Dokumentierte Informationen gem. ISO 14001 Revision 2015 – So erfüllen Sie die Anforderungen der Norm – ISO 14001:2015 Serie Teil 9

Ein Managementsystem ist immer nur so gut, wie es die Anwendung und Nutzung der zugehörigen dokumentierten Informationen zulässt. Alle Umsetzer des Systems müssen sich dabei darauf verlassen können, die für sie relevanten und notwendigen Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort zur Verfügung zu haben. Nur so können die dokumentierten Informationen immer aktuell vom Anwender genutzt und angewendet werden. Auch welche dokumentierte Information zu welchem Zeitpunkt gültig war, muss im Managementsystem nachvollziehbar sein, nur so kann reproduziert werden, wie ein positives oder negatives Ergebnis erzeugt wurde. Dabei wird zwischen verschiedenen Arten von dokumentierten Informationen unterschieden, welche alle eine andersartige Bedeutung und Verbindlichkeit im Managementsystem haben. Theoretisch ist dies für jedes Unternehmen machbar, trotzdem stellt diese Tätigkeit in der Praxis viele mit der Aufgabe betrauten Mitarbeiter vor eine große Herausforderung. Nicht nur die unterschiedlichen Arten von  dokumentierten Informationen, sondern auch die verschiedenen Archivierungspflichten sind eine Herausforderung, welche gut geplant, durchgeführt und überwacht werden muss. In diesem Beitragt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Herausforderungen meistern und so die Anforderungen der Umweltmanagementnorm erfüllen.

 Teil 6: Interne und externe Kommunikation im
‏               Umweltmanagement – so erfüllen Sie die
               ISO 14001:2015 Forderungen
Teil 7: Kontext der Organisation – so bestimmen Sie
‏               externe und interne Themen im Umweltmanagement
‏               gemäß den ISO 14001 Anforderungen
Teil 8: Interessierte Parteien im Umweltmanagement
               ISO 14001:2015 – was bei der Betrachtung
               der Stakeholder zu beachten ist
Teil 9: Dokumentierten Informationen – So erfüllen Sie die
‏               ‏Anforderungen der ISO 14001 Revision 2015
Teil 10: Betriebliche Planung und Steuerung im
‏                  Umweltmanagementsystem ISO 14001:2015 und
‏                  die Bedeutung der Lebenswegbetrachtung

Was die ISO 14001 Revision 2015 über dokumentierte Informationen sagt

Sucht man eine Definition, beschreibt die ISO 14001:2015 im Kapitel 3.3 „Begriffe in Verbindung mit Unterstützung und Betrieb“ den Ausdruck „dokumentierte Informationen“ wie folgt:

Es handelt sich um eine dokumentierte Information, wenn sie

• von einer Organisation gelenkt
• und aufrechterhalten wird und schließt ihr Trägermedium ein.

Das Format, das Medium sowie die Quelle können Sie frei wählen. Das heißt, das Medium kann Papier, eine magnetische, elektronische oder optische Rechnerdiskette, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein. Man unterscheidet inhaltlich drei Arten von dokumentierter Information:

• Dokumentierte Informationen bezogen auf das Umweltmanagementsystem, einschließlich damit verbundener Prozesse;
• Dokumentierte Informationen, welche für den Betrieb der Organisation erstellt sind;
• Dokumentierte Informationen als Nachweise erzielter Ergebnisse (kann als Aufzeichnungen bezeichnet ‏werden).

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‏                                               Verantwortlichkeiten des Umweltmanagementbeauftragten.

So ist der Begriff dokumentierte Informationen gemäß ISO 14001 Revision 2015 zu verstehen

In der ISO 14001:2004 fanden Sie noch die Begriffe „Dokumentation“, „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“, der aktuellen ISO 14001 Revision 2015 werden diese Begriffe durch „dokumentierten Information“ ersetzt. Zu den allgemeinen Verwendungszwecken besteht hierbei allerdings ein Unterschied. Der frühere Ausdruck „Aufzeichnungen“ wird ersetzt durch die Formulierung „Aufbewahren dokumentierter Information als Nachweis von…“. Für andere Dokumentationen, die nicht als Aufzeichnungen gelten, wird die Formulierung „Aufrechterhalten dokumentierter Information“ verwendet. Der Ausdruck „als Nachweis von…“ bedeutet nicht, dass rechtliche Nachweisverpflichtungen bestehen, sondern, dass generell die Pflicht besteht, objektive Nachweise aufzubewahren.

