Reduzieren Sie den Frust des Suchens und optimieren Sie die Ablage von EDV-Dokumente durch ein sinnvolles EDV Ablagesystem.

Eine aktuelle Statistik von PricewaterhouseCoopers besagt, dass in einem durchschnittlichen Unternehmen rund 3 Prozent der Geschäftsdokumente falsch abgelegt werden. Eines von 20 Dokumenten bleibt sogar gänzlich verschollen, obwohl für die Suche nach einem verlorenen Dokument bis zu 90 Euro ausgegeben werden. Suchen kosten leider unnötig Geld! Die Ursachen hierfür sind vielschichtig: Steigende Informationsflut, weiter anwachsende Bürokratie, nicht beherrschte technologische Möglichkeiten und unklare oder nicht vorhandene bzw. nicht gelebte Ablagerichtlinien. Die umfangreichsten Dateiordner tragen typischerweise Titel wie „Allgemein“ oder „Diverses“. Diese Bezeichnungen stehen häufig synonym für das „Datei-Jenseits“. Der folgende Text soll hierfür Alternativen aufzeigen.

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Es ist nicht „meine oder deine“ Ablage, es ist unsere Ablage

Eine unsystematische Ablage oder eine Ablage, die jeder Mitarbeiter nach seinen eigenen Vorstellungen einrichtet, kostet die Mitarbeiter Zeit und damit das Unternehmen Geld und vielleicht sogar Kunden. Denn wer zu spät dran ist, weil er bei Anfragen, Angeboten und Reklamationen erst lange suchen muss, den bestraft das Leben. Ein erfolgreiches Ablagesystem muss für Sie und Ihre Mitarbeiter allgemein verständlich zwei Fragen beantworten:

• Wo speichere ich meine Information?
• Wo finde ich die Information wieder?

Die Ordnungsmerkmale stellen die erste Hürde bei der einheitlichen Ablagesystem Gestaltung dar, da es schließlich eine Vielzahl von Möglichkeiten gibt:

• Sachbearbeiter bzw. Team,
• Bezugspersonen (Kunden, Lieferanten, …),
• Erstellzeitpunkt (Datum),
• Versandart/Empfangsart (Brief, Fax, Mail),
• Dokumententräger (Papier, PC-Festplatte, CD, USB-Stick),
• Gegenstand (Produkt, Projekt, Seminar),
• Workflow bzw. Prozessschritt (Kundenanfrage, Angebot, Rechnung, …) uvm.

Bereits bei dieser unvollständigen Aufzählung wird deutlich, wie unterschiedlich Mitarbeiter Dokumente ablegen würden, könnte jeder ein anderes Kriterium anwenden. Es würde ein (Such-) Chaos entstehen. Das Ziel muss somit lauten Strukturen zu schaffen, die eine systematische EDV Ablage ermöglichen und von allen Anwendern verstanden werden. Ist dies der Fall, muss allen Mitarbeitern verdeutlicht werden, dass die Verantwortung für das funktionierende Ablagesystem auf allen Schultern gemeinsam liegt.

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Die Idee einer High Level Structure (HLS) hat die ISO nicht gepachtet

Wer die aktuelle Entwicklung im internationalen Normenwesen verfolgt stellt fest, dass für alle neuen ISO-Normen einheitliche Begriffe und Texte sowie eine standardisierte Struktur der Normabschnitte in Form der HLS vorgegeben wurde. Ziel dieser Maßnahmen ist es, die Integration unterschiedlicher Managementsysteme zu erleichtern. Nutzer finden sich in unterschiedlichen Normen nun viel schneller zurecht, da z.B. Führungsthemen immer im selben Abschnitt mit identischen Begrifflichkeiten auffindbar sind. Standardisierte Ablagesystem Strukturen folgen dem selben Ziel. Der Nutzen einer einheitlichen Ordnerstruktur zeigt sich spätestens bei einer spontanen Krankheitsvertretung ohne vorherige Übergabe da die Vertretung sofort weiß, wo die relevanten Dokumente liegen.

Sorgen Sie zuerst für eindeutige Regeln der Dateibenennung

Um bei der Dokumentensuche relevante und aktuelle Dokumente auf den ersten Blick durch deren Bezeichnung identifizieren zu können, sollten alle Dokumente nach einem definierten Standard benannt werden. Dieser Standard gibt vor, wie sich ein Dateiname zusammensetzt und welche Konventionen bei der Festlegung zu berücksichtigen sind. Typische Konventionen wären:

• Nur Kleinschreibung plus Unterstriche.
• Keine Umlaute und Sonderzeichen.
• Bei zweistelligen Ziffern bis 9 immer eine führende „0“.
• Endversionen von Dokumenten haben keinen Namenszusatz mehr.

