Kontext der Organisation – so bestimmen Sie externe und interne Themen im Umweltmanagement gemäß den ISO 14001 Anforderungen – ISO 14001:2015 Serie Teil 7

In allen Normen gemäß der standardisierten High-Level-Structure (HLS) wurde der Abschnitt „Kontext der Organisation“ neu in die Anforderungen aufgenommen und ist nun ein fester Bestandteil der ISO-Grundstruktur für Managementsysteme. Die Organisation wird durch diese Anforderung aufgefordert, ihre bisherige Betrachtung zu erweitern und über ihren eigenen Tellerrand zu blicken. Das bedeutet, dass alle Managementsysteme dies in bestehende oder neu aufzubauende Managementprozesse berücksichtigen und betrachten müssen. Doch was verbirgt sich genau dahinter und wie können die Anforderungen im Umweltmanagement umgesetzt werden? Fragen, welche jeder Managementbeauftragte kennen und bei der Anpassung oder dem Neuaufbau eines Umweltmanagement Systems gemäß den revidierten 14001 Anforderungen beachten sollte!

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ISO 14001 Anforderungen nach der 2015er Revision

Die ISO 14001 Anforderungen zum Kontext der Organisation werden im Unterabschnitt 4.1 der DIN EN ISO 14001 : 2015 beschrieben. Unter der Überschrift „Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ wird recht allgemein beschrieben, was das Unternehmen zum Kontext der Organisation umsetzen muss. Hier heißt es: „Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanagementsystems zu erreichen.“ Ebenso wird gefordert, dass: „derartige Themen Umweltzustände mit einschließen müssen, die durch die Organisation beeinflusst werden oder die Organisation beeinflussen können.“

Etwas eindeutiger und verständlicher beschreibt der Anhang A.4.1 der ISO 14001 die Hintergründe, Umsetzungsmöglichkeiten und Anforderungen zum Kontext der Organisation gemäß den Anforderungen Umweltmanagement. Demnach ist durch den Unterabschnitt 4.1 beabsichtigt, für ein grundsätzliches konzeptionelles Verständnis wichtiger Themen zu sorgen, welche in positiver oder negativer Hinsicht die Art und Weise beeinflussen können, wie eine Organisation ihre umweltbezogenen Verpflichtungen führt und steuert. Mögliche Themen können Schwerpunkte sein, welche Debatten und Diskussionen verursachen können, was wiederum für die Organisation zu Problemen führen kann. Ebenfalls können es auch sich verändernde Umstände sein, die sich auf die Fähigkeit einer Organisation auswirken und so dazu führen können, die beabsichtigten Ergebnisse im UMS erreichen zu können. Dabei wird zwischen internen und externen Themen unterschieden, welche im Kontext der Organisation bedeutend sein können. Diese können gemäß A.4.1 der ISO 14001 Anforderungen die folgenden Beispiele sein:

• Umweltzustände mit Bezug auf Klima, Luftqualität, Wasserqualität, Bodennutzung, bestehende Kontaminationen,
‎‏    Verfügbarkeit natürlicher Ressourcen und Biodiversität, welche entweder den Zweck der Organisation beeinflussen können
‎‏    oder durch ihre Umweltaspekte beeinflusst werden;
• externe kulturelle, soziale, politische, gesetzliche, behördliche, finanzielle, technologische, wirtschaftliche, natürliche und
‎‏    wettbewerbliche Umstände, ob international, national, regional oder lokal;
• interne Merkmale oder Bedingungen einer Organisation, wie z. B. Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, strategische
‎‏    Ausrichtung, Kultur und Fähigkeiten (d. h., Personen, Wissen, Prozesse, Systeme).

Laut der Anforderungen aus A.4.1 der ISO 14001:2015 ist ein Verständnis vom Kontext der Organisation für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems bedeutend. Die internen und externen bestimmten Themen können zu Risiken und Chancen für die Organisation oder für das UMS führen, welche durch die Organisation bestimmt, betrachtet, geführt und gesteuert werden müssen. Auch der Kontext der Organisation ist fester Bestandteil des in der ISO 14001:2015 abgebildeten PDCA-Zyklus eines Umweltmanagementsystems.

