Betriebliche Planung ISO 14001 - ein UMB erzählt

Als Managementbeauftragter in unserem Unternehmen habe ich viele Arbeitsbereiche, welche ich in unserem Umweltmanagementsystem umsetze, koordiniere und überwache. Hierzu zählt auch die betriebliche Planung ISO 14001, da hierdurch die Effektivität unseres UM-Systems maßgeblich beeinflusst werden kann. Auch wenn die ISO 14001 keine Verfahren im Sinne festgelegter Abläufe zwangsweise fordert, die Zusammenhänge und die sich gegenseitig beeinflussenden Tätigkeiten müssen als Prozess im Managementsystem definiert und festgelegt werden.

Neben der kontinuierlichen Betrachtung der Änderung umweltrelevanter Prozesse muss auch die Forderung nach einer Steuerung oder Beeinflussung der ausgegliederten Prozesse betrachtet und überwacht werden. Die Betrachtung des Lebensweges der Unternehmensprozesse, in welchem die bedeutenden Umweltauswirkungen der Organisation von der Beschaffung bis zur Beseitigung in allen Phasen des Lebenswegs beleuchtet werden, sind der Mittelpunkt eines gut organisierten UM-Systems, welches von allen Prozesseignern eigenständig berücksichtigt und umgesetzt werden soll. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, worauf es hierbei als Umweltmanagementbeauftragter zu achten gilt.

Welche Herausforderungen bringt die betriebliche Planung ISO 14001 für den UMB?

Die Planung, Festlegung und Steuerung der betrieblichen Prozesse sind die Basis in jedem funktionierenden Umweltmanagementsystem. Dabei sollten die Ziele von der obersten Leitung vorgegeben werden. Da unsere Leitung jedoch denkt, dass ich als Managementbeauftragter „dies schon schaffe“, sind die Ziele und die Vorgaben meiner Meinung nach nicht die der Leitung sondern vorrangig meine. Es existieren zwar Managementziele, welche wir auch als Prozesse definiert haben, jedoch sind diese nicht die gleichen wie die der Leitung und finden deshalb auch nicht die Anerkennung im Unternehmen, wie es eigentlich sein sollte.

Meine Herausforderung ist es, die betriebliche Planung und Steuerung so im System zu verankern und zu beschreiben, dass diese der Vorstellung der Leitung entspricht. Diese sind auch bei Änderungen eigenständig darauf aufmerksam zu machen. Nur so ist ein effektives, praxisorientiertes und stetig gelebtes UM-System gegeben. Es soll allen Beteiligten das Leben erleichtern und auch alle bindenden Verpflichtungen berücksichtigen und sicherstellen.

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Wichtige Begriffe im Bezug auf die betriebliche Planung und Steuerung ISO 14001

„Prozess“
„Satz zusammenhängender und sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.“ Ein Prozess kann dabei dokumentiert sein oder nicht.

„ausgliedern“
„Eine Vereinbarung treffen, bei der eine externe Organisation einen Teil einer Funktion oder eines Prozesses einer Organisation wahrnimmt bzw. durchführt.“ Eine externe Organisation kann sich dabei außerhalb des Anwendungsbereichs des Managementsystems befinden, obwohl die ausgegliederte Funktion oder der ausgegliederte Prozess im Rahmen des Anwendungsbereichs liegen.

„dokumentierte Information“
„Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium auf dem sie enthalten ist.“ Eine dokumentierte Information kann in jeglichem Format oder Medium vorliegen sowie aus jeglicher Quelle stammen. Dokumentierte Informationen können sich dabei auf das Umweltmanagementsystem, einschließlich damit verbundener Prozesse und Informationen beziehen, die für den Betrieb der Organisation geschaffen wurden. Nachweise erreichter Ergebnisse können als Aufzeichnungen bezeichnet werden.

„Umweltauswirkungen“
Bedeutende Umweltauswirkungen können z.B. während des Transports, der Lieferung, Nutzung, Behandlung am Ende des Lebenswegs oder bei der endgültigen Beseitigung ihres Produkts oder ihrer Dienstleistung auftreten. Nachteilige Umweltauswirkungen können während dieser Abschnitte des Lebenswegs durch die Bereitstellung von Informationen verhindert oder gemindert werden.

