So führen Sie den Benchmarking Prozess richtig und mit dem passenden Benchmarkingpartner durch

“Lernen von den Besten”. Dieser kurze Satz bringt die Idee des Benchmarking auf den Punkt. Sollen das Unternehmen sowie seine Prozesse besser aufgestellt werden, kommt man um Benchmarking kaum herum. Das Benchmarking Ziel lautet dabei, die Leistungslücke zu den branchenführenden Unternehmen durch einen Vergleich mit den Besten zu erkennen und systematisch zu schließen. Erfolgreiche Methoden sowie Prozesse von ausgewählten Benchmarkingpartnern werden identifiziert, kennengelernt und übernommen. Mittels Benchmarking gelingt die dauerhafte Sicherstellung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit in sich ständig ändernden Märkten. Laut der Studie „Management Tools and Trends 2011“ der Unternehmensberatung Bain & Company in München, für deren Erstellung über 11.000 Entscheider quer durch alle Branchen befragt wurden, ist das Benchmarking eines der meistgenutzten Managementinstrumente in Europas Unternehmen. In diesem Beitrag möchten wir uns ansehen, was Benchmarking bedeutet, welche Vorteile es bietet  und vor allem, wie der Benchmarking Prozess aussieht.

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Benchmarking heißt messen, vergleichen, lernen, verbessern

Der Benchmarking Prozess bedeutet, die relevanten Erfolgskriterien ermitteln und messen, sich mit Wettbewerbern vergleichen, sowie aus den Ergebnissen lernen und Maßnahmen umsetzen, um sich zu verbessern. Benchmarking unterstützt Sie bei dem Prozess der Überleitung Ihres Unternehmens in eine “lernende Organisation” durch folgende Vorteile:

• Durch den Vergleich mit anderen ggf. leistungsfähigeren Unternehmen wird eine kreative Unzufriedenheit erzeugt.
• Die Notwendigkeit der Leistungssteigerung wird nicht vom Management vorgegeben, sondern erschließt sich aus dem Ergebnis des Benchmarkings.
• Das Benchmarking zeigt den Mitarbeitern nicht die theoretisch möglichen, sondern die praxiserprobten Lösungswege auf.

Benchmarking kann als interner Vergleich, etwa zwischen ähnlichen Herstellungsprozessen, angelegt sein oder extern als Wettbewerber-Benchmarking durchgeführt werden. Neben den direkten Wettbewerbern ist ebenfalls der Vergleich mit Organisationen, die vergleichbare Aufgaben im selben technologischen Umfeld ausführen, gewinnbringend.

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Die Stufen einer Benchmarking Analyse

Das Vorgehen eines Benchmarking-Projekts wird in der Literatur unterschiedlich beschrieben. Die Vorgehensmodelle unterscheiden sich zwar in der Bezeichnung und Anzahl der Phasen, jedoch entsprechen diese inhaltlich weitgehend dem hier visualisierten und beschriebenen Ablauf.

Die 1. Phase im Benchmarking Prozess beginnt mit der Beschreibung der Benchmarking-Aspekte und des Leistungsniveaus

Mit dem Start eines jede Benchmarking Prozesses muss festlegt werden, was überhaupt verglichen werden soll. Die Auswahl der Benchmarking Aspekte muss dabei aus der Perspektive der übergeordneten strategischen Unternehmensziele erfolgen. Die folgenden Fragestellungen schaffen Klarheit:

• Welches sind die strategischen Ziele des Unternehmens?
• Welches sind die hierfür relevanten Erfolgsfaktoren?
• Welche Schwachstellen müssen schließlich im Interesse der strategischen Ziele behoben werden?

Das ausgewählte Benchmarking-Objekt im eigenen Unternehmen wird dann detailliert untersucht sowie dokumentiert. Davon lassen sich geeignete Kennzahlen ableiten, um das gegenwärtige Leistungsniveau festzustellen.

In der 2. Phase wählen Sie Ihren Benchmarking-Partner und den Benchmark aus

In dieser Phase geht es darum (einen oder mehrere) geeignete Benchmarking-Partner zu finden. Die Vorgehensweise ist etwas von der Durchführung des Benchmarkings abhängig:

Offenes Benchmarking
Hier kann die Partnersuche entweder vom Unternehmen selbst oder unter Einschaltung von speziellen Vermittlungsstellen, wie zum Beispiel Internetportale, erfolgen.

Verdecktes Benchmarking
Diese Variante erfordert die Zwischenschaltung von sogenannten Clearingstellen, über die alle Daten anonymisiert ausgetauscht werden. Dies ist im Prinzip auch der einzige Weg, um mit Wettbewerbern ein Benchmarking durchzuführen. Natürlich ist dann nicht bekannt, von welchem Unternehmen die Daten stammen.

Damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, müssen Sie ggf. vorhandene Differenzen durch Standortfaktoren, Mitarbeiterzahl, Marktbedingungen usw. aufdecken sowie mit einem Bezug auf eine gemeinsame Basis „normalisieren“.

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Während der 3. Phase der Durchführung einer Benchmarking Analyse werden Leistungsdaten erfasst und verglichen

Wichtig vor dem Start der Aktion ist die Auswahl geeigneter Methoden und Tools zur Datenerhebung, die im Falle eines verdeckten Benchmarkings durch die Clearingstelle erfolgt:

• Fragebogen,
• Interview,
• direkte Beobachtung, usw.

Die Vorbereitung der Datenerhebung und ein Verhaltenskodex stellen sicher, dass das Benchmarking nicht zum „Industrie-Tourismus“ verkommt. Mit den normalisierten Daten können Sie nun vorhandene Leistungsunterschiede ausmachen. Dort, wo signifikante Unterschiede vorliegen, muss herausgefunden werden, was der Benchmarking-Partner anders macht als man selbst und dadurch eine höhere Leistung erzielt.

Die 4. Phase im Benchmarking Prozess dient der Überprüfung der Datenbasis überprüfen und Identifikation von Ursachen

Im nächsten Schritt sind die Ursachen für die unterschiedlichen Vorgehensweisen mit geeigneten Methoden bzw. Verfahren zu bestimmen, wie z.B.:

• Ablaufdiagramme der Prozesse,
• Ursache-Wirkungs-Diagramme, usw.

Ziel dieser Analyse-Phase ist die Darstellung der Faktoren, die den Benchmarking-Partner die höhere Leistung erzielen lassen.

Prozesse optimieren und Umsetzung kontrollieren als 5. Phase im Benchmarking Projekt

Zum Abschluss müssen die Ergebnisse der Phasen 1 bis 4 im eigenen Unternehmen umgesetzt werden. Unter Einbeziehung der neuen Erkenntnisse passen Sie die Prozesse an und testen sie schließlich in einem Pilotbereich. Die unternehmensweite Umsetzung wird durch einen dezidierten Implementierungsplan, der die Durchführung sowie Kontrolle der Wirksamkeit beinhaltet, unterstützt. Im letzten Schritt sollten die Erkenntnisse (lessons learned) in einer Abschlussdokumentation der Benchmarking-Studie zusammengefasst werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Benchmarking Analyse,
Ihr Reinhold Kaim

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