Was sind Korrekturmaßnahmen? Wir zeigen, wie Sie mit Korrekturmaßnahmen entsprechend der Lebensmittelsicherheitsstandards umgehen sollten

Sie denken, dass Korrekturmaßnahmen ein alter Hut sind? Wenn dem so ist – warum gibt es dann immer wieder erhebliche Abweichungen bis hin zu KO-Abweichungen zu Korrekturmaßnahmen in den Zertifizierungsaudits der unterschiedlichen Lebensmittelsicherheitsstandards? Das liegt sicher zum einen daran, dass man einfach auch mal einen Fehler machen kann, z.B. vergessen kann, eine Maßnahme zu dokumentieren. Zum anderen erfordert die Steuerung von Korrekturmaßnahmen ein hohes Maß an Systematik, Dokumentation und Disziplin. Vielleicht wird es auch manchmal nicht verstanden, welche Auslöser zu Korrekturmaßnahmen führen sollen und wie diese dann dokumentiert werden können. In diesem Beitrag möchten wir hierfür Klarheit schaffen und Ihnen an Beispielen erläutern, wie Sie mit dem schwierigen Thema Korrekturmaßnahmen nach den verschiedenen Lebensmittelsicherheitsstandards umgehen sollten.

Weitere spannende Beiträge zum Thema Lebensmittelsicherheit:

(1) Die neue Version 8 des BRC – Global Standard for Food Safety – ist da!
(2) Food Fraud – Dies beinhalten die neuen Leitfäden aus den Lebensmittelstandards FSSC 22000 und IFS
(3) Der FSSC 22000 unter der Lupe – Die Anforderungen des FSSC 22000 im Vergleich zu anderen GFSI anerkannten Standards

Korrekturen versus Korrekturmaßnahmen – So sind die Begriffe in den Lebensmittelsicherheitsstandards definiert

Grundsätzlich sollten Sie zunächst einmal unterscheiden, ob es sich um eine Korrektur oder eine Korrekturmaßnahme handelt. Die Lebensmittelsicherheitsstandards definieren beide Begriffe wie folgt:

IFS Food Version 6.1

Korrektur:
Korrektur ist eine Maßnahme zur Beseitigung eines festgestellten Fehlers.

Korrekturmaßnahme:
Ist eine Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Nichtkonformität, Abweichung oder anderer unerwünschter Situationen.

BRC Global Standard for Food Safety Version 8

Korrektur: 
Eine Maßnahme, um die Ursache einer festgestellten Abweichung zu eliminieren.

Korrekturmaßnahme:
(Keine gesonderte Definition)

ISO 22000:2018 FSSC 22000 4.1

Korrektur:
Maßnahme zur Beseitigung einer erkannten Nichtkonformität

Korrekturmaßnahme:
Maßnahme zum Beseitigen der Ursache einer Nichtkonformität und zum Verhindern des erneuten Auftretens

Wie Sie feststellen können, werden die beiden Begriffe im IFS Food und in der ISO 22000 ähnlich definiert. Der BRC gibt für das Wort Korrekturmaßnahmen keine gesonderte Definition. Im Anforderungskatalog wird im Kapitel 3.7 sowohl von Korrekturen als auch von Korrekturmaßnahmen gesprochen, für die es immer eine Ermittlung der Grundursache geben muss, um gezielte Maßnahmen zu deren Beseitigung festlegen zu können. Man könnte den Unterschied zwischen beiden Begriffen an einem Beispiel erläutern. In einer Betriebsbegehung stellen Sie fest, dass sich an einer Stelle in Ihrem Betrieb eine Fliese von der Wand gelöst hat. Die Korrektur sieht dann vor, dass diese Fliese ersetzt wird. Für die Korrekturmaßnahme wird zunächst gefragt, welche Ursache dieser Mangel hatte. Zum Beispiel könnte die Ursache sein, dass an dieser Stelle schon mehrfach die Wand mit Hubwagen beschädigt wurde. Dann könnte die Korrekturmaßnahme sein, dass Sie einen Rammschutz anbringen, Fahrwege markieren und/oder die Hubwagenfahrer schulen, damit dieser Defekt nicht wieder auftritt. Wenn es sich um Fehler am Produkt handelt, könnte die Korrektur auch sein, dass man das Produkt wieder aufarbeitet oder vernichtet (also Maßnahme zur Lenkung des fehlerhaften Produktes). Um eine Korrekturmaßnahme festlegen zu können, muss nach der Ursache gefragt werden, die mit der Maßnahme beseitigt werden soll.

Unser Tipp
Ausbildung: In unserer Ausbildung IFS / BRC Basiswissen werden Sie mit den Anforderungen des IFS Food und BRC Standards vertraut gemacht und lernen, diese für ein effektives Lebensmittelsicherheitssystem umzusetzen.

Wozu überhaupt Korrekturmaßnahmen?

Korrekturmaßnahmen sollen im Unternehmen dafür sorgen, dass vorgekommene Fehler nicht wiederholt auftreten. Das heißt, dass u.A. durch die Korrekturmaßnahmen der kontinuierliche Verbesserungsprozess angekurbelt wird, der eine wesentliche Grundlage aller Managementsysteme darstellt. Alle im Unternehmen durchgeführten Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen sollen auch in der Managementbewertung durch die Unternehmensleitung bewertet werden. Daher ist es sinnvoll, alle Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen einheitlich zu dokumentieren. Auch ist die kontinuierliche Erfassung und Führung einer Kennzahl zu diesem Thema anzuraten. Hier könnte zum Beispiel bewertet werden: Anzahl aller termingerecht, wirksam umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen in % aller festgelegter Maßnahmen. Das Ziel für diese Kennzahl sollte gegen 100% gehen, z.B. >98%.