Diese spezielle Formulierung dient in diesem Sinne lediglich als Hinweis darauf. An dieser Stelle ist noch eine Erläuterung der ISO 14001:2015 von großem Interesse. Es wird Wert darauf gelegt, dass ein Teil der erfolgten Änderungen in der Begrifflichkeit mit dem Ziel erfolgte, die Angleichung an andere Managementnormen zu erleichtern. Verwendet eine Organisation anstelle des Begriffes „dokumentierten Information“ für sie passende Begriffe, wie z. B., „Aufzeichnungen“, „Dokumentation“oder „Protokolle“, so ist es ihr freigestellt, dies beizubehalten. Es gibt keine ISO 14001 Anforderungen, die von einer Organisation verwendeten Begriffe durch die in dieser internationalen Norm verwendeten Begriffe zu ersetzen.

Anforderungen der ISO 14001 Revision 2015 an dokumentierte Informationen

Dieses Thema ist dem Kapitel 7 „Unterstützung“ zugeordnet, in dem alle Bereiche thematisiert sind, die der Aufrechterhaltung des Umweltmanagements dienen. Hierbei ist es für die Organisation unerlässlich folgendes vorzuweisen:

• die dokumentierten Information, welche die ISO 14001:2015 verlangt
• die dokumentierten Information, die von der Organisation festgelegt wird, um die Wirksamkeit
  ‏  ‏ des Umweltmanagementsystems sicherzustellen.

Betrachtet man den geforderten Umfang an dokumentierten Informationen, so lässt sich feststellen, dass er in Abhängigkeit zu folgenden Kriterien steht:

• der Größe der Organisation;
• der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen;
• dem Ausmaß der Nachweispflicht, die bindenden Verpflichtungen zu erfüllen;
• der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen;
• der Kompetenz der Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten ausführen.

Vorrangiges Ziel für die Organisation sollte hierbei der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines geeigneten, angemessenen und wirksamen UM-Systems sein, das mit einer Konzentration auf die Umweltleistung einhergeht. Um dies zu verwirklichen, ist es notwendig dokumentierten Informationen angemessen zu erstellen und aufrechtzuerhalten, wobei ein aufwändiges Lenkungssystem vermieden werden sollte. Es steht jeder Organisation frei, neben den von der ISO 14001 Revision 2015 geforderten dokumentierten Informationen weitere zu erstellen, um Abläufe transparenter zu machen, Verantwortlichkeiten besser festzulegen, Kontinuität und Konsistenz deutlicher vorzuweisen, Schulungen zu dokumentieren und Audits besser vorbereiten zu können. Hierbei darf man auch auf dokumentierten Informationen zurückgreifen, die unabhängig vom Umweltmanagement in der Organisation erstellt worden sind und genutzt werden. Umgekehrt gilt dies auch für dokumentierten Informationen aus dem Bereich des Umweltmanagementsystems. Auch sie dürfen im Rahmen von weiteren Informationsmanagementsystemen verwendet werden.

So sind dokumentierte Informationen gemäß den Anforderungen der ISO 14001:2015 zu erstellen und zu aktualisieren‎

Kapitel 7.5.3 „Lenkung dokumentierter Information“ beschreibt, dass die Organisation wie folgt vorgehen soll:

• Die dokumentierte Information muss bspw. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer aufweisen, damit sie angemessen gekennzeichnet und beschrieben ist.
• Sie muss in Sprache, Softwareversion, Grafiken ein angemessenes Format aufweisen. Als Medium kann entweder Papier oder die elektronische Speicherform dienen.
• Es muss sichergestellt sein, dass dokumentierte Informationen auf ihre Eignung und Angemessenheit hin überprüft und genehmigt werden.

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Lenkung dokumentierter Informationen nach ISO 14001 Revision 2015

Die Sinnhaftigkeit für die Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems dokumentierte Informationen zu lenken, begründet die ISO 14001:2015 mit folgenden Verpflichtungen:

• Sicherstellung der Verfügbarkeit und Eignung bei Bedarf am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt;
• Gewährleistung eines angemessenen Schutzes dokumentierter Informationen; hiermit ist die Wahrung der Vertraulichkeit, des sachgemäßen Gebrauchs sowie der Integrität gemeint.

