E-Mail Archivierung und Lenkung von Aufzeichnungen

So lenken und archivieren Sie auch Ihre E-Mails rechtskonform

„Benötigen wir nicht, denn wir drucken alle per E-Mail empfangenen Rechnungen aus, dann sind wir auf der sicheren Seite!“ Dies war die Antwort auf die Frage nach der Archivierung von elektronischer Post. Was wird wohl dabei herauskommen, wenn der Finanzamt-Außenprüfer die Organisation auf den Vorsteuerabzug für die Lieferantenrechnungen der letzten Jahre anspricht, die nur im PDF-Format eingegangen sind?
Ein typischer Fall von Steuerhinterziehung auf Grund fehlender Unterlagen! Und dies kann weitreichende Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens haben, bis hin zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer.

Das ungeliebte Kind, die Mail-Archivierung!

Jeden Tag werden Milliarden von E-Mails weltweit versendet. Der Löwenanteil sind so genannte SPAM-Mails. Aber einige E-Mails enthalten wichtige Geschäftspost, die rechtssicher behandelt werden muss. Angefangen von der Angebotserstellung, dem Service-Management und Bestellwesen bis hin zur Rechnungsstellung, werden immer mehr Geschäftsprozesse per E-Mail abgewickelt. Bereits seit Jahren sind solche E-Mails rechtlich mit anderen Geschäftsdokumenten wie Brief und Fax gleichgestellt. Das betrifft insbesondere die Kriterien:

• Veränderbarkeit – es muss sichergestellt sein, dass Dokumente nachträglich nicht geändert oder manipuliert werden können;
• Zugriff – bei Bedarf müssen die Dokumente schnell verfügbar sein;
• Zuordnung – es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist;
• Aufbewahrung – alle Dokumente müssen solange aufbewahrt werden, wie es die Gesetze fordern.

Vorlage: Verfahrensanweisung Lenkung von Aufzeichnungen nach der Norm  ISO 9001!

Diese Risiken drohen bei leichtfertigem Umgang mit E-Mails

Nachlässigkeit kann schnell nach hinten losgehen. Die Palette möglicher Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung ist durchaus beeindruckend:

• Verletzung der Buchführung – mangelhafte E-Mail Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden. Durch die steuerrechtlich beeinträchtigte Beweiskraft der Bücher, wäre die Finanzverwaltung berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 II AO zu schätzen!
• Straftat – eine Straftat liegt vor, wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird, mit dem Ziel, Vermögensbestandteile (im Falle eines drohenden Insolvenzverfahrens) beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. § 283 ff. StGB).
• Ordnungswidrigkeit – eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht könnte eine Ordnungswidrigkeit sein (Steuergefährdung gemäß § 379 AO).
• Schadensersatz – eine Verletzung der Buchführungspflicht könnte den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft zivilrechtlich schadensersatzpflichtig nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG machen.

Welche Kriterien muss die E-Mail-Archivierung erfüllen?

Geschäftsbriefe werden vom Unternehmen an andere Unternehmen oder natürliche Personen versendet. Nachfolgend finden Sie beispielhafte Handlungsfelder in Bezug auf die Nutzung von E-Mails:

• Postversand per E-Mail – um den Postversand zu dokumentieren, muss laut HGB, § 238 (2) ein geeignetes Duplikat aufbewahrt werden. Versendet ein Mitarbeiter Geschäftsbriefe per E-Mail, erscheint eine Kopie im E-Mail-Ordner „Gesendete Objekte“. Diese Kopien müssen rechtzeitig und richtig archiviert werden.
• Rechnungsempfang per E-Mail – die elektronische Rechnung, die im Sinn des Umsatzsteuergesetzes (§§ 14 ff. UStG) nicht auf Papier erstellt und ausgedruckt, sondern auf elektronischem Wege erstellt und übermittelt wird, muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (ggf. mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15, 1 SigG) versehen sein oder bestimmten Anforderungen an den elektronischen Datenaustausch genügen (§ 14 III UStG). Nur dann gilt diese als vollwertige Rechnung, die ihrem Empfänger insbesondere den Vorsteuerabzug ermöglicht!
• Archivierungsfristen von E-Mails – Geschäftsbriefe, die Sie mit Kunden oder Lieferanten per E-Mail austauschen, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für elektronische Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen beträgt zehn Jahre.

Die Lenkung von Aufzeichnungen ist Bestandteil jedes QM-Systems. In unserem  Seminar Interner Auditor ISO 9001 Dienstleistung oder Produktion erfahren Sie mehr!

Elektronische Rechnungen sind gemäß GDPdU beim Absender und Empfänger „revisionssicher“ zu archivieren. Deshalb müssen die Dokumentation der Signaturprüfung, der Signaturprüfschlüssel, das Zertifikat und eventuell weitere Kryptografie-Schlüssel gleichzeitig aufbewahrt werden.

Bei der elektronischen Post ist es oft problematisch, dass diese bei Bedarf auch lesbar ist. Wenn neue Software angeschafft oder ein Versions- oder Betriebssystemwechsel durchgeführt wird, ist die Kompatibilität mit der Vorversion häufig nicht gegeben.

Reinhold Kaim (QMB)