Ablauf des Antragsverfahrens zur Genehmigung – dies fordern das BImSchG und das Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung

Für jedes Unternehmen ist es zwingende Voraussetzung, alle bindenden Verpflichtungen aktuell zu kennen und diese im Unternehmen sicher umzusetzen. Neben den „allgemein geltenden Gesetzen“ sind für jedes Unternehmen auch die unternehmens- und standortspezifischen Genehmigungen rechtlich verbindlich. Diese sind oftmals zeitlich begrenzt und müssen frühzeitig in Abstimmung bei der aufsichtsführenden Behörde beantragt und ein Antragsverfahren eingeleitet werden. Um hier den Überblick zu behalten, welche Genehmigungen vorliegen, welches die daraus resultierenden Auflagen oder Nebenbestimmungen sind und wie lange die Laufzeiten reichen, sollte jedes Unternehmen über ein Genehmigungsmanagement verfügen, um so stets rechtssicher arbeiten zu können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ein funktionierendes Genehmigungsmanagement sicherstellen und was bei einem Antragsverfahren zu beachten ist.

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Was ist bei der Planung in einem Antragsverfahren zu beachten?

Für einen reibungslosen Verfahrensablauf ist eine gründliche Vorbereitung des Antragsverfahrens zur Genehmigung und die vollständige Zusammenstellung der Antragsunterlagen zwingende Voraussetzung. Vor der Antragsstellung sollten u.a. folgende wesentliche Aspekte mit der zuständigen Behörde besprochen und abgestimmt werden:

• Was sind mögliche Auswirkungen des geplanten Vorhabens?
• Muss eine Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) durchgeführt werden?
• Welche Behörden sind in dem Genehmigungsverfahren noch zu beteiligen?
• Müssen weitere Genehmigungen oder Erlaubnisse mit einbezogen werden? Wenn ja, welche?
• Welche Antragsunterlagen sind für eine ordnungsgemäße Prüfung erforderlich?
• Unterliegen spezielle Antragsunterlagen im Antragsverfahren der Geheimhaltungspflicht?
• Welche Gutachten sind für eine ordnungsgemäße Prüfung erforderlich?
• Wie gestaltet sich der zeitliche Ablauf des Antragsverfahrens?
• Können spezielle Vorkehrungen von der Behörde oder dem Antragsteller getroffen werden, um das Verfahren
‏    zu vereinfachen und damit zu beschleunigen?
• Wie viele Ausfertigungen des Antrages sind erforderlich?

Um nicht in Zeitverzug zu gelangen, sollte ein Antrag auf Genehmigung als eigenständiges Projekt bearbeitet werden. Zur besseren Planung und Überwachung können dabei alle Werkzeuge des Projektmanagements angewendet werden, so sollten alle durchzuführenden Arbeiten mit Terminen und Zuständigkeiten festgelegt und aktuell geführt und überwacht werden. Behörden sind zwar in erster Linie das Überwachungsorgan, oftmals sind diese bei Unklarheiten jedoch gerne bereit, dem Unternehmen bzw. dem Ansprechpartner bei der Klärung behilflich zu sein. Es macht durchaus Sinn, vor der Umsetzung von kostspieligen Umbau- oder Sanierungsarbeiten diese mit der zuständigen Behörde abzustimmen.

Ist eine externe Unterstützung im Antragsverfahren von Vorteil?

Gerade bei umfangreichen Antragsverfahren macht es oftmals Sinn, externe qualifizierte Dienstleister wie Ingenieurbüros oder andere Institutionen zu beauftragen. Diese sind in der Lage, Genehmigungsunterlagen oder Teile davon, wie z.B. die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen weitgehend vollständig und umfassend zu erstellen. Aufgrund der Erfahrungen zahlreicher Verfahren verfügen diese meist über die Kenntnis, welche Fachbehörden  in einem Antragsverfahren zu beteiligen sind und welche speziellen Anforderungen an die Antragsunterlagen gestellt werden.

Diese Arten des Genehmigungsverfahrens unterscheidet das BImSchG

Das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) unterscheidet generell zwei Grundtypen von Genehmigungen. Die Neugenehmigung und die Genehmigung einer beabsichtigten wesentlichen Änderung einer bestehenden genehmigungsbedürftigen Anlage. Wird eine Anlage neu errichtet und soll erstmals betrieben werden, so ist zunächst zu prüfen, ob dieser Anlagentyp in der 4. BImSchV (Vierte Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes) aufgeführt ist. Trifft dies zu, muss ein Antragsverfahren durchgeführt werden.

Bei der Änderung einer bestehenden genehmigungsbedürftigen Anlage sind die Forderungen gemäß 4. BlmSchV zu berücksichtigen. Eine Anzeige gemäß § 15 BImSchG erfolgt, wenn eine Änderung mögliche Auswirkungen auf Schutzgüter nach § 1 BImSchG hat. Dann ist sie einen Monat vor Baubeginn nach § 15 BImSchG anzuzeigen, auch wenn es sich um Verbesserungsmaßnahmen handelt. Bei einem bloßen Austausch von Teilen im Rahmen der Genehmigung handelt es sich nicht um Änderungen nach BImSchG, die anzeige- oder genehmigungspflichtig sind. Eine Änderungsgenehmigung gemäß § 16 BImSchG erfolgt, wenn sich durch die Änderung mögliche nachteilige Auswirkungen, die erheblich für die Prüfung der immissionsschutzrechtlichen Genehmigungsvoraussetzungen gem. BImSchG sind, ergeben. Somit handelt es sich hier um eine wesentliche Änderung, welche nach § 16 BImSchG genehmigungspflichtig ist. Darüber hinaus wird zwischen dem förmlichen Genehmigungsverfahren (mit Öffentlichkeitsbeteiligung) und dem vereinfachten Genehmigungsverfahren (Beteiligung der Öffentlichkeit ist nicht vorgesehen) nach BImSchG unterschieden.

