Was müssen Sie bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems beachten?

Die Einführung eines Umweltmanagementsystems stellt Unternehmen und speziell die hierfür beauftragten Mitarbeiter oftmals vor eine große Herausforderung. Dabei gilt es, sich zunächst in die Materie eines Umweltmanagementsystems einzuarbeiten und alle Forderungen der Zertifizierungsnorm zu erfüllen. Im Vergleich zu einem QM-System wird dabei ein UM-System oftmals unterschätzt, speziell die Erfassung, Überprüfung und Bewertung der rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen sind ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand. Bereits beim Aufbau des Systems werden dabei oftmals Fehler gemacht, welche im Nachhinein meist schwer zu korrigieren sind. Ein systematisches Vorgehen mit einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Terminen kann hier einen roten Faden darstellen, um das Ziel der erfolgreichen Implementierung eines schlanken, praxisorientierten und nutzbringenden Umweltmanagementsystems bestmöglich zu erreichen.

Warum benötigen wir ein UM-System?

Jedes Unternehmen, welches ein UMS einführen möchte, verfolgt ein spezielles Ziel. Dies kann sehr unterschiedlich sein. Fragt man Unternehmen nach dem Hauptgrund, so wird oftmals die Kundenforderung genannt; „Ein wichtiger Kunde möchte, dass wir uns zertifizieren lassen, also müssen wir das jetzt wohl machen …“. In einem solchen Fall kann nur gehofft werden, dass dies nicht der einzige Grund ist! Der Sinn und das Verständnis für ein Umweltmanagementsystem ist nämlich untrennbar mit den hierzu zur Verfügung stehenden Ressourcen verknüpft. Bevor die Ressourcen an Personal, Infrastruktur und sonstigen Kosten also definiert werden, ist es unumgänglich, sich zu überlegen, welchen Nutzen und welchen Mehrwert ein UMS für das Unternehmen darstellt.

Planungsphasen einer erfolgreichen Implementierung des UM-Systems

1. Schritt – INFORMATIONSPHASE
Informationen können auf den unterschiedlichsten Wegen eingeholt werden. Hierzu kann Fachliteratur studiert oder es können Informationsveranstaltungen oder Seminare besucht werden. Auch ein Informationsaustausch mit Unternehmen, welche bereits ein Umweltmanagementsystem besitzen, ist oftmals geeignet, einen ersten Überblick der abzuleitenden Aufgaben, Tätigkeiten und entstehenden Kosten zu erhalten. Die Vor- und ggf. Nachteile sollten dabei abgewogen und schriftlich in einer Pro- und Contra-Liste definiert werden.

2. Schritt – ENTSCHEIDUNGSPHASE
Nach dem gründlichen Abwegen des „Für und Widers“ muss sich die Leitung bewusst dafür oder dagegen entscheiden, ein UMS zu implementieren. Nach der Entscheidung für die Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001 müssen nun in den nächsten Schritten der Ablauf, die Zuständigkeiten und Termine festgelegt werden. Grundsätzlich sollte ebenfalls entschieden werden, ob die Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001  ausschließlich mit eigenen Mitarbeitern oder externer Unterstützung durchgeführt werden soll. Beides hat Vor- und Nachteile. Ein großer Vorteil bei der externen Unterstützung ist die Abdeckung des erhöhten Arbeitsaufwandes in der Aufbau und Einführungsphase. Der in dieser Zeit erhöhte Arbeitsaufwand kann durch externe Berater abgefedert werden, so dass der Betriebsablauf und die Dauerarbeiten der internen Mitarbeiter nicht gestört werden. Ein Einführungsprojekt mit internen Mitarbeitern durchzuführen hat den Vorteil, dass Betriebsabläufe und Ansprechpartner bereits bekannt sind, dies ist speziell bei der Führung von Integrierten Managementsystemen von Vorteil. Eine oft bewährte Umsetzungsmöglichkeit ist eine Mischung aus externen und internen personellen Ressourcen. Erfahrene Berater analysieren und implementieren dabei die Prozesse zusammen mit den internen Mitarbeitern, so wird das System praxisorientiert und normkonform.

3. Schritt – TEAMBILDUNG
Nach dem bewussten Entschluss der Leitung zur Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001  werden im nächsten Schritt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Bitte denken Sie daran, dass die Einführungsphase einen deutlich erhöhten Arbeitsaufwand verursacht, weshalb diese Phase oftmals mit externer Unterstützung durchgeführt wird. Alle internen Mitarbeiter benötigen die Zeitressourcen, um einerseits das UM-System so zu integrieren, dass dies, wenn möglich, ohne größere Unterbrechungen erfolgen kann, andererseits muss meistens parallel die „normale Arbeit“ weiterlaufen, ohne dass diese darunter leidet. Es hat sich bewährt, den späteren UM-Beauftragten,  welcher sich speziell bei der Führung um die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Systems kümmert und hierzu von der Leitung beauftragt wurde, auch bereits in der Aufbauphase von Beginn an Umweltmanagementfederführend zu berücksichtigen.