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Was fordert die Norm in Bezug auf die betriebliche Planung und Steuerung?

Für die normkonforme Umsetzung ist es sehr relevant, die Vorgaben der DIN EN ISO 14001 zu kennen und zu verstehen. Gemäß dem Abschnitt 8.1 muss die Organisation die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen an das UM-System und zur Durchführung der unter den Abschnitten 6.1 (Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen) und 6.2 (Umweltziele und Planung zu deren Erreichung) ermittelten Maßnahmen aufbauen, verwirklichen, steuern und aufrechterhalten. Hierzu müssen zunächst die betrieblichen Kriterien für die Prozesse festgelegt werden und die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den betrieblichen Kriterien durchgeführt werden.

Die Steuerung kann hier ein Verfahren und technische Maßnahmen umfassen. Dabei kann die Steuerung einer Hierarchie folgend verwirklicht und einzeln oder in Kombination genutzt werden (z.B. Beseitigung, Substitution, administrativ). Die Organisation muss geplante Änderungen überwachen, sowie die Folgen unbeabsichtigter Änderungen beurteilen und, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswirkungen zu vermindern. Ebenfalls muss gewährleistet, dass ausgegliederte Prozesse gesteuert oder beeinflusst werden, dabei müssen die Art und das Ausmaß der Steuerung oder des Einflusses auf die angewendeten Prozesse innerhalb des UM-Systems festgelegt werden. Die Organisation muss zudem eine Betrachtung des Lebenswegs durchführen und dabei folgende Punkte berücksichtigen:

Aufbau von angemessenen Steuerungselementen um sicherzustellen, dass ihre Umweltanforderungen beim Entwicklungsprozess für das Produkt oder die Dienstleistung unter Berücksichtigung jedes Lebensabschnitts betrachtet werden
Bestimmung der Umweltanforderungen für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen (soweit angemessen)
Kommunikation der wesentlichen Umweltanforderungen an externe Anbieter, einschließlich Vertragspartner
Berücksichtigung und Bereitstellung der notwendigen Informationen über mögliche bedeutende Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit Transport, Lieferung, Nutzung, Behandlung am Ende des Lebenswegs und der endgültigen Beseitigung der Produkte und Dienstleistungen.

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Dokumentierte Informationen bei der betrieblichen Planung und Steuerung

Um darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden, muss die Organisation dokumentierte Informationen im notwendigen Umfang aufrechterhalten. Um die zuvor beschriebenen Normforderungen umsetzen zu können, müssen Organisationen ebenfalls die im informativen Anhang A der ISO 14001 unter A 8.1 beschriebenen Anleitungen zur Anwendung der Norm berücksichtigen. Gemäß der Anleitung zur Anwendung sind die Art und das Ausmaß der Ablaufsteuerung(en) abhängig von:

der Art der Betriebsabläufe,
den Risiken und Chancen,
bedeutenden Umweltaspekten und
bindenden Verpflichtungen.

Eine Organisation kann dabei flexibel die erforderliche Methodenart zur Ablaufsteuerung (einzeln oder in Kombination) auswählen. Sie muss sicherzustellen, dass die Prozesse wirksam sind und die gewünschten Ergebnisse erreichen. Solche Methoden können die folgenden Elemente umfassen:

die Gestaltung von Prozessen auf eine Art, die Fehler verhindert und konsistente Ergebnisse sicherstellt
den Einsatz von Technologie, um Prozesse zu steuern und ungünstige Ergebnisse zu verhindern (d.h. technische Steuerung)
den Einsatz von kompetentem Personal zur Sicherstellung der gewünschten Ergebnisse
die Durchführung von Prozessen auf eine festgelegte Art
die Überwachung oder Messung von Prozessen zu Überprüfung der Ergebnisse
die Bestimmung der Verwendung und Menge erforderlicher dokumentierter Information.

Welches Ausmaß hat die erforderliche Steuerung?