Ursachen für die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen

Alle Fehler bzw. Abweichungen, die in den laufenden Prozessen, im Qualitätsmanagementsystem oder an den Produkten vorkommen können, sollen daraufhin bewertet werden, ob Korrekturmaßnahmen notwendig sind. Die Auslöser können zum Beispiel die in der folgenden Abbildung gezeigten Faktoren oder Abläufe sein.

Abb.: Auslöser für Korrekturmaßnahmen

Also, wo immer Sie im Unternehmen Fehler oder Abweichungen entdecken, soll geprüft werden, ob Sie neben Korrekturen auch mit Hilfe von Korrekturmaßnahmen die Ursachen der Fehler beseitigen können oder müssen.

So sollten bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen vorgehen

Dabei gehen Sie so vor, dass Sie nach der Durchführung von Korrekturen zunächst feststellen, welches die Ursache für den Fehler gewesen ist. Nun wird schriftlich eine Maßnahme festgelegt, von der anzunehmen ist, dass die Fehlerursache damit nachhaltig beseitigt werden kann. Wenn kein Softwaretool zur Steuerung von Maßnahmen eingesetzt wird, empfiehlt sich für die Dokumentation und auch die Steuerung der Maßnahmen eine Excel-Tabelle. Diese hat den Vorteil, dass man filtern kann, zum Beispiel nach Auslöser, nach abgearbeiteten oder nach noch offenen Maßnahmen.

In einer Exceltabelle sollte man zunächst alle Maßnahmen durchnummerieren, damit man sie jeweils mit ihrer Nummer benennen kann. Daraufhin trägt man den jeweiligen Auslöser ein, um danach bei Bedarf filtern zu können, z.B. ein bestimmtes Audit. Danach sollten folgende Daten erfasst bzw. festgelegt werden:

• Welche Vorgabedokumente sind eingesehen worden, gegen deren Vorgabe der Fehler entstanden ist?
• Aufgrund welcher Nachweisdokumente ist der Fehler entdeckt worden?
• Art der Abweichung/Beschreibung der Konsequenzen
• Beschreibung der ermittelten Grundursache
• Überlegung, ob auch andere Produkte oder Vorgänge von der Abweichung betroffen sein können
• Festlegung der Korrekturen und/oder Korrekturmaßnahmen
• Verantwortlichkeit der Umsetzung
• Zieltermin  für die vollständige Umsetzung
• Planung der Art der Wirksamkeitsprüfung

Bis hierhin haben wir die Planung der Maßnahmen vorgenommen und dokumentiert. Jetzt sollten wir auch noch in die Tabelle eintragen, an welchem Termin die Maßnahme erledigt wurde. Hier ist es sinnvoll, an das Feld des Erledigungstermins einen Link mit den Nachweisen der Erledigung einzufügen, z.B. Rechnung des Monteurs, Schulungsnachweis oder Ähnliches. Entsprechend der Planung der Wirksamkeit sollte dann auch eingetragen werden, an welchem Termin die Wirksamkeitskontrolle stattgefunden hat. Und auch hier sollte entweder ein Querverweis oder ein Link zu den Nachweisen der Wirksamkeitskontrolle eingefügt werden.

Anforderungen der Lebensmittelsicherheitsstandards an die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen

In allen Managementsystem-Normen und Lebensmittelsicherheitsstandards wird das Thema Korrekturmaßnahmen als eines der wichtigsten Elemente betrachtet. Daher hat der IFS Food das Thema Korrekturmaßnahmen auch als KO-Kriterium definiert. Hier werden folgende Anforderungen gestellt.

• Alle Nichtkonformitäten sollen erfasst werden. Dafür benötigen Sie ein Verfahren, also eine schriftliche Vorgabe, z.B. eine Verfahrensanweisung.
• Bei allen Abweichungen/Nichtkonformitäten sollen schnellstmöglich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.
• Diese müssen eindeutig formuliert und dokumentiert werden
• Es müssen Verantwortlichkeiten und zeitnahe Fristen eindeutig definiert werden.
• Die Dokumentation der Maßnahmen muss sicher aufbewahrt und leicht zugänglich sein.
• Die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen muss überprüft werden.

Ziel der Anforderungen ist es, Wiederholungen von Fehlern/Nichtkonformitäten zu verhindern. Der IFS hat für das Jahr 2015 eine Übersicht der meisten in Zertifizierungsaudits  festgestellten Abweichungen veröffentlicht. Dabei sind zum Beispiel in Deutschland 22 % aller KOs zum Thema Korrekturmaßnahmen vergeben worden. Sie sollten also sehr darauf achten, dass Sie alle Ihre nötigen Korrekturmaßnahmen sicher planen, dokumentieren und termingerecht und wirksam umsetzen.

Gerne teilen wir unser Wissen mit Ihnen, bitte beachten Sie dennoch, dass die Inhalte der Blogbeiträge urheberrechtlich geschützt sind.

Durch die Publizierung der Blogbeiträge sind Sie daher nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen oder zu nutzen. Sie sind weiterhin nicht berechtigt, die Inhalte der Blogbeiträge in eigenständigen Produkten, welche nur die Inhalte der Blogbeiträge selbst beinhalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Weiterhin dürfen Inhalte dieses Blogs auch auszugsweise nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers verwendet werden.
Besten Dank für Ihr Verständnis.