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Professionelle Prüfanweisung / Arbeitsanweisung erstellen

Blogbild groß„Zu Risiken und Nebenwirkungen lesen Sie bitte Ihre Arbeitsanweisung“. So weit sollte eine Arbeitsanweisung nicht verkommen, wie dies durch die Absicherungsmentalität in den Medikamenten-Beipackzetteln der Pharmahersteller vielfach der Fall ist. Das Ziel der Pharma-Hersteller ist auch ein anderes: Die Instruktion des Patienten durch Warnungen vor bestimmten Eigenschaften des Produkts, die in bestimmten Konstellationen zu einer Schädigung führen könnten. Der Hersteller hat seine Anwender-/Benutzerinformationspflicht erfüllt, der Patient ist jedoch erschlagen von den vielen Hinweisen. Die Intention einer Arbeitsanweisung ist jedoch eine vollkommen andere: Der Mitarbeiter soll eine Tätigkeit selbstständig qualitätskonform durchführen können! Hinweise, wie Sie Ihre Arbeitsanweisung bzw. Prüfanweisung gestalten sollten, um dies zu realisieren, finden Sie im Nachfolgenden.

Arbeitsanweisung – Die Anweisung zur Arbeit

Eine Arbeitsanweisung kann eine verbale Anweisung oder ein Dokument sein, um mehr oder weniger detailliert zu regeln, wie bestimmte Arbeitsaufgaben durchzuführen sind. Arbeitsanweisungen sind immer an einen bestimmten Prozess bzw. ein Produkt oder einen Arbeitsplatz gebunden und sind ein Hilfswerkzeug für jeden Mitarbeiter, damit er seine Aufgaben qualitätsgerecht erfüllen kann. Die spezielle Arbeitsanweisung gilt für den jeweils genannten Arbeitsablauf. Sie ist meist mit dem Arbeitsauftrag verknüpft. Ein sich wiederholender Arbeitsablauf sollte durch eine Standardarbeitsanweisung (SOP = Standard Operating Procedure) geregelt werden.


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Sinn und Ziel einer Standardarbeitsanweisung

Standardarbeitsanweisungen sollen Mitarbeitern helfen, fachlich richtig zu handeln, indem Handlungs- und Entscheidungsnormen zur Verfügung gestellt werden. Der Einsatz einer Standardarbeitsanweisung ist vor allem dann sinnvoll, wenn trotz Erfahrung und Qualifikation des Mitarbeiters wiederholt dieselben Fehler gemacht werden bzw. gemacht werden könnten. Das Ziel einer Standardarbeitsanweisung ist, dass qualitätsrelevante Arbeiten und Abläufe

  • durch jeden kompetenten Mitarbeiter
  • auf Anhieb
  • richtig ausgeführt werden können.

Arbeitsanweisungen eignen sich auch als wertvolle Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Jede Organisation kann selbst festlegen, wie eine Arbeitsanweisung auszusehen hat. Eine wichtige Aussage zur Erstellung einer Standardarbeitsanweisung hat sich bewährt:  „Schreiben Sie diese so, dass der Anwender damit arbeiten kann!“ Primäre Zielgruppe Ihrer Arbeitsanweisung sind die Mitarbeiter Ihrer Organisation und erst sekundär z.B. Kunden oder Behördenvertreter.

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 So geben Sie einer Arbeitsanweisung Struktur

Grundsätzlich muss jede Standardarbeitsanweisung eine Reihe von Einzelfragen klären, die sich bei der Durchführung einer Tätigkeit stellen, wie zum Beispiel:

  • Wofür, warum wird gearbeitet?
    Zweck der Arbeit
  • Wo wird gearbeitet?
    Anwendungsbereich (Arbeitsplatz)
  • Wer muss die Arbeit erledigen?
    Verantwortlichkeit
  • Was muss getan werden?
    Arbeitsgänge
  • Wie, wie gut wird gearbeitet?
    Detaillierter Arbeitsablauf mit Qualitätsvorgaben
  • Womit soll gearbeitet werden?
    Erforderliche Arbeitsmittel
  • Weshalb muss dies getan werden?
    Begründung, Hinweise

Gegebenenfalls sind für den einzelnen Arbeitsauftrag in mündlicher oder schriftlicher Form noch weitere Fragen zu beantworten:

  • Wieviel wird gebraucht?
    Zu leistende Menge
  • Wie lange soll es dauern?
    Vorgabezeiten
  • Wie sicher muss gearbeitet werden?
    Arbeitssicherheit

