Zeiteinteilung nach dem Eisenhower Prinzip – Die Zeitmanagement Methode

Haben Sie Zeit? Ich nehme an ja, sonst würden Sie diese Zeilen nicht lesen. Die Frage ist nicht unrelevant – denn „Zeit ist Geld“ – wie ein Sprichwort so schön sagt. Die Botschaft dieses Sprichworts lautet in etwa: „Was Zeit in Anspruch nimmt, kostet Geld“. Weil Zeit also ein knappes und damit wertvolles Gut ist, wird diese in Unternehmen regelmäßig erfasst und gemessen. Gerade deshalb ist es wichtig im Umgang mit der Zeit Prioritäten zu setzen, um die vorhandene Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen. Nachfolgend stellen wir Ihnen das Eisenhower Prinzip, eine sehr wertvolle Zeitmanagement Methode vor. Ein weiterer Baustein für Ihren Erfolg!

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Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden

 Viele Berufstätige leiden am Überstunden-Syndrom und klagen über Zeitnot und zunehmende Arbeitsüberlastung. Die enorme Arbeitsmenge, die häufig kurzfristigen Termine, die ungeplanten Aufgaben und andere Leistungsanforderungen setzen Mitarbeiter unter Zeitdruck und Stress. Das Symptom – Viele Beschäftigte arbeiten während der normalen Arbeitszeit nicht mehr, sondern werden „gearbeitet“, d.h. sie reagieren nur noch ohne selbst zu agieren:

• Die tägliche E-Mail-Flut,
• Telefonanrufe,
• zum Chef zitiert werden,
• unangemeldete Besucher

Die „chronische“ Folge – Auf Grund des tagsüber vorhandenen Zeitmangels und weil es zu viele Störmomente gibt, verrichten viele Manager die wirklich wichtigen Aufgaben erst nach Dienstschluss. Dies führt zwangsläufig zu einem Arbeits-/Freizeit-Konflikt, da Zeit, die für Beruf und Überstunden draufgeht, nicht nochmals mit der Familie oder Freunden verbracht werden kann. Die Therapie lautet in den meisten Fällen: Durch gezieltes Zeitmanagement und Setzen von Prioritäten Zeit zu gewinnen, die für die wichtigen Dinge im Berufs- und Privatleben genutzt werden kann.

Bewusster Umgang mit der Zeit – Zeiteinteilung

Da uns jeden Tag 24 Stunden zur Verfügung stehen, lassen wir uns sehr oft dazu verleiten, Zeit als unerschöpfliche Reserve zu betrachten. Zeitprofis wissen, dass auch im Geschäftsalltag das physikalische Gesetz gilt:

LEISTUNG = ARBEIT/ZEIT

Das Prinzip hoher Wirk-Leistung ist laut Eisenhower, Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Oft verhält es sich so, dass die wirklich wichtigen Dinge selten dringend und die dringenden Dinge selten wirklich wichtig sind. Die Kunst ist dabei herauszufinden, welche der Aufgaben delegiert werden sollten. Genau darüber hat sich der US-General Dwight Eisenhower Gedanken gemacht und die Eisenhower Matrix mit Ihren vier Quadranten entwickelt.

Die Wichtigkeit …
bezieht sich hierbei auf die Bedeutung, die die jeweilige Aufgabe in Bezug auf die Erreichung der Ziele hat.

Die Dringlichkeit …
beschreibt die Anforderung, ob die Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin fertig sein soll.

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Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip

Insbesondere, wenn Sie schnell entscheiden müssen, welchen Aufgaben Sie den Vorzug einräumen sollten, ist die Aufstellung einer Matrix nach dem Eisenhower Prinzip hilfreich. Klassifizieren Sie mit dieser Zeitmanagement Methode  Ihre Aufgaben im ersten Schritt in eilig und weniger eilig sowie in wichtig und weniger wichtig. Aus deren Kombinationen ergeben sich für Sie nun vier Entscheidungsfelder, die über Ihre weitere Zeiteinteilung entscheiden:

1. Quadrant: Eilig und wichtig – A-Aufgaben
Das sind die Aufgaben, die Sie zur Chefsache erklären sollten. Diese müssen Sie sofort und selber erledigen. Wählen Sie hierzu eine Zeit am Tag, zu der Sie – Ihrem persönlichen Biorhythmus entsprechend – am besten konzentriert arbeiten können. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu dieser Zeit möglichst von äußeren Störungen abgeschirmt sind.

2. Quadrant: Nicht eilig, aber wichtig – B-Aufgaben
Solche Aufgaben sind wichtig für Ihre Ziele, müssen aber nicht sofort abgearbeitet werden. Planen Sie täglich Zeiten ein, um sie zu erledigen. Falls Sie dies nicht tun, werden diese Aufgaben irgendwann in die erste Kategorie wandern und dann unter Zeitdruck gelöst werden müssen. Oder wollen Sie zu den Menschen gehören, die immer Druck brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen?

3. Quadrant: Eilig, aber nicht wichtig – C-Aufgaben
Befreien Sie sich soweit wie möglich von der „Tyrannei des Dringenden“, indem Sie sich und andere fragen: „Ist das wirklich so?“. Es ist hilfreich, Aufgaben der C-Priorität in Stapel zu sortieren, um zuerst blockweise die schnell zu erledigenden Tätigkeiten abzuarbeiten. Solche, weniger wichtigen Dinge, können Sie getrost auch delegieren.

4. Quadrant: Nicht eilig und nicht wichtig – D-Aufgaben = Papierkorb
Aufgaben der D-Priorität rauben Ihnen nur die Zeit. Sie können sich ihrer getrost entledigen. Meistens erledigen sich solche Aufgaben sowieso mit der Zeit von allein. Achtung: Die Gefahr liegt nahe, dass der Quadrant der „A-Aufgaben“ schnell überfüllt ist. Hier heißt es: Back to the Priorities!

Reinhold Kaim (QMB)