Mitarbeitermotivation und Arbeitseffizienz steigern – durch Gruppenarbeit und Regeln im Team!

2 + 2 = 5. Diese mathematische (Un-)Gleichung beschreibt häufig einen grundlegenden Aspekt von Gruppen- bzw. Teamarbeitskonzepten. Im Gegensatz zur Einzelarbeit summieren sich Erfahrungen und Kenntnisse der einzelnen Gruppenmitglieder zu einem „Wissenspool“. Gruppen können somit Wissenslücken schließen, die ein Einzelner auf Grund seiner Ausbildung und seines Wissens nicht schließen kann oder deshalb gar nicht erst erkennt. Lautet die Aufgabe Innovation oder Problemlösungsaufgaben, sind Gruppen durch ihr wesentlich größeres Wissens- und Erfahrungspotenzial, prädestiniert neue Wege und Vorgehensweisen zu finden. Häufig wird Gruppenarbeit leider so verstanden: „Wenn ich nicht mehr weiter weiß, dann bilde ich ´nen Arbeitskreis.“ Wie Sie die Idee der Gruppen- bzw. Teamarbeit für Ihre Organisation nutzen können, lesen Sie in dem folgenden Bericht.

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Mehr Leistung durch gute Teamarbeit

Teamarbeit ist im Vergleich zu zerstückelten und einzelorientierten Arbeitsformen kreativitätsfördernd und steigert die Gesamtleistung, wenn die Aufgaben gut organisiert sind. Dabei wirken unter anderem die gemeinsame Verantwortung, gegenseitige Anregung und Vertrauen motivations- und leistungsfördernd, aber auch der Ansporn durch Konkurrenzgefühle.

Die übliche Zusammenarbeit …
erfolgt durch Mitarbeiter, die eine lockere Absprache über eine lose Kooperation getroffen haben.

Team- bzw. Gruppenarbeit …
erfolgt durch eine aktive Gruppe von Menschen, die sich auf der Basis einer Vision vereinbarten Zielen verpflichtet sieht, Strategien entwickelt, konstruktiv zusammenarbeitet, die im Arbeitsalltag Freude an der individuellen und gemeinschaftlichen Arbeit hat und als Verantwortungsgemeinschaft hervorragende Leistungen bringt.

Gute Teams können dabei wesentlich erfolgreicher sein, als eine hochqualifizierte und hochbezahlte, aber streng hierarchisch geführte Abteilung. Voraussetzung ist, dass sich die Gruppe „gefunden“ hat und ein „Wir-Gefühl“ vorhanden ist.

Strukturelle Voraussetzungen für Gruppenarbeit

Oft bewährt sich Gruppen- bzw. Teamarbeit in der Praxis angeblich nicht auf Dauer, oder schläft ein, schleift sich ab, bzw. erreicht nicht die erwartete Produktivitätsverbesserung. Im Lauf der Zeit hat sich auf Grund von Untersuchungen herausgestellt, dass erfolgreiche Gruppenarbeit an einige spezifische Ausprägungen in der Arbeitsorganisation gebunden ist. Fehlen die nachfolgend genannten strukturellen Voraussetzungen, kann Gruppenarbeit nicht erfolgreich sein:

Durchführungsautonomie
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams (innerhalb festgelegter Grenzen) die Arbeitsabläufe selbst bestimmen und kontrollieren können.
Nur so kann sich eine motivierende gemeinsame Arbeitsorientierung entwickeln.

Aufgabenvollständigkeit
Gruppenarbeit bietet Ihnen eine gute Chance, vollständige Arbeitsaufgaben für Mitarbeiter bereitzustellen und so die demotivierende Trennung von Planen und Ausführen zu überwinden.

Planungsautonomie
Erlauben Sie Ihren Arbeitsteams autonome Planungsspielräume, innerhalb derer die Gruppe wirklich disponieren kann.

Personalkontinuität
Begrenzen Sie den personellen Austausch über die Gruppengrenze hinweg. Häufiger Personalwechsel in der Gruppe zerstört das „Wir-Gefühl“ und die Gruppenverantwortung.

Kommunikationsmöglichkeiten
Überprüfen Sie, ob folgende Kriterien der Gruppenarbeit entgegenstehen:

• Zu große Entfernungen zwischen den Arbeitsplätzen,
• zu hoher Lärmpegel oder
• sprachliche Barrieren.

Interpersonelle Kontakte in der Gruppe sind ausschlaggebend für eine Entwicklung des „Wir-Gefühls“.

Gruppengröße
Die Erfahrungen zeigen, dass Gruppengrößen ab 13 bis 15 Mitgliedern Subgruppen hervorbringen und, dass das System unproduktiv wird. Berücksichtigen Sie dies bei der Arbeitsvorbereitung und der Anzahl der integrierten Prozessschritte.

