Wichtige Meilensteine im Projektmanagement – so sichern Sie durch Quality Gates Ihren Entwicklungsprozess ab

Eine Qualitätskontrolle darf nicht erst bei dem Output eines Prozesses einsetzen. Um Irrwege frühzeitig erkennen zu können, sind im Prozessablauf regelmäßige „Abschnittskontrollen“ in Form von „Quality Gates“ nötig. Nun könnte man anmerken, dass uns mal wieder alter Wein in neuen Schläuchen verkauft werden soll, denn diese Abschnittskontrollen haben wir im Projektmanagement doch bereits mit dem Meilensteine Konzept eingeführt. Projektmanagement Meilensteine nehmen jedoch den zeitliche Aspekt in den Vordergrund. Wohingegen Quality Gates darüber hinaus Synchronisationspunkte darstellen, an denen messbare Qualitätskriterien erfüllt sein müssen und somit leisten diese einen höheren Qualitätsbeitrag.

Quality Gates im Projektmanagement sind Kontrollposten auf dem Weg zum Erfolg

Fundierte Entscheidungen und Weichenstellungen in Projekten (z.B. Freigaben) entscheiden über den Projekterfolg. Quality Gates liefern – im Gegensatz zu Meilensteine – die notwendige Entscheidungssicherheit, da diese eine bisher nicht gekannte Transparenz über die aktuelle Status- und Risikosituation schaffen. Das bisherige Meilensteine Konzept konnte dies vielfach nicht leisten:

• Meilensteine sind im Prinzip Projektmanagement Zeitpunkte, zu denen Ergebnisse fertiggestellt sein müssen. Meilensteine
  ‏    können jedoch durch deren inhaltliche Indifferenz „umfahren“ werden.
• Quality Gates dagegen sind Projektmanagement Synchronisationspunkte, an denen messbare Qualitätskriterien erfüllt sein
  ‏    müssen. Ist dies nicht nachgewiesen, kann die nächste Projektphase nicht beginnen. Quality Gates können nicht „umfahren“
  ‏    werden.

Damit wird der Unterschied Projektmanagement Meilensteine – Quality Gates offensichtlich!

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Meilensteine & Quality Gates werden an wichtigen Stellen im Prozess positioniert

Die Positionierung der Quality Gates im Projektmanagement kann sich im ersten Schritt an den im Projekt existierenden Meilensteine orientieren. Der wesentliche Faktor besteht darin, zu identifizieren, wo und wann die wesentlichen Entscheidungen im Prozess bzw. Projekt getroffen werden, weil diese

• nicht umkehrbar sind,
• zu einem nicht mehr aufholbaren Terminverzug führen,
• große finanzielle Auswirkungen bedeuten,
• Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Ressourcen haben,
• die Übergabe von Projektverantwortung beinhalten oder
• präventiv Probleme verhindern könnten.

Bei der Festlegung der Quality Gates gilt es Zurückhaltung zu üben, da eine Inflation von Quality Gates im Projektmanagement zu einem erheblichen organisatorischen Aufwand führen würde und die Gefahr einer oberflächlichen Handhabung heraufbeschwört. Wegen der proaktiven Wirkung sollte ein Quality Gate so positioniert werden, dass noch Handlungsspielraum für wirkungsvolle Maßnahmen bleibt.

Gate-Checklisten verweisen auf potenzielle Probleme und Risiken

Bei der Einführung von Quality Gates wird häufig die Frage thematisiert: „Was bringt noch eine Bewertung an Quality Gates, obwohl wir das alles auch in unseren Prozessen tun?“. Die Antwort gibt eine Analyse von misslungenen Projekten:

• Prozesse unterliegen Störungen, die neue Probleme und Risiken mit sich
  ‏    bringen.
• Das Ist- Verhalten von Prozessen driftet ab vom Soll-Verhalten.
• Durch Veränderung des Umfelds verlieren Prozesse die vormals optimale
  ‏    Ausrichtung.