Auswirkungen und Hintergründe der ISO 14001 Anforderungen zum Kontext der Organisation

Diese neuen ISO 14001 Anforderungen Umweltmanagement verdeutlicht für die Organisation einen Perspektivwechsel. Damit ein effektives und für die Organisation nutzbringendes UMS angewendet werden kann, soll die Organisation auf einer übergeordneten Ebene den möglichen Kontext der Organisation und die damit zugehörigen Zusammenhänge betrachten, verstehen und berücksichtigen. Dabei sind nicht nur Themen interessant, welche innerhalb der Organisation wirken bzw. sich darauf auswirken, sondern auch diejenigen, welche von außen einwirken.

Kernaussage der DIN EN ISO 14001 Anforderungen Umweltmanagement im Unterabschnitt 4.1 ist also, dass ein grundsätzliches konzeptionelles Verständnis wichtiger Themen gefordert wird, welche in positiver wie in negativer Hinsicht die Organisation und das zugehörige Managementsystem (gemäß definiertem Anwendungsbereich) beeinflussen können. Die dabei bestimmten internen und externen Themen können zu Risiken und Chancen für die Organisation oder für das UMS führen, weshalb es wichtig ist, die entsprechenden Themen der Kontextbetrachtung zu kennen und zu berücksichtigen, um möglichen Konsequenzen frühzeitig begegnen und koordiniert darauf reagieren zu können.

Weitere, in diesem Zusammenhang zu betrachtende Normunterabschnitte sind der Unterabschnitt 4.2 „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“ sowie 4.3 „Festlegung des Anwendungsbereiches des UMS“ und 4.4 „Managementsystem“. Die Unterabschnitte 4.3 (Anwendungsbereich) und 4.4 (Managementsystem) sind ebenfalls für die Betrachtung vom Kontext der Organisation relevant, da die Erkenntnisse aus den Vorabschnitten 4.1 (Kontextbetrachtung) und 4.2 (interessierte Parteien) im Anwendungsbereich des UMS berücksichtigt und diesbezüglich mit eingebunden werden müssen. Hier fließen die Organisationseinheiten, Funktionen und physischen Grenzen sowie die Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den jeweiligen Befugnissen und Fähigkeiten zur Ausbildung und Steuerung, inkl. deren Einflussnahme, mit in die Kontextbetrachtung ein. Obwohl die Organisation den Anwendungsbereich autark festlegt, darf diese Freiheit nicht dazu genutzt werden, dass ein Ausschluss von Tätigkeiten, Produkten, Dienstleistungen oder Einrichtungen der Organisation erfolgt, welche somit die reale Umweltrelevanz der Organisation mindert bzw. verfälscht. Aus diesem Grund muss der Anwendungsbereich gemäß den ISO 14001 Anforderungen Umweltmanagement auch den interessierten Parteien zur Verfügung gestellt werden. Die Kontextbetrachtung der Organisation war schon immer für jedes Unternehmen in der Praxis relevant. Durch die Aufnahme als verpflichtendes Element im Umweltmanagement System wird gewährleistet, dass sämtliche Organisationen dies auch mit dem entsprechenden Detaillierungsgrad umsetzen, wie es für die Organisation und das zugehörige Managementsystem notwendig ist.

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Dokumentation des Vorgehens der Kontext-Betrachtung im Umweltmanagement

Um das systematische Vorgehen zu regeln und nachweislich zu beschreiben, kann die Organisation eine Prozessbeschreibung erstellen, in welcher das Vorgehen Schritt für Schritt dargestellt und beschrieben wird. Die folgenden Elemente können dabei im organisationsspezifischen Detaillierungsgrad abgebildet werden:Schritt 1: Ist-Analyse und Bestandsaufnahme, welche umweltrelevanten Themen intern und extern die Organisation beeinflussen können.
Bei der Bestandsaufnahme sollten alle internen (eigene Mitarbeiter und Personen, welchen in deren Auftrag arbeiten) und externen Parteien (Lieferanten, Dienstleister, Kunden, Behörden, Anwohner, etc.) zunächst erfasst werden, um sich einen Überblick über alle relevanten Parteien zu verschaffen. Eine sehr gute Datengrundlage bieten hier die direkten und indirekten Umweltaspekte. Es ist sogar möglich die Kontextbetrachtung, Kontext der Organisation, mit der Umweltaspektbewertung zusammen zu verbinden, wenn es die Art der Umweltaspektbewertung vom Detaillierungsgrad her ermöglicht.