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Standardarbeits- bzw. Prüfanweisungen sollten einen einheitlichen Aufbau bzw. ein einheitliches Format aufweisen, damit jeder eingearbeitete Mitarbeiter ohne zeitlichen Interpretationsaufwand damit zurecht kommt. Eine einheitliche Gliederung erleichtert deren Lesbarkeit und erhöht den Wiedererkennungswert und damit auch die Akzeptanz. Die vollständige Gliederung einer Standardarbeitsanweisung könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Unternehmenskenndaten mit Bezeichnung und Nummer der Anweisung, Erstellung, Freigabe.
  2. Änderungsverlauf mit Revisionskennzeichnung und Datum.
  3. Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen.
  4. Zweck, Zielsetzung der Anweisung mit Beschreibung des zu erbringenden Ergebnisses.
  5. Anwendungs- bzw. Geltungsbereich des Anwenderkreises der Anweisung.
  6. Anweisungen zur Durchführung der Tätigkeiten (was, wie, wie gut, womit, weshalb).
  7. Mitgeltende Unterlagen externe Dokumente, Kundenvorgaben.
  8. Definitionen, Abkürzungen
  9. Anlagen (Formblätter, Checklisten)
  10. Verteiler

Um sicherzustellen, dass alle Arbeitsanweisungen einer festgelegten Struktur folgen, sollten Sie eine verbindlich zu verwendende Vorlage definieren. Zu dieser Ausgabe erhalten Sie als Abonennt eine beispielhafte Vorlagenbasis zur Erstellung Ihrer Arbeitsanweisung oder Prüfanweisung.


So erstellen Sie eine Arbeitsanweisung bzw. Prüfanweisung

Die Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte von einem Mitarbeiter begleitet werden, der mit den festzulegenden Arbeitsabläufen vertraut ist. Darauf sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Standardarbeitsanweisungen achten:

  • Grenzen Sie den zu beschreibenden Ablauf ein, damit die Anweisung überschaubar bleibt.
  • Definieren Sie Schnittstellen klar und deutlich, so dass Zusammenhänge und Bezüge zu anderen Tätigkeiten sofort hergestellt werden können.
  • Beschreiben Sie nicht nur Abläufe und Vorgänge, sondern in erster Linie, wie sichergestellt wird, dass das Ergebnis erreicht wird.
  • Stellen Sie Abläufe gegebenenfalls grafisch dar. Zeichnungen mit Maßen und bildliche Darstellungen (Fotos) tragen zum besseren Verständnis bei.
  • Geben Sie an, wie die Einhaltung der Vorgaben auch später noch nachgewiesen werden kann und mit welchen Messgrößen der Erfolg gemessen wird.
  • Berücksichtigen Sie bei Art und Umfang Ihrer Beschreibungen die Qualifikation und Kenntnisse der betroffenen Mitarbeiter. Diese sollen weder über- noch unterfordert werden.
  • Prüfen Sie nach Fertigstellung den Inhalt nicht nur auf Richtigkeit und Verständlichkeit, sondern auch in Bezug auf die Konformität mit den Forderungen der ISO 9001.

Grundsätzlich gilt, die Beschreibung sollte so detailliert wie nötig sein, sonst nehmen Sie Ihren Mitarbeitern ggf. jeglichen Spielraum, der in der Praxis häufig nötig ist. Den Arbeitsanweisungen können Formblätter für die Dokumentation von Qualitätskontrollen oder Wartungsarbeiten beigefügt werden. Der Mitarbeiter trägt den Zeitpunkt und das Ergebnis seiner Kontrolle ein und bestätigt die Durchführung jeweils mit seiner Unterschrift.


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 Anwendung der Arbeitsanweisungen bzw. Prüfanweisungen

Damit Ihre Mitarbeiter die Anweisung auch anwenden können, sollten Sie diese nach der Einführung jeder neuen Arbeits- bzw. Prüfanweisung flankierend schulen. Auf Grund des Feedbacks der Mitarbeiter können Sie erkennen, ob ggf. noch nachgebessert werden muss. Bei fähigen Mitarbeitern bleibt die Anweisung im „Idealfall“ im Hintergrund und dient z.B. zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dies darf jedoch nicht dazu führen, dass vergessen wird wirksame Optimierungsmaßnahmen in die Arbeitsanweisung aufzunehmen. Denn, früher oder später muss z.B. auf Grund Personalfluktuation oder Krankenstand auf die dann hoffentlich aktuelle Standardanweisung zurückgegriffen werden.

Bis demnächst. Ihr Reinhold KaimSiehst du?


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2 Comments

  1. Jakob Scheidt
    9. Mai 2016 at 15:10 — Antworten

    Guten Tag Herr Kaim,

    danke für den interessanten Artikel. Die Anwendung und Auffrischung einer Arbeitsanweisung sehe ich erfahrungsgemäß als den kritischen Punkt. Da die Erstellung und die Anwendung bzw. die Schulung der Anweisungen häufig durch zwei unterschiedliche Personen erfolgt, kann jede noch so gut erstellte Arbeitsanweisung ins Leere laufen, wenn die verantwortliche Person diese nicht lebt. Regelmäßige Schulungen und Kontrollen der Arbeitsanweisungen, auch stichprobenartig, sehe ich hier als Mittel der Wahl.

    Grüsse

    Jakob Scheidt

  2. 21. September 2016 at 12:41 — Antworten

    Ein sehr guter Artikel.
    Die Beteilung bzw. Einbindung der Mitarbeiter bei der Erstellung von Anweisungen ist für mich sehr wichtig. Nur so kann die Reichweite von Maßnahmen gerade im Bereich der Arbeitssicherheit erhöht werden.

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