolgen, welche sich in der jeweiligen Thematik so gut auskennen, dass diese entscheiden können, ob die eingeleiteten Korrekturmaßnahmen auch langfristig wirksam und somit abgeschlossen sind. Eine langfristige Wirksamkeitskontrolle sollte in jedem Fall bei der Durchführung der internen Audits durchgeführt werden.

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen,
Ihr André Mayr

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