SIX SIGMA

IMPROVE-PHASE oder „Jetzt wird’s ernst!“

 

Ein bisschen erschöpft aber glücklich kommt der Six Sigma Belt aus der Analyze-Phase heraus, haben er und sein Team doch gerade mit einigem Aufwand die wesentlichen Einflussgrößen des Prozesses dingfest gemacht. Die Ursache-/Wirkungsbeziehungen sind nicht nur qualitativ sondern sogar quantitativ beschrieben und auch noch verifiziert worden.

Nun ändern wir die Vorgehensweise im Problemlösungsfluss. Es steht nicht mehr der analytische Blick auf Prozess und Daten im Vordergrund. Die Improve Phase baut aber natürlich auf eben diesen Erkenntnissen auf, die sich als statistisch signifikant herausgestellt haben.

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Der Übergang zur Improve Phase ist auch dadurch gekennzeichnet, dass wir in Lösungen denken – Lösungen in Bezug auf die Projektaufgabe. Na endlich, werden einige sagen, war dies doch bis dato nahezu verboten – sicherlich auch um zu verhindern, dass wie sonst immer gleich auf die erstbeste Lösung geschielt wird. Der Projektleiter sieht sich nun immer mehr in der Rolle des Moderators und übernimmt die Aufgabe, das Team der Experten methodisch unterstützt zur Lösung zu führen.

Daher sind die drei wesentlichen Schritte der Improve-Phase:

  • Lösungen finden
  • Lösungen auswählen
  • Lösungen implementieren

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Lösungen finden

Wie kann ich die Erkenntnisse der Analyze-Phase in die Praxis umsetzen?

Jetzt ist Kreativität gefragt. Spontan kreativ zu sein ist aber leider nicht jedem zu jeder Zeit gegeben – zudem ist der siebte Sinn für Kreativität dem Erwachsenen über die Jahre leider etwas abhanden gekommen. Daher gilt es nachzuhelfen mit Werkzeugen aus dem reich bestückten Baukasten der Kreativitätstechniken.

Das Brainstorming ist hier sicherlich die bekannteste und meist angewendete Gangart – schützt aber doch nicht vor so beliebten Fehlern wie z.B. Ideen – kaum ausgesprochen – direkt zu bewerten oder aber Killerphrasen einzusetzen wie „Mensch Willi, das hat doch noch nie geklappt“ oder „Klar, Jupp, dass sowas wieder von Dir kommen muss“.

Um diese und andere Fallstricke zu umgehen, wird alternativ schon ‚mal eine Variante des Brainwritings eingesetzt, die sogenannte 6-3-5-Methode (6 Teilnehmer, 3 Ideen in 5 Minuten und dann im Uhrzeigersinn weitergeben). Weiterhin zum Zuge können Techniken kommen wie das Mindmapping, der Morphologische Kasten, das Sechs Hüte Modell von de Bono oder die Scamper Methode.


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Lösungen auswählen

So, jetzt liegen einige Lösungsvorschläge auf dem Tisch – die wir dem Champion aber nicht allesamt auf denselben werfen  – er erwartet nun von uns, die beste Alternative auszuwählen. Die Lösung, die in höchstem Maße effektiv und effizient ist und deren Risiken bekannt sind. Es ist ratsam, dass das Team sich hierbei bewährter Techniken aus dem Bereich der Entscheidungsanalyse bedient – dem so genannten Platzzifferverfahren oder deutlich besser der Kriterienbasierten Auswahl.

Mit dieser Methode gelingt eine nachvollziehbare Auswahl der besten Lösung, indem die jeweiligen Ideen hinsichtlich ihrer Erfüllung verschiedener Wunsch- und Mussziele gespiegelt werden. Dies sorgt bei der späteren Umsetzung dieser Lösung auch für deutlich mehr Akzeptanz bei Führungskräften und Betroffenen. Unterstützt wird die Auswahl durch eine Kosten-/Nutzen-Analyse (z.B. in Form einer Rentabilitätsmatrix). Aufwand und Kosten für mögliche Lösungsansätze werden ermittelt und anschl. Einsparungspotenzial bzw. Nutzen der Lösungen gegenübergestellt.


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Lösungen implementieren

Strahlend präsentiert das Verbesserungsteam dem Champion die differenziert abgeleitete beste Lösung (Präsentation und Präsent liegen manchmal gar nicht so weit auseinander) – und wenn ihm jetzt keine unüberbrückbaren Hindernisse einfallen sollten, dann gibt’s nun auch kein Zurück mehr. Das ist der Moment, wo der Elefant das Wasser lässt, jetzt wird’s ernst , jetzt wird umgesetzt !

Damit auch das gut gelingt, wird mittels eines Implementierungsplanes für Struktur gesorgt. Er regelt Organisation und Ressourcen, definiert die Arbeitspakete und kontrolliert laufend die Veränderung. Je größer und sensibler diese ausfällt, desto mehr ist auch das Thema Change Management zu berücksichtigen – Stakeholderanalyse und ein ausgereiftes Kommunikationskonzept können die Akzeptanz der Veränderung deutlichst erhöhen.

Zuweilen wird noch ein Pilotprogramm vorgeschaltet – darunter versteht man das Testen der Lösung im kleineren Maßstab – anzuraten v.a. bei Lösungen mit weitreichenden Konsequenzen oder solchen, die nicht reversibel sind. Damit ist die Verbesserung zielgerichtet gesucht und eingeführt worden – ob’s auch nachhaltig ist, das wird uns dann hoffentlich die Control-Phase zeigen!

In diesem Sinne und bis demnächst,
Ihr Axel Jungheim


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