Um die Forderung (Kap. 7.5.3.) der aktuellen Norm zu erfüllen, müssen in der Organisation folgende Vorgänge geregelt sein:

•  Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
•  Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
•  Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle);
•  Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.

Auch die angemessene Kennzeichnung und Lenkung dokumentierter Informationen externer Herkunft ist unerlässlich, wenn sie von der Organisation als erforderlich für die Planung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems eingestuft wurden.

Gesetzliche Anforderungen an die Archivierungszeiträume für gelenkte Informationen

Die gesetzliche Vorgabe handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Aufzeichnungen 10 Jahre vorzuhalten, ist für viele Unternehmen schwer durchführbar. Die Langzeitarchivierung in Form von Papier und Akten wird durch die Zunahme an digitalen Daten nicht zwingend erleichtert. Hierdurch gewinnt die elektronische Archivierung zunehmend an Bedeutung. Dabei muss die Lesbarkeit und Auffindbarkeit berücksichtigt werden. Auch alte Dateien, wenn relevant, müssen so gespeichert und abgelegt werden, dass die in Einsichtnahme der Inhalte möglich ist. Welche Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen, ist u. a. im § 257 des HGB (Handelsgesetzbuches) definiert. Auch die Fristen der Archivierung sind hier festgeschrieben. Demnach müssen Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Handelsbücher oder Organisationsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden, während für andere Nachweisdokumente, wie Handelsbriefe, eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt. Abgesehen von den gesetzlichen Archivierungsfristen sind auch spezielle Kundenvereinbarungen besonders zu berücksichtigen. Dies können Verträge oder Abkommen sein, zu welchen sich die Organisation verpflichtet und welche somit bindend sind.

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So behalten Sie die Übersicht bei den dokumentierten Informationen gemäß den Anforderungen der ISO 14001 Revision 2015

Eine aktuelle Übersicht, welche dokumentierten Informationen wie lange wo archiviert werden, wird in vielen Unternehmen in einer speziellen Arbeitsanweisung geregelt. Bereichs- oder abteilungsspezifische Unterteilungen vereinfachen hier oftmals die Lesbarkeit. Auch über alle Managementdokumente muss ein eindeutiges Verzeichnis geführt werden, welche Informationen wann wo gültig waren bzw. sind. Je einfacher und übersichtlicher dies abgebildet wird, desto anwenderfreundlicher gestaltet es sich für den Mitarbeiter. Eine praxisnahe Lösung bietet hier die Führung und Abbildung über eine „Dokumentenmatrix“. Dabei handelt es sich um eine einfache Excel-Datei, welche je Reiter alle Arten von dokumentierten Informationen abbildet. Dabei werden neben dem Revisionsstand und dem Gültigkeitsdatum auch der Archivierungsort und die Archivierungszeit festgelegt. Die Festlegung der dokumentierten Informationen erfolgt in abteilungs- oder themenspezifischen Gruppen. Sollten gesetzliche Forderungen an die Archivierungszeiten bestehen, so können diese auch neben der Archivierungsart und dem Archivierungsort mit dargestellt werden.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die Archivierung dokumentierter Informationen ISO 14001

Das HGB gibt zwar vor, Unterlagen geordnet aufzubewahren, macht aber keine Vorgaben zum Ablage-System, weshalb in vielen Firmen nach wie vor in Papier- und Aktenform archiviert wird. Doch der Trend geht eindeutig zur elektronischen Archivierung, z. B. mittels Scan. Dabei sollte sichergestellt werden, dass die digitalen Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sind. Sollte es zu einem Reklamationsfall oder einem Verdacht eines Umweltschadens kommen, so müssen die unveränderten Daten reproduzierbar sein und können so oftmals als Beweismittel genutzt werden. Im Umweltbereich werden gelegentlich große Datenmengen durch automatische Messsysteme erzeugt. Hierbei sollte eindeutig festgelegt werden, welche Daten gesetzlich verpflichtend wie lange archiviert werden müssen und welche nur der zusätzlichen internen Absicherung dienen. Die für die Datensicherung zuständigen Mitarbeiter oder Dienstleister sollten dies aufgrund der Komplexität so abgebildet bekommen, dass sie eindeutig wissen, welche Daten zur langfristigen Archivierung relevant sind (z.B. Emissionsmessungen oder Prüfnachweise von Anlagen).

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr

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