Prüfstatus im Qualitätsmanagement ISO 9001 – So sorgen Sie für eine eindeutige Q-Kennzeichnung
Der Prüfstatus im Qualitätsmanagement ist ein alter Hut. Die Revision der ISO 9001 von 1994 widmete diesem Begriff mit dem Kapitel 12 eines von 20 Kapiteln, die nach dem damaligen Modell die Vorgaben für ein Qualitätsmanagementsystem beschrieben. Die Norm forderte, dass eine Kennzeichnung die Konformität oder Nichtkonformität des Produktes im Hinblick auf durchgeführte Qualitätsprüfungen aufzeigen muss. Diese Kennzeichnung des Prüfstatus musste überall während der Produktion, Montage und Wartung beibehalten werden. Wenn wir uns etwas intensiver mit der ISO 9001:2015 beschäftigen, finden wir diese Forderung immer noch, jedoch nicht mehr in einem eigenen Abschnitt, sondern etwas „versteckt“ im Abschnitt 8.5.2 „Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit”. Da die neue Norm die Kennzeichnung der Produkte in Hinsicht des Qualitätsstatus also immer noch fordert, sollte ein Unternehmen sich Gedanken zum Thema „Prüfstatus im Qualitätsmanagement“ machen, wie dies in die Praxis umgesetzt werden kann. Im folgenden Beitrag finden Sie eine Darstellung, welchen Status ein Produkt typischerweise einnehmen und mit welchen Möglichkeiten eine Kennzeichnung der Produkte durchgeführt werden kann.
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Der Prüfstatus bzw. Produktstatus kennzeichnet keinen Zustand
Zu den Zeiten der ISO 9001:1994 bezog sich der Prüfstatus nur auf Produkte. Mittlerweile wird er für jede Art von Einheiten benutzt, d.h. auch für Dienstleistungen. Für alle zu betrachtenden Einheiten bezeichnet der Prüfstatus deren Zustand bezüglich der Situation, welche Prüfung an dieser Einheit durchgeführt wurde und wie das Prüfergebnis einzustufen ist. Die Kennzeichnung des Prüfstatus, z.B. von Produkten mit einer Gesperrt-Prüfplakette soll verhindern, dass ein Produkt mit einem mangelhaften Zustand ungewollt weiterbearbeitet oder ausgeliefert wird. Vom Wareneingang bis zum Versand der Produkte oder bis zur Abnahme der Dienstleistung muss eine Kennzeichnung der Einheiten erfolgen, um deren Zustand eindeutig erkennen zu können.
Unser Tipp
Ausbildung: In der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 erlangen Sie fundierte Kenntnisse über die ISO 9001 und lernen, wie Sie deren Anforderungen in Ihrem Qualitätsmanagementsystem umsetzen.
Produkt- und Prüfstatus im Qualitätsmanagement – Typische Zustände von Produkten
In der folgenden Tabelle sehen Sie eine Übersicht zu typischen Zuständen von Einheiten (Produkte / Dienstleistungen), die im Bereich Entwicklung, Wareneingang, Fertigung und Montage mit dem Produktstatus gekennzeichnet werden.
| Prozess / Produktstatus | Entwicklung | Wareneingang | Fertigung | Montage |
| Prüfung steht aus | Nach Anlieferung bis Weiterbearbeitung | Nach einem Bearbeitungsschritt, vor Prüfung | Nach Montageende bis Endprüfung | |
| Geprüft, i.O. | Nach Verifizierungs- u. Validierungsschritten | Nach zufriedenstellender WE-Prüfung | Nach zufriedenstellender Fertigungsprüfung | Nach zufriedenstellender Endprüfung |
| Gesperrt, fehlerhaft | Nach unzufriedener WE-Prüfung | Nach erkanntem Bearbeitungsfehler | Nach erkanntem Montagefehler | |
| Versandfreigabe (zum Kunden) | ||||
| Kunden-/ Lieferanteneigentum | Im Falle beigestellter Teile, Stoffe, Prüfmittel | Im Falle beigestellter Transportmittel | Im Falle beigestellter Teile, Stoffe, Prüfmittel | Im Falle beigestellter Teile, Stoffe, Prüfmittel |
| Muster | Im Rahmen von Lieferantenfreigabe | Im Rahmen von Fertigungsprüfungen | Im Rahmen von Montageprüfungen | |
| Erstmuster | Im Rahmen der Validierungsschritte | Im Rahmen von Fertigungsfreigaben | Im Rahmen von Montagefreigaben | |
| Reklamation (extern) | Nach Annahme zurückgesendeter Produkte | |||
| Nacharbeit | Bei behebbaren Fehlern der Lieferungen | Bei behebbaren Bearbeitungsfehlern | Bei behebbaren Montagefehlern | |
| Ausschuss | Bei nicht behebbaren Fehlern der Lieferungen | Bei nicht behebbaren Montagefehlern | Bei nicht behebbaren Montagefehlern | |
| Herabgestuft (z.B. 2. Wahl) | Nach Prüfung mit entsprechendem Fehlermerkmal |
Unser Tipp: Die Begriffe High Level Structure und Qualität unter der Lupe
Sie sind in der letzten zeit sicherlich über den Begriff High Level Structure bzw. HLS gestolpert. Aber wissen Sie auch, was man hierunter versteht? In den folgenden Videos möchten wir Ihnen die High Level Structure der ISO 9001 vorstellen und Ihnen in diesem Zusammenhang auch die Frage „Was ist Qualität“ beantworten.