Schritt 2: Erfassung und Festlegung, wer für die Erfassung und Beaufsichtigung in der Organisation zuständig ist.
Nach der Bestimmung möglicher interner und externer Parteien ist nun festzulegen, welcher Mitarbeiter sich mit dem jeweiligen Prozess am besten auskennt und eine Einschätzung der möglichen Chancen und Risiken beisteuern kann. Dabei ist es wichtig, dass eine neutrale und sachliche Bewertung möglich ist, um das Ergebnis nicht zu verfälschen. Ebenfalls sollte festgelegt werden, in welchem Zeitraum eine erneute Betrachtung erfolgen soll (z. B. halbjährlich). Grundsätzlich sollten neue oder sich veränderte Begebenheiten jedoch unmittelbar in die Betrachtung vom Kontext der Organisation einfließen und entsprechend berücksichtigt werden. Die Angabe eines Zuständigen und eines verbindlichen Datums hat sich hier in der Praxis bewährt, um eine eindeutige, personenbezogene und terminliche Zuordnung darstellen und kommunizieren zu können.

Schritt 3: Beschreibung der Risiken und Chancen, welche sich aus den einzelnen interessierten Parteien ergeben können.
Im nächsten Schritt erfolgt nun die Betrachtung und Abschätzung des möglichen Risikos auf die Organisation, welche durch die internen und externen Themen erfolgen kann. Sollte es in der Vergangenheit hier ggf. schon zu Vorfällen gekommen sein, sollten diese Erfahrungen selbstverständlich mit in der Betrachtung vom Kontext der Organisation berücksichtigt werden, um diese auch nachhaltig sicherzustellen. Risiken, welche noch nicht in der Vergangenheit eingetreten, jedoch grundsätzlich möglich sind, sollten ebenfalls mit in der Kontextbetrachtung betrachtet werden. Um auf das erkannte Risiko schnellstmöglich effizient reagieren zu können, sollte ebenfalls über mögliche Korrekturmaßnahmen nachgedacht werden, welche im Fall der Fälle als Maßnahme frühzeitig eingeleitet werden können und so eine größere negative Beeinflussung der Organisation vorbeugen können.

Schritt 4: Festlegung, wie die Ergebnisse der Kontextbetrachtung kommuniziert werden.
Die erfasste Betrachtung vom Kontext der Organisation bietet eine gute Möglichkeit alle Themen, welche die Organisation beeinflussen können, bestmöglich im Umweltmanagement System zu berücksichtigen. Nutzbringend wird dies jedoch erst, wenn die internen und externen Parteien davon wissen und so aus diesen Ergebnissen zum Gesamtwohl profitieren können. Intern sind dies die Mitarbeiter, welche die vorausschauende Weise und somit oftmals Existenz sichernde Begebenheiten schätzen. Ebenfalls sollten auch die externen Parteien gemäß dem Motto „Tue Gutes und rede darüber“ von den relevanten Themen Kenntnis haben, wobei dabei jedoch beachtet werden sollte, dass hier keine theoretischen Themen kommuniziert werden, welche für eine Beunruhigung sorgen können. Aus diesem Grund steht es der Organisation frei zu entscheiden, welche Ergebnisse der Betrachtung vom Kontext der Organisation nach innen und außen kommuniziert werden sollen.

Schritt 5: Bewertung der Kontextbetrachtung in der regelmäßigen Managementbewertung.
Gemäß Abschnitt 9.3 der ISO 14001 : 2015 erfolgt eine regelmäßige Bewertung des Managementsystems durch die oberste Leitung der Organisation. Dabei muss unter anderem auch bewertet werden, welche Veränderungen sich in der Organisation bei externen und internen Themen ergaben und wie mit diesen zukünftig verfahren werden soll. Dies bezieht die Kontextbetrachtung mit ein. Ebenso werden hier auch die daraus resultierenden Chancen und Risiken auf die Organisation betrachtet und in der Managementbewertung beschrieben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen.
Ihr André Mayr

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