Der A3-Report als praxisorientierte Problemlösung

Vor Kurzem hatte ich in einem deutschen Familienunternehmen an einer internen Besprechung teilgenommen und den hießigen Weg der Entscheidungsfindung mal wieder „live“ erleben dürfen. Der Chef hatte eine kontroverse aber trotzdem fruchtbare Diskussion mit dem Hinweis abgewürgt, „Er trage die Verantwortung, also treffe er auch die Entscheidung!“. Was war passiert? Ein Gewinner, der sich durchgesetzt hat, erzeugte im Gegenpart hier sieben Verlierer. Nach dem Ende der Besprechung wurde die Diskussion bereits auf den Fluren weitergeführt und erörtert, warum die Entscheidung so nicht umgesetzt werden sollte. Die Mitarbeiter werden dem Chef nun zeigen, dass es so nicht geht! Die japanische Vorgehensweise wird als „Nemawashi“ bezeichnet und ist signifikant anders. Japaner versuchen den Konsens zu finden, bereits bevor es zur Gruppensituation kommt, damit in der Gruppe niemand einen „Gesichtsverlust“ erleiden muss. Diese prä-Gruppen-Verhandlungen werden mit dem so genannten A3-Report koordiniert und moderiert, so dass auch mal gut 20 beteiligte Personen Input liefern und einen schnellen Überblick erhalten können. Im Folgenden finden Sie die Vorgehensweise dieser praxisorientierten Problemlösungsmethode erläutert.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und Projektbeteiligten von Anfang an in den Lösungsprozess mit ein

Japanische Entscheidungsprozesse wirken auf westliche Manager kompliziert und langwierig. Kein Wunder, denn fast alles wird in der Gruppe entschieden. Auch Toyota hat, als bekanntester Verfechter des A3-Reports den Anspruch, bei der Entscheidungsfindung eine breite Auswahl an Optionen zur Verfügung zu haben, um in die Entscheidungsfindung einen großen Personenkreis einzubinden. Das Ziel ist:  Zu dem Zeitpunkt, wo die endgültige Entscheidung getroffen wird, soll bereits ein möglichst breiter Konsens unter den Beteiligten erzielt worden sein. Das zugrundeliegende Prinzip heißt auf Japanisch „Nemawashi“, in´s Deutsche oft mit „die Wurzeln bündeln” oder „den Grundstein legen” übersetzt.  Entscheidungen werden zwar langsam getroffen, durch gründliches Bedenken aller Optionen und einem 100-prozentigen Commitment, können diese jedoch dann umso schneller implementiert werden.

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 Der A3-Report ist ein ökonomisches und visuelles Hilfsmittel

Sind viele Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt, muss die Art der Kommunikation möglichst ökonomisch erfolgen. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter Inhalte schnell erfassen und es muss mit so wenig Worten wie möglich Verständnis erzeugt werden. Das A3-Format wird verwendet, weil dies ein Papierformat ist, welches einen gesamten Prozess abbilden kann und dabei noch sehr gut überschaubar ist. Ist ein Toyota-Mitarbeiter, mit der Leitung und Durchführung eines Verbesserungsprojektes betraut, wird er regelmäßig A3-Statusberichte an alle Personen schicken, die auf irgendeine Weise durch das Projekt betroffen oder involviert sind. Im Gegenzug erhält er von jedem der Adressaten ein Feedback zum derzeitigen Status und Hinweise indem dieser das A3-Blatt kommentiert zurücksendet. Auf diese Weise finden hilfreiche Meinungen und Erfahrungen schnell und effizient Zugang zu dem Projekt. Die im Problemlösungsprozess erforderliche Entscheidungsfindung findet also iterativ statt.

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Anwendung des A3-Formblattes und Vorgehensweise

Die A3-Methodik soll ein iteratives Vorgehen möglich machen. Da bei der Bearbeitung der Schritte 1 bis 5 alle Beteiligten eingebunden wurden, ist das Treffen des letztendlichen Entschlusses und die Umsetzung der Schritte 6 und 7 nur noch reine Formsache, da niemand mehr mit für ihn unbekannten Sachverhalten konfrontiert wird. Da von jedem der Beteiligten in regelmäßigen Abständen Eingaben verlangt werden, müssen sich diese wiederkehrend mit den zu behandelnden Themen auseinander setzen.

