QM Qualitätsmanagement ISO 9001 Prozesse

Schritte bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl – So finden Sie Lieferanten, die zu Ihrem Unternehmen passen

Die Lieferantenauswahl und -bewertung sind heute aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. In diesem Beitrag blicken wir daher auf die professionelle Vorgehensweise, um die zum Unternehmen passenden Lieferanten zu finden. Langfristige und vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten zahlen sich für beide Vertragspartner aus. Dies ist das Ergebnis einer Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young. Laut Studie sind für mehr als 90 % der befragten Unternehmen der Schutz ihrer Marken, ihres Rufs und die Einhaltung von definierten Standards durch die Lieferanten von großer Bedeutung. Dies ist der Auslöser, dass sich das Beschaffungswesen in den letzten Jahrzehnten von einer „verwaltungstechnisch geprägten Funktion der Bestellannahme“ zu einer „strategischen Rolle zur Sicherung der Nachhaltigkeit“ weiterentwickelt hat. Am Anfang einer Zusammenarbeit steht die Lieferantenauswahl. In vielen Unternehmen erfolgt diese noch sehr oberflächlich und historisch bedingt insbesondere nach den subjektiven Auswahlkriterien des jeweiligen Einkäufers. Dass sich ein beschaffendes Unternehmen ein für sich optimales Portfolio an Zuliefererfirmen zusammenstellt stellt, jedoch zunehmend eine wichtige Basis für den Unternehmenserfolg dar.

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Darum sind die Lieferantenbewertung und die Lieferantenauswahl heutzutage so wichtig

Die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens sind bei der sich immer weiter reduzierenden Wertschöpfungsquote von Herstellern nur so gut, wie die Umfänge, die ihre Lieferanten dazu beisteuern. Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist mittlerweile in fast allen Branchen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deshalb ist es notwendig das Risiko, einen „falschen“ Lieferanten auszuwählen, zu minimieren. Zur Suche und Auswahl von Lieferanten benötigt ein Unternehmen einen systematischen Prozess. Doch, was macht einen guten Lieferanten überhaupt aus? Dies ist weitgehend davon abhängig, inwieweit der Lieferant zu der strategischen Ausrichtung des jeweiligen suchenden Unternehmens passt sowie von einigen grundsätzlichen Tugenden eines vertrauenswürdigen Lieferanten. Beispielhaft sind dies folgende Lieferanteneigenschaften:

  • technologische Innovationsstärke,
  • Marktstellung,
  • Lieferqualität,
  • Lieferzuverlässigkeit,
  • Ausmaß verfügbarer Kapazitäten,
  • usw.

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Anforderungen an die Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Seitens des suchenden Unternehmens sind die persönlichen und fachlichen Kompetenzen entscheidende Kriterien bei der Suche und Auswahl von Lieferanten. Für ein bestmögliches Ergebnis sollen bei der Lieferantenauswahl deshalb folgende Anforderungen berücksichtigt werden:

  • Bildung eines interdisziplinären Auswahlteams (Qualitätsmanagement, Entwicklung, AV, Fertigung, …)
  • Berücksichtigung der Unternehmensstrategie und konkreten Beschaffungssituation
  • Angemessener Kosten- und Zeitaufwand
  • Festlegung von qualitativen und quantitativen Auswahlkriterien
  • Transparente und nachvollziehbare Gewichtung und Bewertung
  • Vergleichbarkeit durch einheitliche Bewertungskriterien und -verfahren

Diese Anforderungen sind universell und können sowohl bei der Auswahl der inländischen als auch ausländischen Zulieferer angewendet werden.


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Denken Sie bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl auch  an Ersatzlieferanten

Bei Produkten oder Dienstleistungen, die für Ihr Unternehmen extrem wichtig sind, ist es fahrlässig, sich nur auf einen Lieferanten zu verlassen. Die Bündelung von Bestellungen an einen Lieferanten führt zwar zu günstigeren Konditionen, aber was passiert, wenn dieser Anbieter Insolvenz anmeldet oder aus anderen Gründen nicht mehr liefern kann oder will? Ohne Alternative ist die Gefahr groß, dass neue Lieferanten unter Umständen diese Notlage ausnutzen wollen.

Video: Einführung Qualitätsmanagementsystem

Video: High Level Structure ISO 9001


Auch die besten Lieferantenbeziehungen beherbergen Risiken

Besonders im Rahmen einer weltweiten Versorgung durch externe Anbieter ist ein breites Spektrum an Risiken zu identifizieren und abzuwenden. Neben geografischen Risiken (z.B. Naturkatastrophen) an den Lieferantenstandorten oder auf den Lieferwegen, müssen finanzielle Risiken (z.B. Zölle, Wechselkursschwankungen) sowie technische Risiken (z.B. Abhängigkeit von Fertigungstechnologien) betrachtet werden. Eine einfach anwendbare Methode zur Risikobewertung ist die Risikomatrix. Das Expertenteam stuft die Risiken individuell ein und ein sich ergebender Mittelwert drückt das Gesamtrisiko aus, welches wiederum einen wichtigen Faktor für den Auswahlprozess darstellt. Vor der Zusammenarbeit gilt es ggf. Maßnahmen zur Risikobehandlung (Begrenzung, Verteilung, Verlagerung, Überwälzung, usw.) zu treffen.


