Klassisches QM Handbuch vs. elektronisches QM System

Papierhandbüchern folgt das Gerücht, dass diese nur bei ihrer Einführung aktuell wären und danach nie wieder. Dass in dieser Aussage etwas Wahres liegt, können viele Qualitätsbeauftragte bestätigen, die mit der Lenkung der Papierdokumente ihre liebe Not haben, hinterher zu kommen. Papier kontra EDV lautet der Entscheidungsbedarf. Im Folgenden finden Sie Kriterien für die „richtige“ Weichenstellung pro oder kontra EDV-gestütztes Qualitätsmanagement Handbuch und Hinweise für die Praxis.

Voraussetzungen für EDV-gestützte QM Handbücher

Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, stellen früher oder später fest, dass der Aufwand für die Aktualisierung der Inhalte der QM-Dokumentation nicht mehr vertretbar ist. An diesem Punkt müssen die nachfolgenden Fragen beantwortet werden:

– Darf das QM Handbuch in Papierform teilweise ein bis zwei dicke Ordner füllen?
– Sollen die Inhalte digital aufbereitet von den PC’s an den Arbeitsplätzen abgerufen werden können?
– Können wir ganz auf Papier verzichten oder müssen wir uns  für eine Mischform entscheiden?

Widmen Sie der Beantwortung dieser Fragen unbedingt die entsprechende Sorgfalt. Die Folgen einer „quick and dirty-Lösung“ können zu hohem Mehraufwand oder gar zu weitaus schlimmerer Konfusion bei den Anwendern führen.

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Die Weichenstellung in Richtung elektronisches QM System

Die zentrale Voraussetzung für ein elektronisches QM System ist, dass Ihre Organisation über eine EDV-Infrastruktur verfügt, die allen Mitarbeitern den Zugang zum QM System ermöglicht. Dafür benötigen Sie an den Arbeitsplätzen PC’s und einen Zugang zum Netzwerk (typischerweise Intranet). Die Nutzer des QM Systems müssen verwaltet und mit rollenbasierten Änderungsrechten ausgestattet werden. Für Kollegen, die zuvor nicht mit dem PC gearbeitet haben, muss eine Benutzerkennung neu angelegt werden. Die Nutzer bevorzugen meist einfache und anwenderfreundliche Systeme, die ihrer gewohnten Arbeitsumgebung möglichst ähnlich sind:

– Auf MS-Office Dokumenten (z.B. MS PowerPoint) basierende Lösungen mittels direkt nutzbarer Dokumentenbaum-Struktur.
– Intranet-basierte Lösungen, im HTMLFormat und Zugriff mittels Web-Browser.

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In beiden Fällen können Sie der Normforderung nach einer Vernetzung der Dokumente (Darstellung der Wechselwirkungen der Prozesse) ganz einfach durch das Setzen von Hyperlinks nachkommen. So können Sie z.B. in dem Handbuchkapitel „Verbesserung“ einen Link auf die Verfahrensanweisung interne Audits und darin wiederum Links auf die zu verwendenden Auditchecklisten setzen.

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Die Bekanntheit und Nutzung der Dokumente ist das A und O

Einige Mitarbeiter werden gegen ein elektronisches QM System argumentieren, da zur Nutzung immer erst der PC nötig ist. Diese Frage drängt sich regelrecht auf:

Ist ein dickes Qualitätsmanagement Handbuch weniger abschreckend?

Wichtig ist zweifellos, dass, wenn ein neues oder verändertes Dokument in das QM System eingestellt wird, auf jeden Fall alle davon betroffenen Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden müssen. Dies können Sie relativ formlos per E-Mail realisieren. Legen Sie dazu, analog zu den Rollen der Benutzerverwaltung, Verteilerkreise fest. Voraussetzung hierfür ist, dass die betreffenden Mitarbeiter einen Zugang zum Mailprogramm haben und in dessen Nutzung geschult sind. Des Weiteren sollten Sie die Mitarbeiter zur Empfangsbestätigung des Posteingangs verpflichten.

Auch elektronische Dokumente müssen genehmigt werden

In kleineren Unternehmen hat es sich etabliert, dass eine Person die QM-Dokumente freigibt. Stellen Sie sicher, dass Ihr QM System eindeutige Regelungen zu folgenden Aspekten enthält:

Festlegung, wer Dokumente prüft und wer diese freigeben darf.

Sicherstellung, dass nur die freigebende Person die EDV-Berechtigung zum Einstellen von Dokumenten hat.

Definition, dass ein Dokument mit aktuellem Datum als freigegeben anzusehen ist, wenn es in das QM-System eingepflegt wurde.

Mit Hilfe einer Versionskontrolle können Sie die Chronologie der Änderungen dann noch nachvollziehen.

Reinhold Kaim (QMB)

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