Schritt 1: Begründung, warum dieses Projekt gewählt wurde
Beschreiben Sie im ersten Schritt mit einigenwenigen Sätzen, jedoch mit den wesentlichenArgumenten, den Grund, warum das Projektausgewählt wurde.

Schritt 2: Hintergründe zur Information der Beteiligten
Fassen Sie hier alle Informationen, die im Kontext der Aufgabenstellung stehen und zum vollständigen Verständnis dieser notwendig sind, zusammen. Verdeutlichen Sie, wie die zu lösende Aufgabe mit der Qualitätspolitik und den Qualitätszielen in Verbindung steht und diskutieren Sie diese Zusammenhänge intensiv mit den Beteiligten.

Schritt 3: Darstellung der Ausgangssituation
An dieser Stelle im A3-Schema wird die Ausgangssituation dargestellt. Lassen Sie den aktuellen Prozess durch die beteiligten Mitarbeiter in einem Diagramm grafisch darstellen. Eine weitere Möglichkeit ist die Ist-Situation anhand von Fotos zu illustrieren. Es ist durchaus möglich, dass zur Darstellung der Ausgangssituation erst noch Datengesammelt werden müssen. Dies kann z.B. inForm von Strich- oder Zähllisten erfolgen.

Schritt 4: Durchführung einer Ursachenanalyse
In diesem Schritt greift das A3-Denken auf bewährte Methoden der Ursachenfindung zurück. Es bietet sich an, mittels Pareto-Diagramm oder dem Fischgrätendiagramm (Ishikawa-Diagramm) die möglichen Hauptgründe zuermitteln, um die Zusammenhänge vonUrsache und Wirkung sichtbar zu machen.Darauf folgend sollte(n) durch Anwendungder 5-Why-Analyse die tatsächliche(n)Grundursache(n) identifiziert werden.

Schritt 5: Zielbedingungen im Team vereinbaren
Unter diesem Punkt sollten, wiederum inAbstimmung mit allen Beteiligten, die Erwartungenin Form von Zielbedingungen vereinbartwerden, so dass alle Mitwirkenden dieseanstreben. Die Zielsetzung soll durchführbarsein, um von allen Beteiligten ein Commitment zu erhalten. Als lohnenswert bewertete Verbesserungsmöglichkeiten, werden dann unter Punkt 6 umgesetzt.

Schritt 6: Realisierungsplan organisieren
Die Gliederung eines A3-Reports sieht hier eine Aufgabenverteilung mit Zeitplan vor. In diesem Schritt findet ein ständiger Abgleich von Realisierungsgrad und Planung statt.

Schritt 7: Ergebniskontrolle und Standardisierung
Die erreichten Verbesserungen müssen nunbelegt werden, d.h. die Daten vorher/nachherwerden miteinander verglichen und wiederummöglichst in Diagrammform dargestellt, sodassder Effekt der getroffenen Maßnahmen dokumentiertist. Abschließend werden folgendeFragen diskutiert:

• Was hat das Team gemeinsam aus dem Projekt gelernt?
• Kann das Ergebnis als neuer Standardgesetzt werden?

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Nutzungs- und Erstellungshinweise zum A3-Formular

• Erstellen Sie möglichst einen A3-Report zu jedem gestarteten Projekt.
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Bearbeitungsprozess mit ein.
• Benutzen Sie wirklich das A3-Format. Es ist groß genug, um die geforderten Informationen auf einer Seite darzustellen.
• Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Computer haben und das A3-Blatt von Hand ausfüllen, dann schreiben Sie deutlich und versuchen Sie nicht mit kleiner Schrift möglichst viel einzutragen.
  Generell gilt: So viel wie nötig. Zeichnen Sie Piktogramme, um die Situation zu beschreiben.
• Jedes A3-Formular sollte wiedergeben, mit welchen Werkzeugen die Verbesserungen erarbeitet wurden. Daten, Auswertungen und Lösungsansätze, die Sie separat ablegen, sollten Sie dem A3 eindeutig zuordnen können.
• Das A3-Blatt ist ein „lebendes Dokument“. Benutzen Sie es bei jedem Schritt des Prozesses, um den aktuellen Bearbeitungsstand ihres Projektes darzustellen.
  Achtung: Ein A3-Formular darf nicht erst zum Schluss des Projektes ausgefüllt werden.
• Der A3-Bogen kann mit jeder beliebeigen Software, z.B. Word, Excel usw. erstellt werden.

Reinhold Kaim (QMB)

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