Qualitätskontrolle beim Wareneingang – So wahren Sie Ihre Rechte!

Ein Bauunternehmer bezog von einem Türenhersteller 100 nach Aufmaß herzustellende Haustüren. Nach Anlieferung baute er die Türen in das Objekt seines Auftraggebers ein und stellte zwei Monate danach fest, dass der Türlack der Reinigung mit einem normalen Haushaltsreiniger nicht standhält. Der Versuch des Bauunternehmers seine Gewährleistungsansprüche vor Gericht durchzusetzen scheiterte, da das Gericht feststellte, dass er diese Türen unverzüglich nach der Anlieferung zu untersuchen hätte, indem er z.B. einen Reibeversuch mit einem feuchten Tuch hätte vornehmen können. Da er nichts dergleichen tat, missachtete er seine Untersuchungs- und (vor allem) Rügepflicht und verlor damit jegliche Gewährleistungsansprüche (OLG Nürnberg, Urteil aus 2005, 9 U 804/05).

 Der Gesetzgeber fordert: Erst prüfen – dann rügen

In dem oben dargestellten Fall der Lieferung von 100 Türen durch den Baustoffhersteller zur Weiterverarbeitung durch den Bauunternehmer handelt es sich um ein so genanntes Handelsgeschäft. Die Rechte bzw. Pflichten der beiden Vertragsparteien regelt im Fall von Kaufleuten das Handelsgesetzbuch. Der § 377 HGB enthält die Obliegenheit des Käufers zur Überprüfung von Waren auf deren Mangelfreiheit. Diese Untersuchungs- und Rügepflicht laut § 377 HGB dient dem Zweck, dass die Handelspartner zu beider Sicherheit unverzüglich Aufschluss darüber erlangen, ob ihr Handelsgeschäft ordnungsgemäß abgewickelt worden ist oder nicht:

1. Ist der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft, so hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, zu  untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.
2. Unterlässt der Käufer die Anzeige, so gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, dass es sich um einen Mangel handelt,
   der bei der Untersuchung nicht erkennbar war.
3. Zeigt sich später ein solcher Mangel, so muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden; anderenfalls gilt die Ware auch in Ansehung dieses Mangels als genehmigt.

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Grenzen der Untersuchungs- bzw. Rügepflicht nach §377

Das HGB fordert die Kontrolle der Zulieferungen, um Fehler zu entdecken. Begrenzt wird diese Untersuchungs- durch das Prinzip der Zumutbarkeit bzw. Verhältnismäßigkeit. Gehen von dem gelieferten Produkt größere Gefahren aus, wird dem Kunden ein höherer Prüfaufwand abverlangt. Gerichte haben in vergleichbaren Fällen wichtige Kriterien dargelegt: Die Untersuchung ist auf solche Mängel auszurichten, die bei einer mit verkehrsüblicher Sorgfalt durchgeführten Prüfung der Ware sichtbar werden. Die erforderliche Intensität der Untersuchung hängt hierbei von den jeweiligen Gepflogenheiten der Branche ab, nicht von den subjektiven Verhältnissen des Käufers. Bei Zwischenhändlern, die die Ware nur schnell umschlagen, kann sich ergeben, dass eine detaillierte Untersuchung nicht tunlich ist. An einen Verarbeiter sind insoweit strengere Anforderungen zu stellen, als an einen bloßen Wiederverkäufer

Je nach Zumutbar- bzw. Verhältnismäßigkeit kann die Untersuchungs- bzw. Rügepflicht durch einzelvertragliche Vereinbarungen (z.B. in Qualitätssicherungsvereinbarungen) oder Handelsbräuchen verschärft, exakter definiert oder gemildert werden.

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Das müssen Sie als Auftraggeber beachten
Falls Sie im Problemfall Ihrer Untersuchungs- und Rügepflicht nicht unverzüglich nachkommen, verlieren Sie Ihre Gewährleistungsrechte. Die gelieferte Ware müssen Sie dann trotz des Mangels behalten und auch voll bezahlen. Handelt es sich jedoch um einen versteckten Mangel, den Sie, mit Wareneingangsprüfung, nicht erkennen konnten, können Sie diesen auch später noch rügen. Ohne Rüge würden Sie auch bei solchen Mängeln leer ausgehen.

Achtung! Schlecht-, Minder- und Falschlieferungen werden laut § 434 Abs. 3 BGB gleich behandelt. Neben der Qualität muss also ebenso die Quantität untersucht werden.

Das sollten Sie beachten
Organisieren Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem so, dass eingehende Ware

• unverzüglich,
• entsprechend den Besonderheiten des Einzelfalls und
• bei Großmengen mittels statistischer Stichproben durch sachkundiges Personal geprüft wird.

Fehlt die erforderliche Sachkunde zu einer ausreichenden Inspektion, sollten Sie einen Sachverständigen hinzu ziehen. Werden Mängel entdeckt, rügen Sie

• unverzüglich, vollständig,unter eindeutiger Bezeichnung der Mängel bzw. Benennung der Falsch- oder Minderlieferung und
• nachweisbar, am besten schriftlich!

Persönliche Gründe wie Krankheit oder betriebliche Hinderungsgründe wie Urlaub sind in der Regel nicht ausreichend, um eine verspätete Mängelrüge zu rechtfertigen. Nach Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes sind bei der unerlässlichen schnellen Abwicklung von Handelsgeschäften (innerhalb weniger Tage) Fristen von zwei Wochen bis zur Mängelrüge bereits zu lange.

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Formulieren von Auditinformationen – die beste Praxis

Diese Optionen haben Sie bei mangelhafter Ware
Nach einer sofortigen und umfassendenEingangsprüfung sollten Sie die folgendenHandlungsoptionen für Ihre Mängelrüge prüfen:

Annahme der gesamten Lieferung unter Vorbehalt.
Falls Sie die Waren unbedingt benötigen, teilen Sie dem Lieferanten mit, dass Sie die Waren trotz der festgestellten Mängel zunächst unter Vorbehalt abnehmen. So behalten Sie sich die Gewährleistungsrechte gegenüber dem Lieferanten in vollem Umfang vor.

Annahmeverweigerung der gesamten Lieferung.
Besteht die nachweisbare Gefahr, dass sämtliche oder zumindest ein Großteil der Waren die explizit festgestellten Mängel besitzen, können Sie die Annahme der gesamten Lieferung verweigern. Diese Möglichkeit sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Sie die Lieferung substituieren können und eine Nacharbeit oder Sortierung unzumutbar wäre. Die Einzelheiten müssen Sie umgehend mit dem Lieferanten abstimmen.

Annahmeverweigerung der mangelhaften Umfänge.
Besteht eine zumutbare Sortiermöglichkeit sollten Sie in Ihrer Mängelrüge nur die Annahme der nachweislich mangelhaften Teile der Warenlieferung verweigern.

Bis demnächst . Ihr Reinhold KaimSiehst du?

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