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Bereits bei der Erfassung und Bestandsaufnahme der Prozesse ergeben sich oftmals Informationen, welche der UM-Beauftragte bei der späteren Führung und Koordinierung der Managementarbeiten wissen sollte. Aus diesem Grund nimmt der UM-Beauftragte und dessen Stellvertreter direkt zu Beginn des Projektes eine Führungsrolle ein und stimmt mit den jeweiligen Vorgesetzten der einzelnen Organisationseinheiten ab, wer in welcher Abteilung bzw. welchem Unternehmensprozess als Ansprechpartner beim Aufbau des UM-Systems fungieren soll. Da nicht immer alle Mitarbeiter von Beginn an über die Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001  informiert sind, hat sich in der Praxis eine kurze Kick-Off-Veranstaltung zum Thema bewährt. Hier wird allen Mitarbeitern, welche zum Gelingen des UM-Projektes und der wirksamen Führung beitragen können, kurz erläutert, wie der Grundgedanke, die resultierenden Arbeiten und der geplante Ablauf zur Erreichung der Ziele ist. Oftmals übernimmt die Unternehmensführung dabei die Einleitung und übergibt an den von der Leitung benannten UM-Beauftragten, welcher die Detailinformationen vermittelt. Dies hat auch einen psychologischen Nutzen, da die Leitung so repräsentiert, dass sie voll hinter dem System steht, welches die folgende Arbeit für den UM-Beauftragten deutlich erleichtert.

Was fordert die Norm und was bedeutet dies für die Umsetzung?

Die ISO 14001 fordert grob, dass die Organisation ein Umweltmanagementsystem einführen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und ständig verbessern muss. Da das Managementsystem der Organisation angemessen sein muss, sollte also im ersten Schritt genau mit der Leitung definiert werden, was durch die Implementierung des UM-Systems erreicht werden soll.

4. Schritt – ERSTELLUNG DER UMWELTPOLITIK
Die Ausrichtung des UM-Systems wird durch die Unternehmensleitung anhand der Umweltpolitik dokumentiert. In der Umweltpolitik wird dabei festgelegt, welche unternehmensspezifischen Ziele das Unternehmen erreichen möchte und wozu sich dieses verpflichtet. Die Politik sollte dabei nicht zu spezifisch sein, die umweltrelevanten Aspekte und die von der Norm geforderten Inhalte jedoch so abbilden, dass sich alle Mitarbeiter hiermit identifizieren können und so die vorgegebene Umweltpolitik jeder für seine spezifischen Tätigkeiten anwenden und umsetzen kann.

Planungsphase (Plan)

5. Schritt – PROJEKTPLANUNGSPHASE
Die Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001  ist nichts Anderes als ein Projekt und sollte auch genauso behandelt werden. Die Projektleitung erstellt hierzu einen Projektplan mit „Meilensteinen“ bis wann, wer, welche Arbeiten umsetzen soll. Bitte beachten Sie hierbei eine logische und zeitoptimierte Reihenfolge, um die Arbeiten und damit verbundene, eingesetzte Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Nach der Festlegung des Projektplans ist es sinnvoll, diesen mit der Leitung abzustimmen und durch die Leitung formal freigeben zu lassen.

Da die Leitung die Ressourcen zur Einführung Umweltmanagementsystem ISO 14001  gemäß Normforderung zur Verfügung stellen muss, ist dies auch im Sinne der Norm und beugt Missverständnissen bei der Umsetzung vor. Nach dem Beginn des UM-Projektes sollten regelmäßige Projekttreffen durchgeführt werden, in welchen der aktuelle Stand erörtert wird. Auch Terminverschiebungen sollten hier abgestimmt werden, da sich hieraus oftmals auch Verschiebungen für den weiteren Projektablauf ergeben.

6. Schritt – BESTANDSAUFNAHME
Zu Beginn des UM-Projektes sollte zunächst eine fundierte Bestandsaufnahme bzw. Ist- Analyse erfolgen. Dabei wird entschieden, welche bereits vorhandenen Elemente, Prozesse und ggf. Dokumentationen mit in das UM-System integriert werden und beim Aufbau des Systems berücksichtigt werden sollen. Die Bestandsaufnahme bzw. Umweltbetriebsprüfung muss dabei sehr gründlich und vollständig durchgeführt werden, da Lücken bei der Ist-Analyse meist bei der späteren Aufnahme deutlich zeit- und arbeitsaufwändiger nachgeholt werden müssen.

