QM Qualitätsmanagement ISO 9001 Prozesse

Zeiteinteilung nach dem Eisenhower Prinzip – Die Zeitmanagement Methode

Haben Sie Zeit? Ich nehme an ja, sonst würden Sie diese Zeilen nicht lesen. Die Frage ist nicht unrelevant – denn „Zeit ist Geld“ – wie ein Sprichwort so schön sagt. Die Botschaft dieses Sprichworts lautet in etwa: „Was Zeit in Anspruch nimmt, kostet Geld“. Weil Zeit also ein knappes und damit wertvolles Gut ist, wird diese in Unternehmen regelmäßig erfasst und gemessen. Gerade deshalb ist es wichtig im Umgang mit der Zeit Prioritäten zu setzen, um die vorhandene Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen. Nachfolgend stellen wir Ihnen das Eisenhower Prinzip, eine sehr wertvolle Zeitmanagement Methode vor. Ein weiterer Baustein für Ihren Erfolg!

GRATIS VORLAGE: Mithilfe der kostenlosen Vorlage LEAN Management Selbstbewertung ermitteln Sie den LEAN Reifegrad Ihrer
‏                                              Organisation.


Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden

 Viele Berufstätige leiden am Überstunden-Syndrom und klagen über Zeitnot und zunehmende Arbeitsüberlastung. Die enorme Arbeitsmenge, die häufig kurzfristigen Termine, die ungeplanten Aufgaben und andere Leistungsanforderungen setzen Mitarbeiter unter Zeitdruck und Stress. Das Symptom – Viele Beschäftigte arbeiten während der normalen Arbeitszeit nicht mehr, sondern werden „gearbeitet“, d.h. sie reagieren nur noch ohne selbst zu agieren:

  • Die tägliche E-Mail-Flut,
  • Telefonanrufe,
  • zum Chef zitiert werden,
  • unangemeldete Besucher

Die „chronische“ Folge – Auf Grund des tagsüber vorhandenen Zeitmangels und weil es zu viele Störmomente gibt, verrichten viele Manager die wirklich wichtigen Aufgaben erst nach Dienstschluss. Dies führt zwangsläufig zu einem Arbeits-/Freizeit-Konflikt, da Zeit, die für Beruf und Überstunden draufgeht, nicht nochmals mit der Familie oder Freunden verbracht werden kann. Die Therapie lautet in den meisten Fällen: Durch gezieltes Zeitmanagement und Setzen von Prioritäten Zeit zu gewinnen, die für die wichtigen Dinge im Berufs- und Privatleben genutzt werden kann.


Bewusster Umgang mit der Zeit – Zeiteinteilung

Da uns jeden Tag 24 Stunden zur Verfügung stehen, lassen wir uns sehr oft dazu verleiten, Zeit als unerschöpfliche Reserve zu betrachten. Zeitprofis wissen, dass auch im Geschäftsalltag das physikalische Gesetz gilt:

LEISTUNG = ARBEIT/ZEIT

Das Prinzip hoher Wirk-Leistung ist laut Eisenhower, Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Oft verhält es sich so, dass die wirklich wichtigen Dinge selten dringend und die dringenden Dinge selten wirklich wichtig sind. Die Kunst ist dabei herauszufinden, welche der Aufgaben delegiert werden sollten. Genau darüber hat sich der US-General Dwight Eisenhower Gedanken gemacht und die Eisenhower Matrix mit Ihren vier Quadranten entwickelt.

Die Wichtigkeit
bezieht sich hierbei auf die Bedeutung, die die jeweilige Aufgabe in Bezug auf die Erreichung der Ziele hat.

Die Dringlichkeit
beschreibt die Anforderung, ob die Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin fertig sein soll.

AUSBILDUNG: In der Ausbildung 5S Methode Basiswissen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitseffizienz erhöhen und
‏                                    Zeitverschwendung vermeiden!


Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip

Insbesondere, wenn Sie schnell entscheiden müssen, welchen Aufgaben Sie den Vorzug einräumen sollten, ist die Aufstellung einer Matrix nach dem Eisenhower Prinzip hilfreich. Klassifizieren Sie mit dieser Zeitmanagement Methode  Ihre Aufgaben im ersten Schritt in eilig und weniger eilig sowie in wichtig und weniger wichtig. Aus deren Kombinationen ergeben sich für Sie nun vier Entscheidungsfelder, die über Ihre weitere Zeiteinteilung entscheiden:

1. Quadrant: Eilig und wichtig A-Aufgaben
Das sind die Aufgaben, die Sie zur Chefsache erklären sollten. Diese müssen Sie sofort und selber erledigen. Wählen Sie hierzu eine Zeit am Tag, zu der Sie – Ihrem persönlichen Biorhythmus entsprechend – am besten konzentriert arbeiten können. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu dieser Zeit möglichst von äußeren Störungen abgeschirmt sind.