Qualifikationsstruktur
Schaffen Sie vergleichbare Qualifikationsstrukturen in Ihren Teams, so dass alle Mitglieder möglichst alle Arbeiten ausführen können.

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Teambildungsprozess – Phase um Phase

Teamarbeit ist eine Zusammenarbeit, in der durch Einhaltung von vereinbarten „Spielregeln“ und unter Berücksichtigung des Wissens bessere Resultate erzielt werden können, als durch Einzelarbeit. Die Leistungsfähigkeit des Projektteams und die effektive und effiziente Zielerreichung hängt dabei von einer Reihe von Faktoren ab, wie z.B.:

• der Teamzusammensetzung,
• der Einhaltung der Regeln im Team,
• der Führung und der Organisation des Teams,
• der Konfliktfähigkeit der Teammitglieder,
• dem erfolgreich durchlaufenen Teambildungsprozess.

Ganz besondere Bedeutung kommt dabei dem Teambildungsprozess zu, da dieser Prozess (und das Bewusstsein darüber) das entscheidende Fundament für die erfolgreiche und zielorientierte Zusammenarbeit darstellt.

Die vier Phasen der Teamentwicklung

Ein Team entsteht aus einer Gruppe durch eine Folge längerer, gruppendynamischer Prozesse. Nur wenn ein Team diese Phasen durchgemacht hat, ist es optimal arbeitsfähig. Je nach Gruppengröße und Aufgabenstellung variieren die Zeiten, die für diese zum Team führenden Phasen benötigt werden.Wenn das Team neue Mitglieder erhält, beginnen diese Phasen von neuem. Man spricht deshalb auch von der Teamuhr.

1. Forming
In dieser Phase „der Formung“ strukturiert sich die Gruppe. Jedes Mitglied ist versucht, seinen Standort in der Gruppe zu klären und bemüht sich, Beziehungen zu anderen aufzubauen. Diese Phase ist geprägt durch gegenseitige Höflichkeit, vorsichtiges Abtasten und Kennenlernen der Gruppenmitglieder.

2. Storming
In der Phase „des Kampfes um Einfluss, Macht und Führung
in der Gruppe“, werden Fragen wie Kontrolle und Gruppenregeln geklärt. Jeder versucht, seinen gewünschten Platz im Team einzunehmen bzw. durchzusetzen. Es treten Polarisierungen auf.
Diese Phase ist durch unterschwellige Konflikte, Selbstdarstellung der (neuen) Teammitglieder, den Kampf um (informelle) Führung geprägt.

3. Norming
In dieser Phase der Normung können „Standpunkte offen und sachlich ausgetauscht werden“. Es wird festgelegt, wer welche Rolle und Aufgabe übernimmt. Leistungskriterien werden festgelegt und Ziele und Visionen formuliert. Normen und Spielregeln der Zusammenarbeit werden gemeinsam definiert und (schriftlich) festgelegt.

4. Performing
In der Phase der Handlungsfähigkeit ist das Team nun fertig. Es agiert geschlossen und orientiert sich am gemeinsamen Ziel. Die Teamrollen sind verteilt, der Umgang miteinander ist geklärt. Es herrscht eine Atmosphäre von Anerkennung, Akzeptanz und Wertschätzung. Jeder weiß, dass er sich auf den anderen verlassen kann.

Diese vier Phasen werden sich in jedem Teambildungsprozess ergeben. Sie sind mehr oder weniger stark ausgeprägt, können in der Reihenfolge aber nicht übersprungen werden, weil sonst immer wieder neu aufzusetzen wäre.

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Die wirksamsten Teamkiller

 (Quelle: Philipp, Elmar (1998): Teamentwicklung in der Schule, Konzepte und Methoden)

• Gehe immer davon aus: Du bist der Beste!
• Auch wenn Du zu spät kommst: Besser als gar nicht!
• Deine Arbeit machst Du wann Du willst, natürlich müssen sich die anderen nach Dir richten.
• Rede in jede Pause hinein!
• Gerechtigkeit ist nicht zu erreichen, schon gar nicht bei der Arbeitsaufteilung!
• Ignoriere Konflikte in der Gruppe!
• Erzähle eine Anekdote nach der anderen!
• Greife nie in das Gruppengeschehen ein!
• Fühle Dich immer persönlich angegriffen und antworte mit einem Kurzreferat!
• Erteile ungefragt Deine Top-Ratschläge!
• Lasse die anderen nie ausreden: Scheue Dich nie, Gesprächsteilnehmer zu korrigieren und zu unterbrechen!
• Rede nie von Dir selbst, bleibe sachlich und ernst, jeder Witz verdirbt die Stimmung.

Reinhold Kaim (QM-Experte)