Der Produkt- und Prüfstatus im Bereich Lager, After Sales und Dienstleistung
In der folgenden Tabelle sehen Sie eine Übersicht zu typischen Zuständen von Einheiten (Produkte / Dienstleistungen), die in den Bereichen Lager, After Sales und Dienstleistung mit dem Produktstatus gekennzeichnet werden.
| Prozess / Produktstatus | Lager, Warenausgabe | After Sales Service vor Ort | Dienstleistung |
| Prüfung steht aus | Nach Dienstleistungsaktivitäten bzw. am Ende vor Prüfung | ||
| Geprüft, i.O. | Nach durchgeführter Nachbesserung | Nach zufriedenstellender Abnahme der Dienstleistung | |
| Gesperrt, fehlerhaft | Nach Erfassung eines Schadens, vor Bewertung | Nach erhaltener Kundenreklamation, vor Prüfung | Nach erkanntem Fehler im Dienstleistungsprozess |
| Versandfreigabe (zum Kunden) | Nach zufriedenstellender Endprüfung | Nach zufriedenstellender Endprüfung | |
| Kunden-/ Lieferanteneigentum | Im Falle beigestellter Transportmittel | Während des gesamten Dienstleistungsprozesses | |
| Muster | Im Rahmen von Musterlieferungen | Im Rahmen von Dienstleistungsprüfungen | |
| Erstmuster | Im Rahmen von Dirnstleistungsfreigaben | ||
| Reklamation (extern) | Nach nicht erfolgreicher Kundenabnahme | ||
| Nacharbeit | Bei behebbaren Fehlern | Bei behebbaren Fehlern | Bei behebbaren Fehlern |
| Ausschuss | Bei nicht behebbaren Fehlern | Nicht behebbaren Schäden am Kundeneigentum | |
| Herabgestuft (z.B. 2. Wahl) | Nach Prüfung mit entsprechendem Fehlermerkmal |
Der Ort der Q-Kennzeichnung der Produkte ist unterschiedlich
Wo oder wie die Kennzeichnung des Prüfstatus bzw. Produktstatus erfolgt, ist von der jeweiligen Einheit und Verarbeitungssituation abhängig:
- An der Einheit selbst, z.B. durch Beschriftung der Einheit
- Auf einem Träger, der an der Einheit angebracht ist z.B. mittels RFID-Chip
- An Transporteinheiten, z.B. an Transportbehältern oder der Verpackung
- Auf einem Begleitpapier, welches der Einheit zugeordnet ist, z.B. auf dem Fertigungsauftrag
- Durch eine Positionierung der Einheit nach ihrem Status, z.B. nach einem Lagerort bzw. Lagerbereich
- In der Datenverarbeitung eines EDV-Systems, z.B. durch Regelungen der Zugreifbarkeit (verfügbarer Bestand)
- In sonstiger geeigneter Weise, z.B. mittels Farb- oder Symbolkennzeichnung
Falls die Kennzeichnung nicht direkt am Produkt oder am Objekt der Dienstleistung erfolgt, muss sichergestellt werden, dass die Zuordnung zu den entsprechenden Unterlagen gegeben ist. Zur Identifizierung sind dann, immer in Verbindung mit dem jeweiligen Änderungsstand, eindeutige Bezeichnungen erforderlich, wie
- Auftragsnummern,
- Komissionsnummern,
- Projektnummern oder
- Sach- oder Teilnummern.
Die Festlegungen zur Art der Kennzeichnung des Prüfstatus sollten im Zusammenhang mit der Festlegung der Verfahren zur „Lenkung von Fehlern“ und „Überwachung und Messung“ sowie „Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit“ erfolgen. Weiterhin sind einige wertschöpfende Tätigkeiten im Qualitätsmanagementsystem stark mit dem Prüfstatus verknüpft, wie die nachstehende Tabelle zeigt. Damit eine versehentlich vergessene Kennzeichnung nicht zu Fehlern führt, könnte im Qualitätsmanagement festgeschrieben werden, dass nicht gekennzeichnete Einheiten (Produkte, Behälter, usw.) aufgrund des unklaren Status immer als gesperrt gelten und nicht weiterverarbeitet, versandt oder an den Kunden übergeben werden dürfen.
Achtung bei der Versandfreigabe zum Kunden:
Die DIN EN ISO 9001 fordert, dass die Freigabe von Produkten und Dienstleistungen zum Kunden erst nach zufriedenstellender Umsetzung der geplanten Vorgaben erfolgen darf und die Rückverfolgbarkeit zu Personen ermöglicht, die die Freigabe autorisiert haben!
Und nun, viel Erfolg bei der Umsetzung!
Ihr Autor Reinhold Kaim
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