7. Schritt – UMWELTASPEKT
Bei der Ermittlung und Bewertung der direkten und indirekten Umweltaspekte werden unter festgelegten Kriterien die im Unternehmen vorhandenen Umweltaspekte so erfasst und bewertet, dass die bedeutenden Umweltaspekte herausgearbeitet und anschließend, wenn möglich, kontinuierlich verbessert werden.

8. Schritt – RECHTLICHE VERPFLICHTUNG & ANDERE ANFORDERUNGEN
Die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen ist die zentrale Forderung eines Umweltmanagementsystems, egal ob es die allgemeine Gesetzgebung oder spezielle Genehmigungen sind. Die Umsetzung erfolgt oftmals durch die Anwendung von Rechtsund Genehmigungskatastern. Eine regelmäßige Bewertung muss ebenfalls durchgeführt und nachweislich umgesetzt werden.

9. Schritt – FESTLEGUNG VON UMWELTZIELEN/-PROGRAMMEN
Um die bedeutenden Umweltaspekte zu verbessern, müssen umweltrelevante Ziele und Programme festgelegt und bearbeitet werden. Hierzu müssen die jeweiligen Verantwortlichkeiten, Mittel und Termine in den Zielen und Programmen festgelegt werden.

Verwirklichung im Betrieb (Do)

10. Schritt – AUFGABEN, VERANTWORTLICHKEIT, BEFUGNISSE, PERSONAL, SCHULUNG
Damit alle umweltrelevanten Prozesse stets so ablaufen, wie sie geplant wurden, müssen alle Arbeiten und Zuständigkeiten eindeutig  festgelegt, beschrieben und ggf. benannt werden. Sollten hier Defizite bestehen, müssen diese ebenfalls, wie die regelmäßigen Unterweisungen, mit im Schulungsplan einbezogen werden.

11. Schritt – KOMMUNIKATION, DOKUMENTATION, ABLAUFLENKUNG
Zur Führung des UM-Systems müssen alle externen und internen Kommunikationsprozesse festgelegt werden. Alle zum Managementsystem zugehörigen Vorgaben und Dokumente müssen dabei in die Dokumentenlenkung einbezogen werden. Umweltrelevante Aufzeichnungen müssen dokumentiert und für festgelegte Zeiträume archiviert werden.

12. Schritt – NOTFALLVERSORGUNG UND GEFAHRENABWEHR
Eine sehr wichtige und ggf. im Anwendungsfall für Mensch und Umwelt besonders nützliche Normforderung ergibt sich aus der Notfallorganisation des Unternehmens. In speziellen Notfallplänen werden hier einzuleitende Sofortmaßnahmen beschrieben, um einen Schaden für die Umwelt bestmöglich gering zu halten.

Überprüfung (Check)

13. Schritt – ÜBERWACHUNG UND MESSUNG
Überwachung und Messung Alle umweltrelevanten Arbeitsabläufe müssen überwacht und ggf. gemessen werden. Die Erfassung von Messeinrichtungen muss dabei mit überwachten und stets richtig messenden Gerätschaften erfolgen, wobei die Aufzeichnungen mind. entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert werden müssen.

14. Schritt – INTERNE AUDITS, NICHTKONFORMITÄTEN, KORREKTRUR- UND VORBEUGEMASSNAHMEN
Wie in jedem Managementsystem müssen auch im Bereich Umwelt interne Audits geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Mögliche Nichtkonformitäten müssen analysiert und durch Korrektur-/Vorbeugemaßnahmen wirksam umgesetzt werden.

Managementbewertung (Act)

15. Schritt – MANAGEMENTBEWERTUNG
Wie auch bei der Umsetzung von Korrektur und Vorbeugemaßnahmen aus Audits oder weiteren Nichtkonformitäten müssen auch negative Bewertungen aus dem Review durch geeignete Maßnahmen behoben werden. Die Erstellung der Managementbewertung erfolgt mind. 1 Mal jährlich durch die Unternehmensleitung, zum Einsatz als Steuerungsinstrument sind jedoch kürzere Abstände (halbjährlich/je Quartal) ratsam.

Überprüfung des UM-Systems

16. Schritt – ZERTIFIZIERUNG
Die Zertifizierung des UM-Systems (z.B. gemäß ISO 14001) ist der letzte Schritt zum Abschluss des Einführungsprojektes eines Umweltmanagementsystems. Hier überprüft eine neutrale, wenn möglich akkreditierte Stelle (Zertifizierungsunternehmen), ob alle Normforderungen erfüllt und wirksam umgesetzt wurden. Doch bitte nicht vergessen: nach dem Audit sollte das System weiter aufrechterhalten und kontinuierlich verbessert werden!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und gutes Gelingen bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr   Siehst du?

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