Die Organisation kann dabei selber über das Ausmaß der erforderlichen Steuerung innerhalb ihrer eigenen Geschäftsprozesse (z.B. Beschaffungsprozess) bestimmen, um ausgelagerte Prozesse oder Anbieter von Produkten und Dienstleistungen zu steuern oder zu beeinflussen. Dabei sollte die Entscheidung z.B. auf folgenden Faktoren basieren:

das Wissen, die Kompetenz und die Ressourcen, einschließlich der Kompetenz des externen Anbieters, um die Anforderungen des UM-Systems zu erfüllen und der technischen Kompetenz die angemessenen Steuerungen festzulegen oder die Eignungen von Steuerungen zu bewerten
die Bedeutung und möglichen Auswirkungen, welche das Produkt oder die Dienstleistung auf die Fähigkeit der Organisation haben wird, um die beabsichtigten Ergebnisse des UM-Systems zu erreichen
das Ausmaß, in dem die Steuerung der Prozesse geteilt wird
die Fähigkeit, die erforderliche Steuerung durch die Anwendung ihres allgemeinen Beschaffungsprozesses zu erreichen
die Umsetzung von vorhandenen Verbesserungsmöglichkeiten.

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Sind ausgegliederte Prozesse für die betriebliche Planung und Steuerung ISO 14001 zu berücksichtigen?

Sollte ein Prozess ausgelagert sein oder sollten externe Anbieter Produkte und Dienstleistungen liefern, kann die Fähigkeit der Organisation, Steuerung oder Einfluss auszuüben, von direkter Steuerung zu eingeschränktem oder gar keinem Einfluss schwanken. Ein ausgelagerter Prozess kann in manchen Fällen möglicherweise der direkten Steuerung unterliegen, wenn diese vor Ort durchgeführt wird. In anderen Fällen kann die Beeinflussung ausgelagerter Prozesse oder externer Lieferanten in der Fähigkeit der Beeinflussung einer Organisation beschränkt sein. Werden die Art und das Ausmaß von Ablaufsteuerungen in Bezug auf externe Anbieter, einschließlich Auftragnehmer, bestimmt, so darf die Organisation eine oder mehrere Faktoren berücksichtigen. Hierzu zählen z.B.:

die Umweltaspekte und die damit verbundenen Umweltleistungen
die mit der Herstellung der Produkte oder der Bereitstellung von Dienstleistungen verbundenen Risiken und Chancen
die bindenden Verpflichtungen der Organisation.

Eine externe Organisation mit ihren Prozessen befindet sich außerhalb des Anwendungsbereichs des Managementsystems, obwohl die ausgegliederte Funktion oder der ausgegliederte Prozess im Rahmen des Anwendungsbereiches liegt. Somit sind diese zwar aus der eigenen Organisation ausgegliedert, sind jedoch trotzdem zu berücksichtigen. Gemäß den Informationen im Anhang A ist ein ausgelagerter Prozess ein Prozess, der Folgendes erfüllt:

liegt innerhalb des Anwendungsbereiches des Umweltmanagementsystems
ist für das Funktionieren der Organisation wesentlich
ist für das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse des Umweltmanagementsystems erforderlich
seine Haftung für die Übereinstimmung mit den Anforderungen verbleibt bei der Organisation
die Organisation und der externe Anbieter haben eine Beziehung, bei der der Prozess von interessierten Parteien so wahrgenommen wird, als ob er durch die Organisation selbst durchgeführt wird

Lösungsansatz für die Praxis

Als Managementbeauftragter muss ich versuchen, alle Prozesseigner mit in die Eigenverantwortung und somit in unser Managementsystem einzubinden. Neben den eigenen Prozessen müssen ebenfalls die ausgegliederten Prozesse berücksichtigt und ins UM-System eingebunden werden. Als roter Faden dient hier die Lebenswegbetrachtung. Wobei auch hier die internen und externen Prozesseigner in unser System eingebunden werden müssen. Ein wichtiger Schlüssel ist dabei die Vorgabe der zu erfüllenden Aufgaben durch unsere oberste Leitung. Um die Umweltanforderungen und die Umweltleistungen zu berücksichtigen, müssen wir prozessorientierte Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig bewerten. Nur so ist die Erfüllung der Aufgaben mit mir als zentralem Koordinator möglich und sinnvoll.