Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf die neue ISO 9001 – wie Sie die „Planung von Änderungen“ in Angriff nehmen – ISO 9001 Serie Teil 9

„Jedes dritte nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen plant in 2016 die Umstellung auf die ISO 9001:2015“. Diesen Titel trägt ein Bericht vom Januar 2016 in einem bekannten Qualitätsmanagementmagazin. Wirklich verwunderlich ist dies nicht, besteht doch für die Umstellung eine dreijährige Übergangsfrist bis 2018. In diesem Zeitraum werden also pro Jahr jeweils ca. ein Drittel der Unternehmen die Qualitätsmanagementsystem Umstellung in Angriff nehmen und sich mit der „Planung von Änderungen“ beschäftigen. Dem Aspekt, dass Änderungen am Qualitätsmanagementsystem auf geplante Weise durchgeführt werden müssen, hat die ISO 9001:2015 den gesamten Unterabschnitt 6.3 gewidmet. Die Umstellung von der ISO 9001:2008 auf die ISO 9001:2015 stellt sicherlich eine Änderung am Qualitätsmanagementsystem dar und erfordert also ein Vorgehen im Sinne der neuen Revision. Somit ist die Qualität der Planung zur Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf die Revision 2015 ein wichtiger Nachweis der Konformität mit der Norm. Doch wie kann diese Planung von Änderungen im Detail aussehen?

Unsere ISO 9001 Serie zu den strukturellen und normativen Änderungen:

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Die Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf die Änderungen der ISO 9001 Revision 2015 erfordert eine professionelle Vorausplanung

Wollen wir den Anforderungen des Unterabschnitts 6.3 gerecht werden, bedeutet dies eine professionelle Planung und dezidierte Organisation der Umstellungsaktivitäten. Das zentrale Element dieses Beitrags ist deshalb die Zusammenfassung der typischen Aktivitäten für die Umstellung des QMS auf die ISO 9001:2015, sprich der ISO 9001:2015 Änderungen, in einer Tabelle. Die ersten drei Schritte umfassen die allgemeine Projektplanung, indem ein Projektteam mit einem Koordinator benannt wird:

Projektteam
Hier sollten alle Prozess- bzw. Bereichsverantwortlichen der qualitätsrelevanten Prozesse bzw. Bereiche benannt werden. Somit ist auch die oberste Leitung einzubeziehen.

Koordinator
Es bietet sich an, den Qualitätsbeauftragten mit dieser Aufgabe zu betrauen. Die Verantwortung für die Durchführung der Maßnahmen liegt jedoch bei den Prozess- bzw. Bereichsverantwortlichen.

Vor dem Einstieg in das eigentliche Projekt „Umstellung Qualitätsmanagementsystem“ muss zwingend eine Schulung des Projektteams zu den Inhalten der neuen Norm erfolgen. Daran sollte auch die oberste Leitung teilnehmen. Bevor Sie anschließend Ihr QMS umstellen, empfiehlt sich ein sogenanntes Delta-Audit. Ziel dieses Audits ist die Ermittlung des Handlungsbedarfs zur Qualitätsmanagementsystem Umstellung. Denn es ist gut möglich, dass die Organisation neue oder verschärfte Anforderungen der Qualitätsmanagementsystem ISO 9001:2015 Änderungen bereits erfüllt und für diese Aspekte kein Handlungsbedarf gegeben ist.

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Handlungsbedarf zur Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf die Änderungen der ISO 9001 Revision 2015

Die nachfolgende Tabelle bietet nun die Möglichkeit, aus den typischerweise relevanten Änderungen, die für das eigene Unternehmen umzusetzenden To-Do’s zu selektieren, sodass der Umstellungsplan generiert wird. In einer weiteren Spalte finden Sie noch wichtige Verweise auf den direkten oder einen indirekten, mit anderen Normabschnitten verknüpften Handlungsbedarf.

Vom „Was“ der Norm zum „Wie“ der Organisation

Nun ist Kreativität gefragt, um vom „Was“ der Norm zum „Wie“ der Organisation zu gelangen. Die Erarbeitung der für das Unternehmen optimalen Lösung sollte immer gemeinsam mit den Betroffenen erfolgen. Die Prozess- bzw. Bereichsverantwortlichen könnten die Ermittlung des „Wie“ im Rahmen von Teamsitzungen, mit den Mitarbeitern durchführen. Was Mitarbeiter gemeinsam erarbeitet haben, werden diese nicht in Frage stellen und die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse und Änderungen gelebt werden, ist signifikant größer gegenüber einem „Überstülpen“ fertiger Lösungen. Die Koordination der Umsetzung muss zwingend erfolgen, da es immer logische Verknüpfungen und damit einen Transferbedarf in andere Prozess bzw. Bereichsteams gibt.

Bei der Reihenfolge der Abarbeitung ist zu beachten, dass Aufgaben, die mit den Abschnitten 4, 5 und 6 zusammenhängen, auch zuerst umgesetzt werden, da sich diese auf die weiteren Maßnahmen auswirken könnten. Die Aufgaben der Abschnitte 7 und 8 dürfen prinzipiell in unterschiedlicher Reihenfolge umgesetzt werden. Die Aufgaben des Abschnitts 9 sollten jedoch den Abschluss bilden.

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Am Ende der Umstellung auf die ISO 9001 Revision 2015 ist eine Überprüfung des Erfolges notwendig

Wie im Qualitätsmanagementsystem üblich, muss nach der Durchführung qualitätsrelevanter Maßnahmen und Änderungen deren Wirksamkeit ermittelt werden. Die externen Auditoren werden sicherlich nach der eigenen Bewertung der Konformität des Qualitätsmanagementsystem mit den DIN EN ISO 9001:2015 Änderungen fragen. Deshalb denken Sie daran, den Umstellungsprozess mit internen Audits zu begleiten, um nicht am Ende einen Auditmarathon durchlaufen zu müssen. Die Managementbewertung schließt dann typischerweise die Umstellungsaktivitäten ab und gibt im besten Fall „grünes“ Licht.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.
Ihr Reinhold Kaim

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