Interessierte Parteien im Umweltmanagement ISO 14001:2015 – was bei der Betrachtung der Stakeholder zu beachten ist – ISO 14001:2015 Serie Teil 8

Im Rahmen der aktuellen Umweltmanagement Norm DIN EN ISO 14001 : 2015 spielen die interessierte Parteien (Stakeholder) und deren Anforderungen eine bedeutende Rolle für die Erstellung nutzbringender Führung, kontinuierlichen Verbesserung und regelmäßigen Bewertung des Umweltmanagementsystems einer Organisation. Die früheren „interessierten Kreise“ wurden durch die Definition „interessierte Parteien“ erweitert. Um Managementsysteme effizient anwenden zu können, müssen Organisationen die für sie spezifischen sowohl internen als auch externen interessierten Parteien erkennen, definieren und die damit verbundenen Erfordernisse und Erwartungen in das Managementsystem integrieren. Welche interessierte Parteien tatsächlich bedeutend sind, ist im starken Maße davon abhängig, inwieweit deren Anforderungen einen Einfluss auf die Organisation und ihre damit verbundenen Ziele haben können. Nicht nur aktuelle Themen und Parteien sind dabei wichtig, auch eine Betrachtung und Berücksichtigung zukünftiger Themen sollte bei der Bestimmung interessierter Parteien berücksichtigt und im Managementsystem mit eingebunden werden.

Was versteht man unter „Interessierte Parteien“ im Umweltmanagement?

Die früheren „interessierten Kreise“ sind laut der Begriffsbestimmung im Kapitel 3.1.6 der ISO 14001:2015 nun „interessierte Parteien“, welche wesentlichen Einfluss auf die Organisation haben können (auch Stakeholder genannt). Dies können z. B. Personen oder Organisationen sein, :

• die eine Entscheidung oder Tätigkeit beeinflussen können;
• die davon beeinflusst werden oder sich davon beeinflusst fühlen können.

Es sollten demnach also die Interessenspartner festlegt werden, die relevant für die Organisation sind. Die Aufmerksamkeit liegt dabei besonders auf der Sichtweise, dass interessierte Parteien im ISO 14001 Umweltmanagement wesentlichen Einfluss auf die Organisation haben können. Zu diesen internen und externen Stakeholdern zählen z. B.:

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ISO 14001 : 2015 Forderungen bezüglich Stakeholder

Die Forderungen zum Kontext interessierter Parteien werden im Unterabschnitt 4.2 der DIN EN ISO 14001:2015 beschrieben. Unter der Überschrift „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“ werden Erfordernisse und Erwartungen (Anforderungen) durch Stakeholder von der Organisation festgelegt. In diesem Unterabschnitt heißt es: „die Organisation muss:

a) interessierte Parteien festlegen, die für ihr UMS eine Rolle spielen;
b) die Anforderungen der interessierten Parteien festlegen;
c) festlegen, welche Anforderungen für sie zu bindenden Verpflichtungen werden.“

Die Erläuterung aus Unterabschnitt 4.1 (Verstehen der Organisation und ihres Kontextes) beschreibt die Bedeutung der Organisation für die Bestimmung von externen und internen Themen. Daher wird von einer Organisation ein Grundwissen für die relevant befundenen Anforderungen durch interessierte Parteien erwartet. Für eine eindeutige Aufklärung beschreibt der Anhang A.4.2 zunächst einmal die Anforderung zur Identifizierung der relevanten Stakeholder. Der Grund für die Festlegung interessierter Parteien durch die Organisation ist wichtig, um die entsprechenden Bedürfnisse und Erwartungen der Parteien zu bestimmen. Die  Umweltmanagement Stakeholder Anforderungen können nur bestimmt werden, wenn die Organisation die Erfordernisse und Erwartungen dieser Parteien versteht. Welche Parteien letzten Endes relevant sind, hängt davon ab, inwieweit ihre Anforderungen einen Einfluss auf die Organisation und ihre Ziele haben und welche Bedürfnisse und Erwartungen verpflichtend einzuhalten sind. Einige interessierte Parteien ISO 14001 spiegeln Erfordernisse und Erwartungen wider, die im Umweltmanagement verbindlich sind, weil sie in Gesetzen, Vorschriften, Genehmigungen und Lizenzen durch Regierungs- oder Gerichtsentscheidungen verankert sind. Ebenfalls kann die Organisation auch anderen Anforderungen freiwillig zustimmen oder diese übernehmen. Dies können z.B. spezielle Vertragsbeziehungen oder freiwillige Initiativen mit interessierten Parteien sein. Wenn diese übernommen werden, so werden diese Anforderungen dann zu bindenden Verpflichtungen und müssen im ISO 14001 Umweltmanagement System berücksichtigt werden.

