Interne und externe Kommunikation im Umweltmanagement – so erfüllen Sie die ISO 14001 : 2015 Forderungen – ISO 14001:2015 Serie Teil 6

Die Umweltmanagement Norm ISO 14001 : 2015 fordert, dass die Organisation die benötigten Prozesse für die interne und externe Kommunikation im Rahmen des UM-Systems aufbaut, verwirklicht und aufrechterhält. Sollte dies nicht effizient in der Organisation umgesetzt werden, kann mangelnde interne und externe Kommunikation zu erheblichen Informationsmängeln führen, wodurch ein effizientes und koordiniertes Umsetzen gemeinsamer Ziele sowie der Unternehmenspolitik nicht möglich sind. Alle Managementsysteme fordern eine konstruktive Kommunikation mit internen sowie externen Teilnehmern und Adressaten, wobei sich in einem integrierten Managementsystem oftmals Überschneidungen und Synergien ergeben. Was fordert die ISO Norm für das Umweltmanagement 14001 : 2015?

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Interne und externe Kommunikation – Dies sind die Normforderungen der ISO 14001 : 2015

Interne und externe Kommunikation – hierzu finden sich Forderungen im Unterabschnitt 7.4 der ISO 14001 : 2015 mit den jeweiligen Kapiteln 7.4.1 (Allgemeines), 7.4.2 (Interne Kommunikation) und 7.4.3 (Externe Kommunikation). Entsprechend den zuvor genannten Normabschnitten muss die Organisation die benötigten Prozesse für die interne und externe Kommunikation in Bezug auf das Umweltmanagement-System aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten. Dabei muss festgelegt werden: worüber, wann, mit wem, wie, kommuniziert wird. Dabei ist es wichtig, dass beim Aufbau der Kommunikationsprozesse für die interne und externe Kommunikation die bindenden Verpflichtungen berücksichtigt werden und sichergestellt wird, dass die Informationen innerhalb des UM-Systems verlässlich und wahrheitsgemäß sind.

Ebenfalls muss in den Prozessen für die interne und externe Kommunikation auf relevante Äußerungen, welche auf das Umweltmanagement ISO 14001 : 2015 bezogen sind, reagiert, entsprechend kommuniziert und, soweit angemessen, dokumentierte Informationen als Nachweise für die interne und externe Kommunikation aufbewahrt werden. Bezüglich der externen Kommunikation im Kapitel 7.4.3 muss die Organisation für das UM-System relevante Informationen zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionsbereichen der Organisation intern kommunizieren, welches sich auch auf Änderungen des UM-Systems bezieht. Ebenfalls muss sichergestellt werden, dass die Prozesse für die interne und externe Kommunikation den Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, Möglichkeiten bieten, zur fortlaufenden Verbesserung beizutragen. Gemäß Kapitel 7.4.3 muss bei der externen Kommunikation sichergestellt werden, dass relevante Informationen extern kommuniziert werden, wenn dies durch bindende Verpflichtungen gefordert wird. Im informativen Anhang A der ISO 14001:2015 erfolgt im Unterabschnitt 7.4 eine Anleitung zur Anwendung der Normforderungen zur Kommunikation. Darin heißt es, dass die Kommunikation es der Organisation ermöglicht, alle relevanten Informationen für das UM-System bereitzustellen oder sich zu verschaffen. Diese Informationen beziehen sich auf:

• bedeutende Umweltaspekte,
• Umweltleistungen,
• bindende Verpflichtungen und
• Empfehlungen zur fortlaufenden Verbesserung.

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Interne und externe Kommunikation – Aufbau der Kommunikationsprozesse

Beim Aufbau der Prozesse für die interne und externe Kommunikation sollte die Organisationsstruktur berücksichtigt werden, um die Kommunikation zwischen den Ebenen und Funktionen in der Organisation sicherzustellen. Bei der externen Kommunikation kann es sich um Anfragen interessierter Parteien zu den Umweltaspekten der Organisation oder des UM-Systems handeln. Dieser Informationsfluss von extern kann positiv oder negativ (Beschwerden) sein. Bei Beschwerden ist es wichtig, dass eine zeitnahe und klare Antwort durch die Organisation gegeben und eine anschließende Ursachenanalyse der Beschwerde durchgeführt wird. Die Analyse kann dann wertvolle Informationen für die Feststellung von Verbesserungsmöglichkeiten des UM-Systems liefern. Laut Anhang A der ISO 14001 : 2015 sollte interne und externe Kommunikation immer:

• transparent sein (Organisation legt die Art und Weise offen, wie sie die berichtete Information abgeleitet hat);
• angemessen sein (damit Informationen den Erfordernissen der relevanten interessierten Parteien entsprechen, um ihnen die
‏    Teilnahme zu ermöglichen);
• wahrheitsgetreu und nicht irreführend sein (denjenigen gegenüber, die sich auf die berichtete Information verlassen);
• sachlich, präzise und vertrauenswürdig sein;
• keine relevanten Informationen ausschließen;
• verständlich für interessierte Parteien sein.

