QM Qualitätsmanagement ISO 9001 Prozesse

Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten? Mit der RACI Methode schaffen Sie darüber im Projekt und im Prozess Klarheit

RACI_BannerDer feine Unterschied im Management zwischen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Viele Unternehmen leiden an der Problematik, dass Mitarbeiter diese Begriffe absichtlich oder unabsichtlich so deuten, dass sie sich aus der Verantwortung stehlen, indem sie sich zwar zuständig, aber nicht verantwortlich fühlen. Eine Möglichkeit diesem Dilemma zu entkommen, birgt die RACI Methode.


Der Unterschied zwischen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Egal wie groß das Unternehmen ist, Tätigkeitsbeschreibungen sollten eindeutig definiert werden wobei man Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten darstellen sollte. Ob 10 Personen an einem Standort tätig sind oder hunderte Mitarbeiter weltweit vernetzt arbeiten, jeder muss seine Aufgabe genau verstehen. Dies bedeutet, dass bei der Aufgabenverteilung zwischen verschiedenen Punkten unterschieden werden muss:

  • Was kann ein Mitarbeiter beitragen?
  • Wo liegen seine Fähigkeiten?
  • Welche Aufgaben soll er übernehmen?
  • Welche Informationen benötigt er?
  • Wofür ist er zuständig?
  • Wofür ist er verantwortlich?

Das Ganze klingt einfacher als es ist. Mitarbeiter sind es oft gewohnt, für Aufgaben zuständig zu sein, jedoch keine Verantwortlichkeiten dafür zu tragen. Dies manifestiert sich im gekonnten Delegieren gewisser Aufgaben, um sich selbst unliebsamer und wenig attraktiver Aufgaben zu entledigen. Die Konsequenz ist, dass es in einem Unternehmen viele Mitarbeiter mit Zuständigkeiten gibt und wenige, sehr wenige mit Verantwortlichkeiten. Eine Möglichkeit diesem Problem beizukommen, bietet das Darstellen in der RACI Methode.

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So funktioniert die RACI Methode – wie Sie Verantwortlichkeiten darstellen

Die RACI Methode hilft einem Unternehmen eindeutig zu klären, wer was tut bzw. zu tun hat. RACI beschreibt eine Möglichkeit der Rollendokumentation in Prozessen und wird durch die im Folgenden aufgelisteten englischen Begriffe gekennzeichnet, die wichtige Unterschiede verdeutlichen:

R = Responsible
A = Accountable
C = Consulted
I = Informed

Die RACI Methode dient der Beschreibung, welche Rolle für welche Aktivitäten verantwortlich ist und welche Rollen zu beteiligen sind. So gelangt ein Unternehmen zu einer klaren Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten und kann diese darstellen. Die RACI Methode umfasst die folgenden Anwendungsgebiete:

Prozess- und Projektmanagement
Strukturierung der Aufgabenverteilung innerhalb von Prozess- oder Projektteams.

Reorganisation
Sicherstellung, dass wesentliche Rollen oder Funktionen nicht übersehen werden.

Arbeitsbelastungsanalyse
Identifikation von Über- oder Unterforderungen einzelner Rollen oder Funktionen.

Kommunikation
Bekanntmachung der Festlegungen für die relevanten Rollen oder Funktionen.

Konfliktlösung
Die Transparenz bietet ein Forum für Diskussionen zur Lösung von Konflikten. Rollen bzw. Funktionen und deren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden unmissverständlich geklärt.RACI Methode - Begrifflichkeiten und Erläuterung

Die RACI Methode spielt ihre Stärken bei der Festlegung von Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in funktionsübergreifenden Prozessen aus. Zur Visualisierung wird die sogenannte RACI-Matrix genutzt, die auch als RACI-Chart bezeichnet wird. Eine „Rolle“ im RACI-Chart ist nicht gleichbedeutend mit einer bestimmten Person. Vielmehr ist eine Rolle eine „Klammer“ für eine Reihe von zusammengehörigen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Eine einzige Rolle kann bei Bedarf von mehreren Personen ausgefüllt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass eine einzelne Person in unterschiedlichen Rollen in einem Unternehmen tätig ist.

Video: Was ist ein Qualitätsmanagementsystem ISO 9001?

Video: High Level Structure ISO 9001


So erstellen Sie ein RACI-Chart

Der erste Schritt zum RACI-Chart ist die Identifikation und Erfassung der relevanten Prozesse, für die eine RACI-Matrix erforderlich ist. Für jeden Prozess können nun die relevanten Aufgaben und die damit zusammenhängenden Aktivitäten abgegrenzt werden. Sind die im Prozess aktiven Rollen ermittelt, kann die RACI-Maske mit den Spalten Funktion/Aktivität ausgearbeitet werden. Im Rahmen eines Workshops mit allen am Prozess beteiligten Rolleninhabern sollte nun die rollenbezogene Verteilung der RACI-Aspekte (Verantwortlichkeiten) erfolgen. Das erste Ergebnis kann nun auf Unklarheiten oder verbliebene Zweideuigkeiten durch das Team geprüft werden. Nach einer weiteren übergeordneten Überprüfung auf Richtigkeit und vor allem auf die Berücksichtigung der Wechselwirkungen mit anderen Prozessen, kann die RACI-Matrix zur Implementierung freigegeben werden.

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Tipps zur Überprüfung der RACI-Matrix

Jede RACI-Matrix sollte durch eine horizontale sowie vertikale Analyse überprüft werden, um Fehler weitgehend auszuschließen. Nachfolgend sind den Analyseergebnissen die zu prüfenden Aspekten gegenübergestellt.

1. Vertikale RACI-Analyse
Viele R’s in einer Spalte: Muss diese Rolle alle Tätigkeiten ausführen oder kann delegiert werden (Bottleneck!)? Keine Leerstellen in einer Spalte: Muss diese Rolle in so viele Tätigkeiten involviert sein? Zu viele A’s in einer Spalte: Kann die umfangreiche Verantwortlichkeit möglicherweise geteilt werden (Bottleneck!)? Keine A’s und keine R’s in einer Spalte: Ist diese Rolle/Position wirklich erforderlich?

2. Horizontale RACI-Analyse
Mehr als ein R in einer Zeile: Ist die Verantwortlichkeitszuordnung klar?
Keine R’s in einer Zeile: Wer bearbeitet die Aufgabe, wird initiativ?
Keine A’s in einer Zeile: Wer profitiert eigentlich von der Aufgabe?
Viele C’s in einer Zeile: Ist die Beratung durch Vorteile gerechtfertigt?
Viele I’s in einer Zeile: Muss die viele Information regelmäßig oder nur in Ausnahmefällen stattfinden?

RACI_Methode_Matrix


Diese Vorteile bietet Ihnen das Darstellen mit der RACI Methode

Die RACI Methode hilft Ihnen beim übersichtlichen Darstellen und schnellen Erfassen der Beteiligten, Zuständigkeiten und Verantwortlichen. Dadurch verbessert sie die Kommunikation und die Wahrscheinlichkeit von Konflikten wird durch diese Variante des Darstellen reduziert. Da die Gefahr Beteiligte zu vergessen verringert wird, bleiben wichtige Aufgaben nicht mehr so schnell liegen. Eine RACI-Matrix kann mit den Bordmitteln von MS Office in Excel oder PowerPoint schnell und einfach erstellt werden.

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Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.
Ihr Reinhold Kaim


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