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Genehmigungsmanagement und das Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung

Für die Errichtung oder Änderung vieler genehmigungsbedürftiger Anlagen muss zur Erteilung einer Genehmigung oftmals eine Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) durchgeführt werden. Für welche genehmigungsbedürftigen Anlagen eine Umweltverträglichkeitsprüfung durchzuführen ist, wird in Anlage 1 zum Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) geregelt. Dort sind die Vorhaben in Gruppen unterteilt genannt. Die Vorprüfung der Umweltverträglichkeitsprüfung berücksichtigt unter anderem die Größe des Projektes, die Abfallmenge, den Verbrauch von Wasser und Boden, die Entfernung zu dicht besiedelten Gebieten, die Art und Empfindlichkeit der benachbarten Natur und Landschaft sowie die möglichen Auswirkungen des Projektes. Die Behörde prüft dabei unter Berücksichtigung der in der Anlage 2 zum Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung aufgeführten Kriterien, ob das Vorhaben erheblich nachteilige Auswirkungen im Hinblick auf eine wirksame Umweltvorsorge haben kann. Grundlage der Umweltverträglichkeitsprüfung sind geeignete Angaben des Antragstellers und eigene Informationen der Behörde. Oftmals werden dabei definierte Checklisten für die Prüfung eingesetzt. Die Umweltverträglichkeitsprüfung ist kein selbständiges Verfahren sondern Bestandteil eines Antragsverfahrens. Die Umweltverträglichkeitsprüfung gehört zu den einzureichenden Unterlagen im Antragsverfahren, welche ebenfalls veröffentlicht und den Fachbehörden zur Stellungnahme vorgelegt werden.

Dokumentation der Verfahrensabläufe im Antragsverfahren

Für jedes Genehmigungsverfahren wird der Ablauf des Antragsverfahrens bei den Behörden in einer Verfahrensakte dokumentiert. In dieser behördeninternen Akte werden alle wesentlichen Stationen des Genehmigungsverfahrens vermerkt. Der Antragsteller kann eine Auskunft über den aktuellen Stand seines Verfahrens erhalten.

Anwendung von Teilgenehmigungen und Vorbescheiden

Auf Antrag kann ein Genehmigungsverfahren in bestimmte Teilabschnitte aufgegliedert werden. So besteht die Möglichkeit, Fragen des Standorts in einem Vorbescheid abzuklären, um so z.B. unter bestimmten Voraussetzungen mit der Errichtung der Anlage beginnen zu dürfen. Auch hier ist es sinnvoll, sich zu einem möglichst frühen Zeitpunkt durch die Genehmigungsbehörden beraten zu lassen.

Anwendung eines Genehmigungskatasters

Um eine gute Übersicht aller bereits vorhandenen Genehmigungen sowie beantragten Antragsverfahren zu gewährleisten, hat sich die Führung von Genehmigungskataster in der Praxis bewährt. Die Art und der Aufbau richten sich dabei nach der Anzahl der zutreffenden Genehmigungen oder Bescheide, welche verwaltet werden sollen. Um eine gute Themenübersicht zu erzielen, können dabei unterschiedliche Rechtsbereiche unterteilt werden (Gewässerschutz, Immissionsschutz, Abfall, Baugenehmigungen usw.). Um eine vollständige Übersicht aller aktuellen sowie bereits aufgehobenen Bescheide abzubilden sollten auch die ungültigen Genehmigungen archiviert und im Kataster gelistet werden. Dabei ist jedoch sehr wichtig den aktuellen Status anzugeben (gültig, aufgehoben usw.), damit der Anwender dies eindeutig identifizieren kann. Bei der Auflistung verbindlicher Auflagen und Nebenbestimmungen kann zwischen temporären (z.B. in einer Bauphase) und kontinuierlichen resultierenden Pflichten unterschieden werden. Auch die Zuordnung von Ansprechpartnern und Zuständigkeiten ist zur Umsetzung der Verbindlichkeit sinnvoll.

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Worauf ist bei der Sichtung neu erteilter Genehmigungen zu achten?

Ist es nach der Beantragung eines Antragsverfahrens endlich geschafft und man hält die neu ausgestellte Genehmigung in Händen, ist jeder der im Antragsverfahren beteiligt war sehr erfreut. Der Vorgang ist hiermit jedoch noch nicht abgeschlossen. Eine detaillierte Sichtung der Genehmigung ist sehr wichtig, um die resultierenden Aufgaben herauszuarbeiten und die beteiligten Personen zu informieren. Die Pflichten müssen nun terminiert und entsprechende Zuständigkeiten festgelegt werden. Wird eine bereits vorher bestehende Genehmigung neu erteilt, so müssen ggf. bereits bestehende Dokumentationen wie Arbeitsanweisungen, Formblätter oder Kontrollkarten angepasst werden, da sich oftmals Grenzwerte und der Turnus einzelner Überwachungsparameter in der neuen Genehmigung geändert haben (neuer Stand der Technik). Alle Mitarbeiter sollten zu den Neuerungen, nachweislich (dokumentiert mit Schulungsnachweis) geschult werden. Wird bei der Erstsichtung oder in den ersten Tagen bei der Umsetzung der Auflagen und Nebenbestimmungen gemerkt, dass die in der Genehmigung beschriebenen Vorgaben nicht umsetzbar oder ggf. nicht sinnvoll sind, so kann in einem definierten Zeitraum Einspruch bei der erteilenden Behörde eingelegt werden. Die Fristen sind hier meist in der Genehmigung oder dem zugehörigen Anschreiben definiert und sollten natürlich eingehalten werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr André Mayr

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