Interne und externe Kommunikation – Was ist gemäß ISO 14001 : 2015 neu?

Bei der Ende 2015 revidierten Umweltmanagement Norm ISO 14001 sind die Anforderungen an die interne und externe Kommunikation nun klarer formuliert und ausgeweitet. Die Norm verlangt nun unter dem Gesichtspunkt der „Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien“ auch die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie, für die interne und externe Kommunikation. Wesentlich für den Aufbau erfolgreicher Kommunikationsprozesse ist, dass die spezifische Organisationsstruktur des Unternehmens berücksichtigt und eingebunden wird. Die Entscheidung für eine externe Kommunikation liegt auch gemäß den Forderungen der ISO 14001 : 2015 immer noch bei der Organisation selbst. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Informationen, welche z. B. an Behörden sowie weitere gesetzlich interessierte Parteien weitergegeben werden müssen, auch unter externe Kommunikation fallen.

Gibt es weitere Normen zum Thema interne und externe Kommunikation?

Die DIN EN ISO 14063:2010 enthält Anleitungen und Beispiele zum Thema interne und externe Kommunikation im Rahmen eines Umweltmanagement-Systems. Diese Internationale Norm bietet eine Anleitung zu allgemeinen Grundsätzen, Politik, Strategie und zu Aktivitäten für die interne als auch für die externe Umweltkommunikation. Die Norm nutzt bewährte und gängige Kommunikationsmethoden, die an die spezifischen Gegebenheiten der Umweltkommunikation angepasst wurden und kann von allen Organisationen unabhängig von deren Größe, Typ, Standort, Struktur, Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen, mit oder ohne etabliertes Umweltmanagementsystem angewendet werden.

Können Kommunikationsprozesse auch integriert geführt werden?

In einem Integrierten Managementsystem (z. B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001) ergeben sich bezüglich der Umsetzung der Normforderungen natürlich zahlreiche Synergien, da die Verantwortlichkeiten und die entsprechenden Kommunikationsmöglichkeiten integriert werden sollten. Da es oftmals Überschneidungen aus den Forderungen der Managementsysteme gibt, ist es umso wichtiger, hier eine zentrale, aktuelle und überschaubare Übersicht zu behalten, damit die Kommunikationsprozesse praxisorientiert und effizient für das Unternehmen eingesetzt werden können.

Einsatz einer Kommunikationsmatrix zur Definition der Kommunikationsprozesse

Um die unterschiedlichen Kommunikationsprozesse und jeweiligen Teilnehmer eindeutig festzulegen, hat sich der Einsatz einer Kommunikationsmatrix in der Praxis bewährt. Hier können einfach und übersichtlich in einer Matrixabbildung alle wichtigen Rahmenparameter definiert werden. Es gibt zwar keinen definierten Standard, jedoch können folgende Elemente z. B. in einer Kommunikationsmatrix erfasst und definiert werden:

Je Teilnehmer Angabe des jeweiligen Verbindlichkeitsgrad am Kommunikationsprozess, dabei kann z. B. unterschieden werden zwischen: v = verantwortlich für Planung und Durchführung, d = Dauerteilnehmer, t = gelegentlicher Teilnehmer, i = wird zum Inhalt informiert. Als nächstes können die Art und Weise festgelegt werden z. B.: S = Sitzung, A = Aushang, IN = Intranet, IT = Internet sowie die Angabe, ob die Kommunikation intern oder extern erfolgt z. B.: i = intern, e = extern.

