Wie können Sie mit LEAN Management die Gemeinkosten effektiv beeinflussen?
Wie können Sie mit LEAN Management die Gemeinkosten effektiv beeinflussen? Die ungeliebten Overhead-Kosten bringen viele Controller zum Weinen! Das Problem für die Controller ist, dass diese Kosten nicht, wie die Lohnkosten oder die Materialkosten, dem Kunden in Rechnung gestellten werden können. Und wenn, dann zumindest nicht direkt, als Position auf einer Rechnung. Damit der Kunde diese Kosten trotzdem übernimmt, müssen Zuschläge gebildet werden, sogenannte Gemeinkostenzuschläge. Deshalb ist das Problem dann häufig: Aus den Augen ist aus dem Sinn, denn die Beaufschlagung erfolgt in der Regel automatisch, indem sich der Preis des Produkts um den Gemeinkostenprozentsatz erhöht.
Die direkten Kosten dagegen sind immer im Fokus, da diese durch erfassbare Verbräuche verursacht werden und meistens sogar proportional zur hergestellten Menge ansteigen. Somit liegt der Ansatzpunkt auf der Hand. Um auch den „gemeinen Kosten“ den Kampf anzusagen, wurde die Lean-Idee mittlerweile auch auf die administrativen Bereiche erweitert, da sich der Overhead mit seinen Gemeinkosten dort am effektivsten beeinflussen lässt. Und wie Sie die Gemeinkosten beeinflussen erfahren Sie im folgenden Beitrag.
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Gemeinkosten sind häufig „Eda-Kosten“
Ob und wie erfolgreich ein Unternehmen den Wettbewerb am Markt meistert, ist letztendlich auch von der Art und Höhe der Kosten abhängig, für die das Unternehmen aufkommen muss. Muss ein Unternehmen, aufgrund hoher Kosten durch ineffiziente Prozesse, im wertschöpfenden, wie auch im nicht wertschöpfenden Bereich, die Produkte verteuern, wird der Kunde sich abwenden und solche Produkte mit angemessenen Kosten bevorzugen. Dann sind Kunden typischerweise bereit, den durch Wertschöpfungsaktivitäten entstandenen Anteil am Produktpreis (zzgl. angemessenem Gewinn) zu bezahlen.
Dass Kunden für den Overhead einer Organisation aufkommen wollen und schlimmer noch für die Verschwendung, die dieser ggf. durch suboptimale Prozesse erzeugt, ist undenkbar. Trotzdem gehen viele Firmen den vermeintlich „leichteren Weg“ und schlagen diese Verschwendung über die indirekten Kosten, die sich dem einzelnen Produkt bzw. einer Produktgruppe nicht zurechnen lassen, den sogenannten „Gemeinkosten“, über einen Verrechnungsfaktor auf die Produktkosten zu. Da diese Kosten häufig nicht transparent gemacht werden und deshalb im Unternehmen leider auch wenig bekannt sind, werden sie scherzhaft, und manchmal auch sarkastisch, als „Eda-Kosten“ bezeichnet. Denn diese werden in Kauf genommen, sind ja „Eh da“ und man kann daran kaum etwas ändern.
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In den Gemeinkosten steckt immer auch ein Anteil „Muda“
Laut Definition fallen unter die Verwaltungs-Gemeinkosten die einem Produkt nicht direkt zurechenbaren Kosten für die Verwaltungstätigkeiten im Unternehmen, z.B. in der Buchhaltung, im Controlling, bei der Geschäftsführung und falls wir den Kreis etwas größer ziehen, auch in Bereichen wie dem Vertrieb oder dem Einkauf. Denn neben den Verwaltungs-Gemeinkosten, die sich auf Fahrzeuge, Gebäude, Mieten, Energie, Telefon oder Internet erstrecken, entfällt ein hoher Anteil auf die Gehälter der Beschäftigten. Denn laut unterschiedlichen Studien zu den Verwaltungskostenquoten schwanken die Werte von Branche zu Branche und liegen in einem Bereich von ca. 3 % bis 10 %. Im Fertigungsbereich oder in fertigungsnahen Bereichen der Unternehmen wurden bereits seit vielen Jahren umfangreiche Anstrengungen unternommen und zahlreiche Methoden eingeführt, um die Kostensituation zu verbessern. Denn ein besonders erfolgreiches Beispiel stellt hier Toyota mit dem Konzept des Lean Managements dar.
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Was sind die 7 Arten der Verschwendung von im Lean Management?
Dem Lean Management geht es darum, in den Prozessen die problematischen Arten von Verschwendung von Gemeinkosten zu identifizieren und abzubauen. Um somit den Prozess selbst effizienter zu gestalten. Die Lean-Theorie beschreibt dazu sieben Hauptbereiche, in denen Unternehmen Verschwendung von Gemeinkosten (Muda) identifizieren sollten, besser bekannt als die sieben Arten der Verschwendung:
Überproduktion
Überproduktion bindet Kapital, führt zu höheren Lagerkosten und beinhaltet das Risiko, bei Fehlern eine große Menge an Produkten nacharbeiten zu müssen.
