Maßnahmenmanagement – TO-DO Liste kürzen durch Setzen von Prioritäten

Wird Ihre To-Do Liste im Unternehmen auch immer länger und unübersichtlicher? Und dies obwohl alle Mitarbeiter bis spät in den Abend arbeiten? Und am Ende haben diese doch selten das geschafft, was sie sich vorgenommen haben? Eine mögliche Ursache: Jeder hat seine Vorhaben und alle sind super wichtig, super dringend und absolut unverzichtbar. Das Problem: Die Ressourcen reichen bei weitem nicht aus und manche dieser Maßnahmen widersprechen sich sogar. Im allgemeinen Maßnahmenstau verstopfen die unwichtigen Maßnahmen die Maßnahmenpipeline, so dass die wichtigen Maßnahmen mangels vorhandener Kapazität nicht durchgeführt werden können. Da die Kapazität im Unternehmen halt nun mal endlich ist, sollten Sie Ihre Maßnahmenumsetzung mit einer intelligenten Priorisierung steuern. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel.

Quellen für die Definition von Maßnahmen

Der Begriff Maßnahme wird im Risikokontext, in Anlehnung an DIN EN ISO 14971 (Medizinprodukte), konkret definiert und zwar als eine „zielgerichtete Tätigkeit mit dem Zweck, zuvor identifizierte Risiken zu beherrschen, um diese zu vermeiden bzw. zu reduzieren“. Ganz allgemein kann eine Maßnahme als „Handlung, Regelung oder  Ähnliches, die etwas Bestimmtes bewirken soll“ bezeichnet werden. Ferner zeichnet sich eine Maßnahme vor allem – wie folgt aufgeführt – aus!

Neuartigkeit Durch die Einführung einer Maßnahme werden neue Verhaltensweisen,  Strukturen oder Abläufe geschaffen bzw. signifikante Veränderungen an Objekten bewirkt.
Einzigartigkeit Eine Maßnahme ist situativ geprägt und damit genau auf den jeweiligen aktuellen (Problem-)Fall zugeschnitten.

Die Quellen für die Definition von Maßnahmen können im operativen Tagesgeschäft, wie auch aus projektbezogenen Aufgabenbereichen entspringen. Eine wesentliche Quelle von Maßnahmen ist zum Beispiel die To-Do Liste, welche im Anschluss an die unterschiedlichsten Meetings entstehen. Viele Mitarbeiter verbringen, ganz im Sinne von „IBM“ (immer bei Meetings) bis zu 50 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit in Besprechungen.

Voraussetzungen für ein Maßnahmenmanagement

Die wesentlichen Voraussetzungen bzw. Erfolgsfaktoren für ein Maßnahmenmanagement sind:
1. Die Abgrenzung zwischen dem Tagesgeschäft, d.h. den Regelaufgaben und strukturiert durchzuführenden expliziten Maßnahmen.
2. Aktive Beteiligung und Befähigung der Mitarbeiter und Führungskräfte in Bezug auf Methodenkompetenz,  Projektmanagement und Fachkompetenz.
3. Definition und Implementierung eines Maßnahmenmanagements als Führungsprozess mit den Schritten Planung/Priorisierung, Steuerung, Bewertung und Verankerung von Maßnahmen.

Bei einer Definition welche Maßnahmen abgrenzbar sind, treten die folgenden Begrifflichkeiten in den Vordergrund:
Sofortmaßnahme Maßnahme zur Beseitigung der Auswirkungen eines akut aufgetretenen Fehlers bzw. einer vorhandenen unerwünschten Situation.
Korrekturmaßnahme Maßnahme zur Beseitigung der Ursache eines erkannten Fehlers oder einer anderen erkannten, unerwünschten Situation.
Vorbeugungsmaßnahme Maßnahme zur Beseitigung der Ursachen von möglichen Fehlern, um deren erstmaliges Auftreten zu verhindern.
KVP-Maßnahmen Maßnahmen der stetigen Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems.

Bei näherer Betrachtung der Definitionen wird die Gemeinsamkeit deutlich, dass alle Maßnahmenarten einer Umsetzungslogik – in der DIN EN ISO 9000/9001 mehr oder weniger deutlich vorgegeben sind – d.h. dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus folgen.

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Der Nutzen als verbindendes Element im Maßnahmenmanagement

Die Relevanz des Maßnahmenmanagements, insbesondere auch im Kontext der stetigen Verbesserung, ist augenscheinlich. Das Maßnahmenmanagement muss Sie dabei unterstützen, dass Maßnahmen so definiert und umgesetzt werden, dass sie einen möglichst großen Nutzen stiften und dieser nachvollziehbar dargestellt werden kann.