Ebenfalls kann z. B. auch angegeben werden, ob eine Dokumentation erfolgt (ja/nein), wann der Termin ist (z. B. jeden ersten Mo. im Monat um 9:30 Uhr) und wie oft der Kommunikationsprozess durchgeführt wird (12 x/Jahr) sowie die veranschlagte Dauer (2,5 Std.). Da es sich bei allen Kommunikationsprozessen um Personal- und Zeitressourcen handelt, sollten diese von der obersten Leitung offiziell freigegeben werden, indem die oberste Leitung die Kommunikationsmatrix sichtet und somit die notwendigen personellen Ressourcen für die Kommunikationsprozesse freigibt. Durch die Angabe der Dauer, des Turnus sowie die Anzahl der Teilnehmer können so auch die hierfür benötigten Ressourcen recht genau veranschlagt werden (z. B.: 2,5 Std. x 12 mal/Jahr x 5 Teilnehmer = 150 Std., d. h. der monatliche Umweltzirkel würde die Organisation bei einem internen Personalkostensatz von 100 Euro /Std. 15.000 Euro kosten). Jetzt ist es natürlich nicht so einfach die Personalkosten ins direkte Verhältnis um Mehrwert für die durchgeführten Kommunikationsprozesse zu bilden, trotzdem sollte dabei stets berücksichtigt werden, dass nicht unbedingt immer eine große Anzahl von Teilnehmern auch einen großen Mehrwert für den Kommunikationsprozess darstellt.
Die Basis für den Aufbau einer Kommunikationsmatrix bildet zunächst eine Bestandsaufnahme der bereits in der Organisation vorhandenen Kommunikationsprozesse. Dabei sind nur die regelmäßigen Meetings (z. B. Umweltzirkel) zu berücksichtigen und in der Matrix einzutragen. Neben den internen Prozessen in der Organisation kann auch eindeutig festgelegt werden, welcher Mitarbeiter ein möglicher Ansprechpartner für extern interessierte Parteien sein kann. Dies können z. B. Behörden, Anwohner, Kunden usw. sein. Durch den eindeutigen Bezug zum jeweiligen Ansprechpartner in der Organisation können so eine schnelle und koordinierte Kontaktaufnahme der extern interessierten Parteien sichergestellt werden.

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Formen der Kommunikation und Mitarbeiterbeteiligungen im Rahmen eines MS

Ausschüsse:
In der betrieblichen Praxis bilden sich Ausschüsse, in denen Sachfragen z. B. zum betrieblichen Umwelt- oder Arbeitsschutz behandelt werden. Experten oder Beauftragte koordinieren und erörtern hier aktuelle Themen.

Zirkel:
Kleingruppen von Mitarbeitern eines Arbeitsbereiches, die regelmäßig umwelt-, arbeits- und qualitätsbezogene Themen besprechen, um diese möglichst zeitnah einleiten oder umsetzen zu können (Beispiele: Qualitäts-, Umwelt- oder Energiezirkel).

Prozessbezogene Arbeitskreise:
Moderierte Arbeitskreise zur Optimierung zentraler Unternehmensprozesse. Diese können mit dem Aufbau des Managementsystems eingerichtet und Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden, wobei die im Geschäftsprozess involvierten Abteilungen regelmäßig kommunizieren (Beispiele: Leitungs- oder Meistertreffen).

Weitere Möglichkeiten der Kommunikation sind:
Zielvereinbarungen, Schwarzes Brett, Infoblätter, Intranet, Internet, Tag der offenen Tür, Presse, TV, Behördenbesuche, ASA, Umweltbericht, Kritikkasten, Betriebsbegehungen, Mitarbeitergespräche und viele mehr.

Interne und externe Kommunikation und die Erfassung von Beschwerden

Bei der negativen externen Kommunikation interessierter Parteien (Beschwerden) ist es wichtig, dass diese stets ernst genommen und sorgfältig behandelt werden. Die Erfassung und Bearbeitung der Umweltbeschwerden sollte zeitnah erfolgen, um einen möglichen Schaden frühzeitig zu erkennen und Beschwerden zusammen mit den interessierten Parteien zu bearbeiten, um einen möglichen Imageschaden für die Organisation vorzubeugen. Wie bei jedem verbesserungswürdigen Prozess sollte zunächst erfasst werden, wer welche Beschwerde an die Organisation herangetragen hat. Dabei ist es auch wichtig, dass der Adressat bzw. Bearbeiter der Umweltbeschwerde von vornherein eindeutig benannt ist. Mindesteingaben für die Bearbeitung sind das Datum, der Beschwerdeführer, eine möglichst detaillierte Beschreibung der Beschwerde. Um die Beschwerde bearbeiten zu können, sollte zunächst eine vollständige Ursachenanalyse erfolgen. Diese ist stark vom Grund der Beschwerde abhängig und sollte zu dem Ergebnis führen, ob die Beschwerde gerechtfertigt oder unberechtigt ist.

Sollte die Ursachenanalyse ergeben, dass die Beschwerde gerechtfertigt ist, so müssen zeitnah Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden, welche dazu geeignet sind, die Beschwerde wirksam zu beheben und Wiederauftreten auch zukünftig zu vermeiden. Die Erfassung der Beschwerden kann z. B. in einer zentralen Maßnahmenliste erfolgen, in welcher alle internen und externen Umweltbeschwerden erfasst und systematisch bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle bearbeitet werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen.
Ihr André Mayr

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