2. Quadrant: Nicht eilig, aber wichtig B-Aufgaben
Solche Aufgaben sind wichtig für Ihre Ziele, müssen aber nicht sofort abgearbeitet werden. Planen Sie täglich Zeiten ein, um sie zu erledigen. Falls Sie dies nicht tun, werden diese Aufgaben irgendwann in die erste Kategorie wandern und dann unter Zeitdruck gelöst werden müssen. Oder wollen Sie zu den Menschen gehören, die immer Druck brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen?

3. Quadrant: Eilig, aber nicht wichtig C-Aufgaben
Befreien Sie sich soweit wie möglich von der „Tyrannei des Dringenden“, indem Sie sich und andere fragen: „Ist das wirklich so?“. Es ist hilfreich, Aufgaben der C-Priorität in Stapel zu sortieren, um zuerst blockweise die schnell zu erledigenden Tätigkeiten abzuarbeiten. Solche, weniger wichtigen Dinge, können Sie getrost auch delegieren.

4. Quadrant: Nicht eilig und nicht wichtig D-Aufgaben = Papierkorb
Aufgaben der D-Priorität rauben Ihnen nur die Zeit. Sie können sich ihrer getrost entledigen. Meistens erledigen sich solche Aufgaben sowieso mit der Zeit von allein. Achtung: Die Gefahr liegt nahe, dass der Quadrant der „A-Aufgaben“ schnell überfüllt ist. Hier heißt es: Back to the Priorities!

Reinhold Kaim (QMB)

4 Comments

  1. Chris
    15. Januar 2015 at 12:31 — Antworten

    Für alle, die Interesse an einer komfortablen und kostenlosen Software-Lösung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix haben, könnte der folgende Link interessant sein:
    https://www.tasksonsteroids.com/lifequadrants

    TasksOnSteroid’s LifeQuadrants wurde speziell dafür entwickelt, den Benutzer optimal beim Aufgabenmanagement mit der Eisenhower-Matrix zu unterstützen.

  2. Eugen B.
    21. Januar 2015 at 13:00 — Antworten

    Super Darstellung, ich kenne die Matrix eigentlich spiegelverkehrt, vom Sinn her ist es ja aber natürlich immer das Gleiche. Die Technik an sich finde ich richtig hilfreich und wende diese jetzt auch in meinem täglichen Arbeitsleben konsequent an, hätte ich das früher auch so im Studium und in der Schule gemacht =)

    PS: Die 10 Todsüden sind eine tolle Ergänzung.

    Gruss
    Eugen

  3. Alex
    4. April 2015 at 11:06 — Antworten

    Die Eisenhower Methode ist wirklich hervorragend, wenn es darum geht sich mal darüber klar zu werden, welche Aufgaben so anstehen und sich selbst etwas Klarheit zu verschaffen. Aber trotzdem ist es so enorm schwierig, sich selbst danach, auf den zweiten Quadranten bzw. die B-Aufgaben zu konzernieren.

    Wahrscheinlich brauche ich einfach nur mehr Disziplin (Punkt 10 in der Zeitsündenliste). Aber auch mit Punkt 7 habe ich so meine Probleme. =)

    Gruss
    Alex

  4. Hannes
    1. November 2018 at 12:01 — Antworten

    Ich nutze das Eisenhower-Prinzip schon seit längerer Zeit und habe gute Erfahrungen damit gemacht. Kann mich da Eugen auch anschließen. Kenne die Graphik auch in einer etwas anderen Reihenfolge, aber die Reihenfolge ist ja banal, solange die Segmente richtig einsortiert sind. Lese immer mal wieder gerne andere Beträge zum Eisenhower-Prinzip, um ein paar Ergänzungen des Prinzips zu finden. Finde das Video auch eine super Ergänzung, da es nochmal das Howto analysiert. Denn die Planung ist das eine und dann hackt es an der Umsetzung.

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.