Voraussetzung hierfür ist die Beantwortung folgender Fragen:
Wie identifiziert man besonders nützliche Maßnahmen?
Woran ist der Nutzen in der Praxis erkenn- und damit messbar?
Was bewirken die Maßnahmen im Unternehmen?

Die konkreten Anforderungen an ein Maßnahmenmanagement lassen
sich also wie folgt zusammenfassen:
Unterstützung der Identifikation von nutzenstiftenden Maßnahmen.
Koordination der Umsetzung und Wirksamkeit von Maßnahmen.
Nachverfolgung und Messung des Erfolgs von Maßnahmen.
Sicherstellung der dauerhaften Wirksamkeit.

Ordnung schaffen im Maßnahmenchaos – aber richtig

Die beste Möglichkeit durch eine Sortierung Ordnung im Maßnahmenchaos zu schaffen, ist das Setzen von Prioritäten im Maßnahmenmanagement. Eine Priorität definiert im Allgemeinen den Vorrang einer Sache, d.h. eines Bewertungsmaßstabes oder einer Person gegenüber einer anderen. Dies kann sowohl im zeitlichen als auch im bedeutungsmäßigen Sinn interpretiert werden.

Die Einstufung der Priorität einzelner Maßnahmen wird als Prioritätensetzung oder Priorisierung bezeichnet. Damit nicht unstrukturiert nach dem Muster „Must do”, „Should do” und „Nice to do” vorgegangen wird, sollten Sie sich die für Ihre Organisation wichtigen strategischen Priorisierungskriterien vornehmen.

Um eine Ausrichtung der Maßnahmen auf die Strategie und deren Vergleichbarkeit zu erreichen, ist eine eindeutige Bewertungsgrundlage Voraussetzung. Maßnahmen sollten nach strategisch bedeutsamen Kriterien analysiert werden – allerdings sollten sich Entscheider dabei auf einige wenige beschränken. Hier sei Mut zur Lücke gefragt.

Die folgenden Leitfragen helfen Ihnen bei der Priorisierung:
Zielbeitrag und Strategiekonformität: Welches Vorhaben unterstützt insgesamt die Geschäftsstrategie und Zielerreichung maßgeblich?
Wirtschaftlicher Nutzen/Risiko: Welche Maßnahmen bergen den größten wirtschaftlichen Nutzen bzw. das höchste Risiko bei Nichtumsetzung.
Marktrelevanz und Kundennutzen: Welche Aktivitäten beeinflussen die Beziehungen zum Kunden am stärksten, z.B. Nachfrage, Kosten, Qualität, Flexibilität und Zufriedenheit.
Implementierungseignung bzw. -wahrscheinlichkeit: Welche Vorhaben besitzen die besten Umsetzungsaussichten, z.B. mit den Aspekten Technik/Anwendungen, interner Workflow, Kundenprozesse, Mitarbeiter-Know-how. Das Ergebnis einer Priorisierung ist die verringerte Gefahr von Fehlinvestitionen durch das frühzeitige Erkennen von Maßnahmen mit hohem Nutzen. Maßnahmen ohne, oder ohne genügenden Nutzen, können direkt ausgefiltert werden.

Nutzen Sie diese Vorlage um Ihre TO-DOs durch Maßnahmenpriorisierung effizienter umsetzen zu können!

Stimmen Sie die Priorisierungskriterien regelmäßig ab

Alle Entscheider in Ihrer Organisation sollten sich regelmäßig zu einem Workshop treffen, um die Prioritäten zur Bewertung der Maßnahmen zu finden und zu vereinbaren.

Die folgenden Fragen sollten bei diesen Treffen geklärt werden:
Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren der Maßnahmenbewertung?
Wie kommt man zu einer neutralen, nutzenorientierten Priorisierung?
Wie kann man ganz unterschiedliche Maßnahmen aus unterschiedlichen Bereichen und auch stark unterschiedlicher Vorhaben nach einem einheitlichen Muster vergleichen?
Wie lassen sich die Positionen Pro und Contra von Maßnahmen übersichtlich darstellen?

Die durch das Gremium als sinnvoll ausgewählten Prioritäten können nun durch Nutzung geeigneter Methoden  gewichtet werden und in eine Maßnahmenliste, in Form einer Tabelle auf Basis von MS Office oder mittels CAQ-Software, organisiert werden. Nach einer gemeinsamen Diskussion im größeren Kreis sollten Sie das Ergebnis als Template freigeben.