Die High Level Structure HLS in Ihrem QM-System nach ISO 9001 : 2015

Mit der strategischen Festlegung der ISO, vermehrt sektorspezifische Normen zu erstellen, stieg die Anzahl verschiedener Managementsystemstandards (MSS). Damit wuchsen jedoch die Risiken für Redundanzen und Widersprüche zwischen unterschiedlichen Systemen. Ganz im Sinne „Kampf der Verschwendung“ soll nun eine Standardisierung durch eine einheitliche Struktur auf hoher Ebene erfolgen. Deshalb wurde eine übergeordnete Struktur ( HLS High Level Structure ) und eine einheitliche Kern-Terminologie für alle Managementsystemnormen entwickelt. Deren Definitionen und allgemeinen Prinzipien sind im sogenannten Annex SL dokumentiert. Lesen Sie im folgenden Text, welche Änderungen diese HLS High Level Structure voraussichtlich auch für Ihr Managementsystem bedeutet.

Der Paradigmenwechsel schafft ein einheitliches „Look and feel“ im Normensystem

Vor mehr als einem Vierteljahrhundert, im Dezember 1987, wurde die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 veröffentlicht. Dies war ein bedeutungsvoller Moment für die Wirtschaft, war es doch der Auslöser für eine Vielzahl weiterer Managementsystemnormen, über Umweltmanagement, Lebensmittelsicherheit, Datenschutzmanagement und viele mehr.
Gegenwärtig stehen den Unternehmen, Trainern, Beratern, Zertifizierungsstellen, Auditoren durch die Publikation des Annex SL (zuvor ISO Guide 83) wieder gewichtige Änderungen ins Haus. In Zukunft sollen alle zur Überarbeitung anstehenden Managementsystemnormen der ISO auf ein einheitliches „Look and Feel“ getrimmt werden. Die Zielsetzung über alle Managementsysteme lautet:

• Eine einheitliche Normstruktur ( HLS High Level Structure )
• Abgestimmte Standardtexte
• Einheitliche Begriffe und Definitionen

Zur Umsetzung dieser Ziele hat die ISO eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die mit ausgewählten Vertretern der Komitees der wesentlichen Managementsysteme die neue Struktur entwickelt hat. Deren Vertreter rekrutieren sich aus den Bereichen Qualität, Umwelt, Energie, Lebensmittelsicherheit, Verkehrssicherheit, Schutz und Sicherheit für die Gesellschaft und weiterer Normengremien.

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Sie möchten wissen, welche Änderungen im Zuge der Revision ISO 9001 : 2015 auf Ihr QM-System zukommen und wie Sie die HLS High Level Structure  ISO 9001 in Ihr QM System integrieren? Dann besuchen Sie die Schulung zur Revision ISO 9001 : 2015 und lernen Sie  die HLS High Level Structure für Ihr QM System kennen.

Der Annex SL definiert neue Grundlagen der Normenentwicklung

Dieser neue ISO-Leitfaden wurde nicht für die direkte Anwendung in Unternehmen entwickelt, sondern er wurde als interne ISO-Verfahrensbeschreibung zur Erstellung neuer Managementsystem- Standards veröffentlicht. Er soll also die Entwickler von Standards dabei unterstützen, neue Managementsystem-Standards konsistent und kompatibel zu verfassen bzw. zu überarbeiten. Annex SL ist deshalb frei verfügbar. Die Freiheiten im Rahmen der Normerstellung sind nun eindeutig, indem zulässige und nicht zulässige Änderungen definiert sind:

• Eine Änderung der 10 Abschnitts-Nummern und -titel ist nicht erlaubt.
• Eine Ergänzung von Unterabschnitten ist jedoch ohne weiteres möglich.
• Eine Ergänzung von disziplinspezifischen Texten, speziell im Abschnitt 8: Betrieb, ist erwünscht.
• Standardtexte und Kerndefinitionen dürfen wiederum nicht geändert werden. Ergänzungen zum Vorhandenen sind jedoch erlaubt.