Im Tagesgeschäft bleiben diese Faktoren selbst mit Meilensteine häufig unbemerkt, werden dann jedoch an den Quality Gates aufgedeckt. Um dies systematisch abzusichern, kommen Checklisten zum Einsatz, welche eine logische und vollständige Bewertung des erreichten Projektstatus und der im Projekt vorhandenen Risiken ermöglichen. Die Checklisten müssen so gestaltet sein, dass sie die Bewertung des Projektstatus optimal unterstützen. Der Projektstatus wird typischerweise plakativ mittels Ampel-Systematik dargestellt:

Grüne Ampel: Es wurden keine schwerwiegenden Mängel festgestellt. Das Projekt erhält die Freigabe für die nächste Phase.

Orange Ampel: Es wurden geringe Projektrisiken erkannt. Das Projekt kann im Normalfall unter Einhaltung von Auflagen weitergeführt werden.

Rote Ampel: Das Projekt weist schwerwiegende Mängel auf, die den Projekterfolg nachhaltig gefährden. Das Projekt wird gestoppt. Die Freigabe für die Weiterführung wird erst dann erteilt, nachdem die Mängel behoben sind und dies durch ein zusätzliches Review bestätigt wurde.

Solide Entscheidungen im Projektmanagement basieren auf soliden Daten

Die Überprüfung des Projektstatus erfolgt im Rahmen von Gate-Meetings. Wichtig ist, dass zu einem Meeting alle notwendigen Informationen vorliegen, damit das verantwortliche Management zügig adäquate Weichenstellungen für die Projektfortsetzung treffen kann. Das Aufzeigen von Abweichungen darf nicht zu einer Bestrafung führen. Vielmehr muss das Management die offene Kommunikation und Fehlerkultur fördern. Können die Ursachen von Problemen im Meeting nicht gefunden werden, müssen Experten hinzugezogen werden. Deren Vorschläge müssen vor dem folgenden Meeting auf Wirksamkeit, Aufwand und Machbarkeit überprüft worden sein. Die Freigabe der Ressourcen im Projektmanagement für die dem Quality Gate folgende Projektphase ist eine Management-Entscheidung und bedingt eine entsprechende Projektstatusbewertung.

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So führen Sie Quality Gates in Ihr Projektmanagement ein

Da mit der Einführung von Quality Gates hinzukommend zu den Projektmanagement Meilensteine ein Kulturwandel verbunden ist, sollte darauf geachtet werden, das Modell stufenweise zu etablieren:

1. Konzept & Prozessdefinition: In einer ersten Phase wird das Konzept der Quality Gates erarbeitet, die beteiligten Rollen werden definiert und die Hilfsmittel (Checklisten, Standardreports) zur Handhabung der Quality Gates bereitgestellt. Vor der Einführungsphase sollten Schulungen für Projektsponsoren, Projektleiter und Koordinationsstellen stattfinden.

2. Einführungsphase: Um die Organisation schrittweise an das Thema heranzuführen, sollte das Management für diese Phase ein Pilotprojekt auswählen. Anschließend folgt die zeit- und prozessorientierte Positionierung der Gates. Dabei hilft die Fragestellung, wer, warum, welche Leistungen zum Gesamtprojekt erbringen muss. Um den in Phase 1 erarbeiteten standardisierten Checklisten die notwendige Flexibilität zu geben, werden sie gezielt an die projektspezifischen Anforderungen angepasst und präzisiert. Eine Checkliste zum Quality Gate wird immer durch die Projekt-Risikoliste ergänzt.

3. Optimierung und Implementierung: Die in Phase 2 gesammelten Erfahrungen werden ausgewertet und bilden die Basis für das „Ausrollen“ auf das gesamte Projektmanagement. Dabei gilt es zu klären, ob ggf. standardisierte Quality Gates eingeführt werden sollen (z. B. Validierungsschritte) und welche Kriterien dabei mindestens zu prüfen sind. Zudem geht es darum, dies in der Organisation zu verankern. Dazu gehört die Auswahl weiterer Projektkandidaten für die zweite Einführungsphase. Als letzter Ausbauschritt sollte die softwaregestützte Automatisierung des Prozesses in Betracht gezogen werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen.
Ihr Reinhold Kaim

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