Wird ein Datum mit dem Format „JJMMTT“ vorangestellt, dann sortiert Windows die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung und das neueste Dokument ist sofort auffindbar. Der Dateiname sollte nur Abkürzungen enthalten, die entweder schon vorher im Rahmen des Durchklickens durch Ordner als ausgeschriebenes Wort durchlaufen wurden oder allgemein bekannt sind.

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Die Basis einer transparenten Ablagestruktur ist ihre Ablagelogik

Die Aufgabe besteht nun darin, die Dokumente logisch zu gruppieren, damit zusammenhängende Themen und Dokumente nicht quer verstreut in irgendwelchen Ordnern abgelegt werden. Das Problem dabei ist, dass Dokumente innerhalb eines Ablagesystems in der Regel nicht nur einem einzigen Merkmal bzw. Stichwort zugeordnet werden können. Und damit beginnt bereits das Dilemma der Zuordnungsentscheidung und später des Wiederfindens. Die Lösung für dieses Dilemma lautet „prozessorientiertes Ablagesystem“.

Mit dieser Idee wird der Logik Rechnung getragen, Dokumente dem Vorgang entsprechend abzulegen, in dem diese entstanden sind. Das oberste Ablagemerkmal ist der Prozess bzw. der zu Grunde liegende Vorgang. Der Sinn dieser Ablagesystematik liegt in der Arbeitsweise des menschlichen Gehirns, Zusammenhänge am besten zu erinnern. Der Zusammenhang, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde, ist Monate oder Jahre später noch präsent. Aussagen, wie „Daran kann ich mich gut erinnern, da war doch unser Service wegen …“ beweisen dies.

Die Struktur der obersten Ablageebene lässt sich am besten von der Prozesslandkarte ableiten, indem für jeden Geschäftsprozess ein EDV-Ordner erstellt wird. Die zweite Ebene der Ablagestruktur bilden nun die groben Schritte des jeweiligen Prozesses, wie z.B. für einen Vertriebsprozess dargestellt:

• Markt analysieren,
• Neukunden akquirieren,
• Angebote ausarbeiten,
• Verträge abschließen,
• Kunden betreuen,
• Reklamationen bearbeiten.

Bei einer großen Fülle an Informationen sollte ggf. noch eine dritte Ordnerebene eingefügt werden. Je nach Organisation sind hier unterschiedliche Strukturen denkbar. Für einen Vertriebsbereich könnte sich die folgende beispielhafte Struktur eignen:

• Produkte oder Produktgruppen,
• Projekte bei Einzelfertigung,
• Kunden oder Kundengruppen,
• Mitarbeiter oder Teams, die unterschiedliche Produkt- oder Kundengruppen betreuen,
• Märkte oder Regionen,
• Zeiträume (Jahre, Quartale, …) usw.

Wichtig ist, dass zusammengehörige Vorgänge ganzheitlich abgelegt werden und zuerst Oberbegriffe und dann detaillierte Unterbegriffe gebildet werden. Mit dieser Vorgehensweise schaffen Sie sich einen prozessorientierten Wissensspeicher, auf den Sie bei Bedarf immer zugreifen können.

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Begrenzen Sie den Overflow durch regelmäßige Archivierung

„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“ hat Kurt Tucholsky einmal sehr treffend geäußert. Natürlich ist diese Aussage differenziert zu betrachten. Es ist jedoch grundlegend sinnvoll, Regelungen für die Archivierung zu treffen.

Eine Möglichkeit ist, die Struktur (z.B. der Ablage des Vertriebsprozesses) nochmals parallel auf einer anderen Partition mit dem Namen Archiv zu erstellen. In dieses Archiv werden Vorgänge ab einem bestimmten Datum, z.B. alle zwei Jahre verschoben, damit der Überblick in der aktuellen Ablage nicht verloren geht. Benötigt jemand etwas aus der Archivstruktur, kann dies wieder in das Ablagesystem verschoben werden.

Die Schwelle vor dem elektronischen oder mechanischen Papierkorb stellen nun noch die Aufbewahrungsfristen dar. Im Fall des Vertriebsprozesses könnte z.B. eine Festlegung auf 6 Jahre getroffen werden. Eine Alternative zur Löschung wäre die Auslagerung auf eine Bandsicherung.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen bei der Umsetzung.
Ihr Reinhold Kaim

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