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Annex SL ist für alle Managementsystemstandards anzuwenden: ISO-Standards, Technische Spezifikationen (ISO/TS) und Publicly Available Specifications (ISO/PAS), wie z.B.:

• ISO 9001 Quality management systems – Requirements,
• ISO/TS 16949 Quality management systems – Particular requirements for the application of ISO 9001 for automotive production and relevant service part organization.

Für International Workshop Agreements (IWA) oder die Systemnormen flankierende Normen ist der Annex SL jedoch nicht relevant, wie z.B.:

• ISO 19011 Guidelines for auditing management systems,
• IWA Quality management systems – Guidelines for the application of ISO 9001 in education.

Die HLS High Level Structure  führt keine vollständig neuen Aspekte ein, hebt jedoch einige Themen stärker hervor. Diese Struktur ist mit dem Prozessgedanken sowie mit dem PDCA Zyklus (Plan-Do-Check-Act) kompatibel. Falls Sie sich selbst einen Eindruck über die Neuerungen verschaffen wollen, nichts leichter als das. Die nachfolgenden Normen besitzen bereits die HLS High Level Structure :

• ISO 30301:2011, Information and documentation – Management systems for records – Requirements,
• ISO 22301:2012, Societal security – Business continuity management systems – Requirements,
• ISO 20121:2012, Event sustainability management systems – Requirements with guidance for use,
• ISO 39001, Roadtraffic safety (RTS) management systems – Requirements with guidance for use.

Neben diesen bereits veröffentlichen Normen befinden sich einige wichtige Regelwerke aktuell „in der Pipeline“ und werden kurzfristig in diesem (ISO/IEC 27001, Information technology) oder mittelfristig in den nächsten Jahren ( ISO 9001 Quality management systems oder ISO 14001 Environmental managementsystems) erwartet.

So managen Sie den Übergang zur neuen Normstruktur

Was bedeutet dies für Ihre aktuellen Managementsysteme?
Wichtige zu ergänzende Inhalte betreffen z.B. die neuen Normabschnitte 4, 5, 6 und 7:

4. Kontext der Organisation
4.1 Das Verstehen der Organisation und des Kontextes
Hier muss die Organisation externe und interne Angelegenheiten erkennen, die für den Zweck des Managementsystems relevant sind und die Fähigkeit der Zielerreichung beeinflussen. Dies ist ein Schwerpunkt der neuen Struktur, damit deutlich wird, warum eine Organisation tätig ist.

5. Führung
5.1 Führung und Selbstverpflichtung
Wichtige Inhalte betreffen die gestiegenen Erwartungen an das oberste Management einer Organisation: Im Text wird klar herausgestellt, dass vom obersten Management des Unternehmens ein klares „Leadership“ erwartet wird. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass die Erfordernisse des Managementsystems in die Geschäftsprozesse der Organisation integriert sind. Die Anforderungen sind nun konkreter und die zu führenden Nachweise eindeutiger und offensichtlicher.

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Durch die Implementierung eines QM-Systems nach ISO 9001 erreichen Sie eine kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensabläufen. Wie Sie dieser komplexen Aufgabe sicher entgegentreten, erfahren Sie in der Ausbildung Basiswissen QM – Qualitätsmanagement ISO 9001. 

6. Planung
6.1 Aktivitäten, um Risiken und Chancen zu identifizieren
Diese Vorgaben beziehen sich auf umfangreichere Anforderungen an Aktivitäten des Risikomanagements (Risiken und Chancen). Es werden Aktionen gefordert, Risiken und Möglichkeiten zu adressieren und daraus wichtige Ziele abzuleiten. Aufbauend auf den Erkenntnissen und Erfordernissen in Abschnitt 4 sollen die Risiken betrachtet und Gegenmaßnahmen geplant werden. Wie verhindert oder reduziert die Organisation unerwünschte Auswirkungen? Dieser proaktive Ansatz ist nun besser zu verstehen und zu leben als die bisherigen Vorbeugungsmaßnahmen und soll den Bedarf an korrigierenden Aktivitäten reduzieren.

7. Unterstützung
7.5 Dokumentierte Information
In diesem Zusammenhang wird klargestellt, dass jeder Person – egal wie kompetent oder erfahren diese ist – Arbeitsanweisungen zur Verfügung zu stellen sind.

Reinhold Kaim (QMB)

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