Überblick über die wesentlichen Schritte bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

SchrittWichtige Aktivitäten im Rahmen der Lieferantenauswahl
Beschaffungsbedarf bestimmenDer perfekte Lieferant kann immer nur im Hinblick auf die Unternehmensstrategie gefunden werden:
Schutz von Unternehmens-Know-how? Kapazitätsauslastung des eigenen Unternehmens? Differenzierung des Unternehmens vom Mitbewerber? Was können Lieferanten besser? Abhängigkeit vom Zulieferer? Kostenvergleich „Eigen- oder Fremdbezug“? usw.
Auswahlfaktoren und K.O.-Kriterien festlegenWelche Kriterien für die Auswahl des besten Lieferanten wichtig sind, hängt von den (strategischen) Anforderungen des Unternehmens ab. Der Lieferant muss zu Ihren Unternehmenszielen und -strategien passen. Da mit neuen Lieferanten noch keine Erfahrungen vorliegen, müssen passende Auswahlkriterien erarbeitet werden:

Entscheidungskriterien

  • Referenzen (Qualität, Liefertreue, …)
  • Synergie-Effekte (Produkte, Prozesse)
  • Innovationspotenzial
  • Technologieportfolio
  • Infrastruktur
  • Preisgarantien
  • usw.
K.O.-Kriterien

  • Schlechte Bonitätsbewertung
  • Schlechtes Image (Q-Probleme)
  • Fehlende Zertifikate
  • Zu geringe Kapazität
  • Konkurrenzprodukte am Markt
  • Standortrisiken
  • usw.
Lieferanten identifizierenZunächst müssen die potenziellen Lieferanten ermittelt werden, die grundsätzlich in der Lage sind, den festgelegten Bedarf zu erfüllen. Die Informationen über Anbieter lassen sich aus primären oder sekundären Quellen gewinnen:

Primäre Quellen

  • Messen/Ausstellungen
  • Initiativ-Angebote
  • Kontakte mit Verkäufern
  • Betriebsbesichtigung
  • Lieferantenbefragung/Selbstauskunft
  • Erfahrungsaustausch
  • Innerbetriebliche Quellen
  • Fachtagungen
  • Marktforschungsinstitute
  • usw.
Sekundäre Quellen

  • Internetrecherche
  • Fachpublikationen
  • Firmenverzeichnisse
  • Publikationen der Lieferanten
  • Datenbanken
  • Werbung
  • Börsen- und Marktberichte
  • Tageszeitungen
  • Amtliche Statistiken
  • usw.
Potenzielle Lieferanten bewertenFür die relevanten Auswahlkriterien muss die Vorgehensweise der Bewertung festgelegt werden und welche Fachbereiche die (Auswahl-)Bewertung durchführen sollten. Die Auswahlkriterien sollten dabei unterschiedlich gewichtet werden. Verteilen Sie dafür 100 Prozent auf die einzelnen Kriterien und gewichten Sie die Aspekte höher, die Ihnen bei einem Lieferanten besonders wichtig erscheinen.
Verträge mit den Lieferanten schließenNeue Lieferantenbeziehungen sind immer mit Unsicherheiten behaftet, weil Sie noch keine Erfahrungswerte in der Zusammenarbeit besitzen. Hier sollten Sie ggf. befristete Aufträge erteilen bzw. Verträge mit Kündigungsklauseln abschließen, um Erfahrungen zu sammeln. Bewährt sich ein neuer Lieferant, können Sie die Geschäftsbeziehung intensivieren, andernfalls kurzfristig beenden.
Zusammenarbeit organisierenQualitätssicherungsvereinbarungen haben für den Kunden und Lieferanten positive Effekte, sie schaffen Verlässlichkeit. Beide Seiten verpflichten sich zur Einhaltung von Regeln, Rechten und Pflichten, damit Mängel erst gar nicht entstehen:

  • Ziele und Perspektiven der Zusammenarbeit
  • Schnittstellen der Qualitätsmanagementsysteme
  • Regelmäßiger und situativer Informationsaustausch
  • Regelungen zur Freigabe und Sicherstellung der Herstellbarkeit
  • Konsequenzen bei Fehlverhalten
  • Maßnahmen bei Qualitätsmängeln
  • Gemeinsame Verbesserungsaktivitäten

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen,
Ihr Reinhold Kaim


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