Die Organisation muss festlegen, was die Anforderungen der relevanten Stakeholder sind, um zu analysieren, mit welchen dieser Erfordernissen und Erwartungen sie übereinstimmen oder noch übereinstimmen wollen. Laut Anhang A.4.2 sind die erforderlichen Anforderungen der interessierten Parteien ISO 14001 aufgrund von Gesetzen, Vorschriften, Genehmigungen und Lizenzen durch Regierungs- oder Gerichtsentscheidungen, oftmals ohnehin verbindlich. Der Organisation steht es jedoch frei, diesen Anforderungen zuzustimmen oder diese zu übernehmen. Stimmt die Organisation den Bedürfnissen und Erwartungen dieser Stakeholder zu, gehen sie mit ihnen eine vertraglich bindende Verpflichtung ein. Im Kapitel 6.1.3 (Bindende Verpflichtungen) heißt es: „Dass diese bindenden Verpflichtungen bei Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlaufender Verbesserung des UMS Rechnung tragen.“ Die Organisation muss also den dokumentierten Informationen ihrer bindenden Verpflichtungen nachkommen. Zudem beschreibt der Anhang 4.2 wie wichtig es ist zu definieren, welche Risiken und Chancen eine bindende Verpflichtung einschließen würde, um so festzulegen, welche Erwartungen und Erfordernisse als bindende Verpflichtung in das vorhandene Managementsystem ein fließen sollten.

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Die ISO 14001 fordert – Interessierte Parteien und deren Erfordernisse und Erwartungen verstehen

Unternehmen, die ein Umweltmanagementsystem aufbauen oder gemäß der revidierten ISO 14001 : 2015 zertifizieren lassen wollen, müssen sich mit Erfordernissen und Erwartungen von interessierte Parteien ISO 14001 Umweltmanagement Stakeholder bereits frühzeitig beschäftigen, da die Erwartungen der interessierten Parteien auch einen großen Einfluss auf unterschiedlichste Elemente und die Grundanforderungen des Umweltmanagement Systems haben können. Dazu sollten alle relevanten Interessengruppen identifiziert und ihr spezifischer Einfluss auf die Organisation und das zugehörige UMS festgelegt werden. Doch was heißt das für die Praxis? Wenn Ihre Organisation zum Beispiel einen Auftraggeber hat, der von ihrem Unternehmen ein umweltrelevantes Produkt oder Dienstleistungen anfordert bzw. bestellt, so erwartet dieser von ihrer Organisation auch selbstverständlich, dass Sie dieses Produkte oder die angeforderten Dienstleistungen auch mit möglichst umweltschonenden Prozessen erzeugen bzw. die Dienstleistung erbringen. Da die Erwartungen hier jedoch meist sehr unterschiedlich sind, sollte zunächst der spezielle Rahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer eindeutig abgestimmt und festgelegt werden. Selbiges ist auch bei weiteren Stakeholder der Fall. Dies können neben den zuvor benannten Auftraggebern z. B. auch Lieferanten und DL für ihre Organisation, ihre Mitarbeiter, Anwohner, Behörden etc. sein. Das Vorgehen ist dabei gemäß den Forderungen der ISO 14001 : 2015 weitestgehend gleich und unterteilt sich in die drei folgenden Hauptschritte.

1. Interessierte Parteien festlegen

Hier erfolgt die Festlegung und Erfassung, welche internen und externen interessierten Parteien im ISO 14001 Umweltmanagement Ihrer Organisation relevant sind. Gehen Sie hierbei am besten strukturiert vor. Zunächst beginnen Sie bei den internen Mitarbeitern und ihren eigenen Lieferanten- und Dienstleitstern. Anschließend kommen ihre Kunden mit speziellen Vertragsbedingungen und Geschäftsvereinbarungen. Als drittes folgen Anwohner, Behörden bis hin zu speziellen Gesetzen, Vorschriften und Genehmigungen, welche ihr Handeln in der Organisation beeinflussen können.