Wartezeit
Sind verknüpfte Prozesse schlecht synchronisiert, so entsteht Leerlaufzeit, die zu unnötigen Kosten und höheren Durchlaufzeiten führt.
Überflüssiger Transport
Materialbewegungen von einem Ort zum anderen, die dem Produkt keinen Mehrwert verleihen, verschwenden unnötig Ressourcen und führen ggf. sogar zu Transportschäden.
Schlechter Herstellungsprozess
Unangemessen komplizierte Arbeitsschritte führen zu Verschwendung in der Produktion durch Langsamkeit des Personals und sind fehleranfällig.
Überhöhte Lagerhaltung
Zu hohe Bestände binden Kapital und verursachen Lagerkosten und Produkte werden bei zu langer Lagerung selten besser.
Unnötige Bewegungen
Unnötige und unergonomische Bewegungen können Verletzungen hervorrufen und verlängern die Produktionszeit.
Reparatur, Fehler
Defekte können Nacharbeiten verursachen oder im schlimmsten Fall zu Ausschuss führen.
Im Kern stellen sich Unternehmen seit einiger Zeit die Frage, ob diese Grundgedanken des Toyota Produktionssystems auf den administrativen Bereich übertragen werden können.
Beispiele für Verschwendung von Gemeinkosten in administrativen Unternehmensbereichen
In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die Verschwendung in administrativen Unternehmensbereichen.
| Verschwendung in der Fertigung | Transfer in das Büro | Beispielhafte Ansatzpunkte zur Identifikation und Vermeidung von Verschwendung in Büros |
| Überproduktion | Informationsüberfluss | Mehr Informationen (Emails, Kopien, Memos, Berichte, etc.) als die Kollegen in angegliederten Prozessen oder der Kunde am Ende der Prozesskette benötigen. |
| Wartezeiten | Wartezeiten, Liegezeiten | Warten auf die Rückgabe von Akten, auf die Weitergabe von Auftragsunterlagen, auf Entscheidung von Vorgesetzten und technische Anlaufzeiten von Bürogeräten. |
| Überflüssiger Transport | Unnötiger Informationstransport | Bewegen von Dokumenten von einem Arbeitsplatz zum anderen, zwischen Verwaltung und Produktion. Durchlaufen von (unnötigen) Autorisierungsketten. Endlose Abstimmung von Reports. |
| Schlechter Herstellungsprozess | Nutzlose Tätigkeiten | Berichte und Protokolle, die ungelesen im Papierkorb landen. Wiederholte manuelle Datenübertragung (Medienbrüche). Unnötige Vervielfältigung oder unnötiger Ausdruck von Dokumenten. Mehrfache identische Tätigkeiten (Doppelarbeit), wie zum Beispiel das Zusammenstellen gleicher Zahlen. Ergebnislose Planungsgespräche. Suchen nach unterschiedlichsten Dingen ist wohl eine der am weitesten verbreiteten nutzlosen Tätigkeiten. |
| Überhöhte Lagerhaltung | Nicht benötigte Unterlagen | Aufbewahrung von Unterlagen abgeschlossener Projekte. Ungenutzte Arbeitsmittel und unnötige Datenbestände. Mehrfachablage. Die Ablage von Akten, die niemand braucht, neben wichtigen Unterlagen. |
| Unnötige Bewegungen | Unnütze Wege | Botengänge zu weit entfernten Ablageorten von Akten. Räumliche Trennung von Kollegen, die in der gleichen Prozesskette tätig sind. Hinderliche Bürogestaltung. Reisezeiten zu unnützen Terminen. |
| Reparatur, Fehler | Unklarheiten, Fehler | Unlesbare Faxe und Notizen. Rückfragen auf Grund unvollständiger Spezifikationen. Fehlerhafte Dateneingabe und Auskünfte. |
Auch in der Administration treten die 7 Verschwendungsarten auf
Viele Unternehmen haben diese Frage bereits mit einem „Ja“ beantwortet und sich intensiv mit den administrativen Bereichen beschäftigt. Denn nach der ersten Welle, die durch die Fabrikhallen rollte, erweitert die zweite Welle des Lean Managements dieses Denkmuster nun auf die „Arbeitswelt Büro“. Einen Ansatzpunkt bietet beispielsweise ein regelmäßiges Infragestellen der Notwendigkeit von Berichten. Eine typische Situation: Ein Vorgesetzter hat ein bestimmtes „Hobby“ und benötigt dazu regelmäßig eine Aufstellung von bestimmten Kennzahlen. Denn dieser Vorgesetzte geht in den wohlverdienten Ruhestand und der Nachfolger weiß nichts von diesem Report, den er auch nicht vermisst. Der Mitarbeiter erstellt den Bericht jedoch weiterhin sehr akribisch mit großem Zeitaufwand und stellt diesen auf die mit dem früheren Vorgesetzten vereinbarte Partition im Netzwerk. Die Tabelle dieser Seite können Sie als Checkliste zur Identifikation weiterer Verschwendung im Büro nutzen.
Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen!
Ihr Reinhold Kaim
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