2. Anforderungen und Erwartungen interessierter Parteien ISO 14001 erfassen

Nun wissen Sie nach dem Festlegen der interessierten Parteien, welche Stakeholder Sie bei der Identifizierung der Anforderungen berücksichtigen müssen. Gehen Sie auch hier strukturiert vor. Zunächst betrachten Sie, welche Erwartungen ihre interessierten Parteien (Stakeholder) an ihre Organisation haben und anschließend, welche Erwartungen Sie an interessierte Parteien haben. Sollten Sie hierzu noch keine Grundinformationen haben, so ist es in diesem Fall ratsam, sich mit den jeweiligen Stakeholdern in Verbindung zu setzen und dabei die beidseitigen Erwartungen auszutauschen und eindeutig zu definieren. Dies kann bei Ihren Lieferanten und Dienstleistern z. B. zusammen mit der Lieferantenbewertung erfolgen, bei den Kunden kann dies ggf. mit der Kundenzufriedenheitsbefragung verknüpft werden. Sollten diese Prozesse Ihnen jedoch in Ihrer Organisation als nicht geeignet erscheinen, so sollten Sie dies gelöst von bereits implementierten Prozessen durchführen. Auch brauchen Sie nicht z. B. bei den Anwohnern an jeder Tür schellen und nach deren speziellen Erwartungen fragen, oftmals reicht es völlig, sich in die entsprechende Partei hinein zu versetzen, um so die Erwartungen der jeweiligen Partei  identifizieren zu können.

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3. Stakeholder Erwartungen, die zu bindenden Verpflichtungen führen, festlegen

Im nächsten Schritt erfolgt die Abwägung und Festlegung, welche Konsequenzen diese Erwartungen für Ihre Organisation bedeuten. Dabei gehen Sie alle jeweiligen identifizierten Anforderungen durch und legen fest, welche zu bindenden Verpflichtungen führen bzw. führen können. Hier sollten Sie zwischen positiver und negativer Beeinflussung unterscheiden (Risiken und Chancen), wobei die Kontextbetrachtung der interessierten Parteien ISO 14001 stets ganzheitlich betrachtet werden sollte. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch Beeinflussungen unter den Stakeholder, welche zu Konsequenzen in Ihrem Managementsystem führen können. Verdeutlichen wir uns dies an einem Beispiel:

Ein guter Kunde von Ihnen möchte seine Geschäftsbeziehung zu Ihnen weiter ausbauen und Ihr Unternehmen langfristig mit deutlich erhöhten Produktzahlen beauftragen. Hierzu muss gewährleistet sein, dass Ihr Unternehmen die angeforderten Produktzahlen auch zu jederzeit erzeugen kann. Die Infrastruktur lässt dies jedoch derzeit auf dem bereits ausgeschöpften Produktionsbereich nicht zu. Aus diesem Grund müssten Sie eine Erweiterung auf einen Zweischichtbetrieb beantragen, welcher von der Behörde geprüft und ggf. entsprochen wird. Durch den nun neuen Zweischichtbetrieb können die Anwohner an ihrem Produktionsgelände jedoch durch Emissionen beeinflusst werden, welches langfristig zu großen Problemen führen kann. Sie sehen also, dass durch bestimmte Maßnahmen verschiedenste interessierte Parteien im Umweltmanagement ISO 14001 beeinflusst werden können und dies bei der Erfassung und Identifikation bereits frühzeitig berücksichtigt werden sollte.

Die Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien im Umweltmanagement bewerten

Die Bewertung erfolgt in der Managementbewertung durch die oberste Leitung der Organisation. Dies verdeutlicht, wie relevant und wichtig die Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien und Stakeholder für das Managementsystem sind. Die oberste Leitung selbst soll dabei bewerten und in den Geschäftsprozessen berücksichtigen, welche interessierte Parteien ISO 14001 hier bedeutend sind und welche Konsequenzen diese haben können. Bislang erfolgte diesbezüglich der Input gemäß der ISO 14001 : 2004 aus den „relevanten Äußerungen interessierter Parteien, einschließlich Beschwerden“. Nun wird in der ISO 14001 : 2015 zusätzlich die Behandlung der Veränderungen bei den „Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien, einschließlich bindender Verpflichtungen“ verlangt. Demnach kann dies auch Änderungen der rechtlichen Anforderungen beinhalten. Auch müssen Veränderungen bei Chancen und Risiken betrachtet werden, wenn diese im Kontext der interessierten Parteien stehen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr

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