KENNZAHLEN FUER IHR QM-SYSTEM

Von Reinhold Kaim

Bereits im 18. Jahrhundert hat es der Physiker William Thompson (bekannt als Lord Kelvin) auf den Punkt gebracht: „Wenn du das, worüber du sprichst, messen kannst und in Zahlen erfasst, weißt du etwas darüber. Wenn du das aber nicht kannst, ist dein Wissen spärlich und unbefriedigend”. Die DIN EN ISO 9001 schlägt in deren Kapitel 8 „Messung, Analyse und Verbesserung” in dieselbe Kerbe. Doch Kennzahl ist nicht gleich Kennzahl. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie professionell aussagefähige Kennzahlen definieren, um damit die Leistungen Ihrer Organisation zu ermitteln und zu verbessern.

MIT KENNZAHLEN DAS UNTERNEHMEN AUF KURS HALTEN

Kennzahlen soProzessmanagement Vorlagen Paketllen das Geschehen in einer Organisation abbilden. Folgende nicht repräsentative Auswahl zeigt das breite Spektrum möglicher Geschäftsvorfälle:

- Ein Mitarbeiter beantragt Urlaub.

- Ein Lieferant bezahlt seine Rechnung.

- Die Vorgabezeit in einer Arbeitsanweisung wird korrigiert.

- Die Geschäftsführung verhandelt mit Partnern die Konditionen einer Qualitätssicherungsvereinbarung.

Viele sind so genanntes operatives „Tagesgeschäft“ und werden von einem Sachbearbeiter wahrgenommen, andere Aktivitäten sind in die Zukunft gerichtet, haben strategische Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens. So oder so sind Kennzahlen erforderlich, um die Organisation auf Kurs zu halten. Kennzahlen dienen der

- Informationsgewinnung (objektive Informationsgewinnung im Prozess oder Projekt)

- Steuerung der Organisation (gezielte Einflussnahme, um vom IST-Zustand zum SOLL-Zustand zu gelangen)

- Nachweisführung (gegenüber Dritten als Berechnungs- oder Erhebungsgrundlage sowie zur Nachvollziehbarkeit)

- Vergleichbarkeit (Benchmarking, Erfolgsmessung in einer Branche oder Unternehmensgruppe)

Ausbildung: Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Kennzahlensystem aufbauen.

SO FINDEN SIE IMMER DIE RICHTIGE KENNZAHLENART

Damit eine Kennzahl Sie bei der Planung, Entscheidungsfindung, Kontrolle und Steuerung möglichst gut unterstützt, sollten Sie zweckgebunden verschiedene Arten von Kennzahlen unterscheiden.

I. Ergebniskennzahlen

Mit Ergebniskennzahlen überprüfen Sie die Qualität bzw. Effektivität eines Prozesses oder dessen Effizienz. Sie erfahren mit Ergebniskennzahlen, ob die gesetzten Ziele auch tatsächlich erreicht wurden.

I.I. Ergebniskennzahl der Effektivität

Man spricht von (Ergebnis-)Effektivität, wenn man das qualitätsbezogene Ergebnis des Prozesses und die Erfüllung von Kundenanforderungen meint. Beispiele:

- Reklamationsquote

- Liefertermintreue

- Zahl der fehlerfreien Produkte

- Umfang von Nacharbeiten

Zur Herleitung von Kennzahlen zur Messung der (Ergebnis-)Effektivität sollten Sie folgende Fragemethodik anwenden:

- Wurde die Reparaturzeit eingehalten?

- Wurde die vereinbarte Menge geliefert?

- Wurde die Spezifikation eingehalten?

I.II. Ergebniskennzahl der Effizienz

Man spricht von (Ergebnis-)Effizienz, wenn man die Wirtschaftlichkeit, also Kostenseite des Prozesses beurteilt. Die Effizienzkennzahlen beleuchten das Verhältnis Nutzen/Aufwand, zum Beispiel:

- Lohnkosten/verkaufte Artikel

- Prüfkosten/Produktionsmenge

- Rüstzeiten/Produktionscharge

- Personalkosten/Bestellung

Zur Herleitung von Kennzahlen zur Messung der (Ergebnis-)Effizienz sollten Sie folgende Fragemethodik anwenden:

- Was hat es gekostet, die Auslastung sicherzustellen?

- Wie hoch sind die Prozesskosten der Wareneingangsprüfung?

- Wie sind die Dienstleistungskosten?

Ergebniskennzahlen

II. Störungskennzahlen

Man spricht von Störungskennzahlen, wenn man bewerten will, wie groß der Einfluss von Störungen im betrachteten Prozess ist. Mit Störungskennzahlen überwachen Sie äußere Einflüsse, die Sie nicht aktiv steuern, aber ggf. begrenzen können, wie z. B.:

- Technische Anlagenzuverlässigkeit

- Witterungsbedingte Ausfalltage

- Probleme durch Fehlbedienungen

- Lieferengpässe durch Streiks

III. Steuerungskennzahlen

Man spricht von Steuerungskennzahlen, wenn diese zur Steuerung von Prozessen, mit dem Zweck der Feststellung der Zielerreichung ermittelt werden. Allerdings handelt es sich nur dann um echte Steuerungskennzahlen, wenn die Einflüsse unmittelbar vom Prozessverantwortlichen ausgehen.

SO IDENTIFIZIEREN SIE DIE RELEVANTEN KENNZAHLEN ZUR UNTERNEHMENSSTEUERUNGSeminar Prozesse führen auf Basis ZDF

Meist finden Sie eine große Zahl möglicher Kennzahlen zur Überwachung und Steuerung Ihrer Prozesse. Die wichtigen Kennzahlen dienen der Identifikation von Abweichungen, die negative Auswirkungen für die Prozessergebnisse haben könnten. Um diese Kennzahlen zu finden, können Sie die folgende Fragenkaskade anwenden:

1. Frage: Ist die Abweichung wahrscheinlich? Falls nicht, können Sie auf die Überwachung durch diese Kennzahl verzichten.

2. Frage: Würde eine mögliche Abweichung schnell ohne Kennzahl erkannt? Falls ja, können Sie u. U. auf diese Kennzahl verzichten.

3. Frage: Hat die Abweichung große Auswirkungen auf Effektivität oder Effizienz? Falls der Einfluss der betrachteten Kennzahl gering ist, könnten Sie ggf. auf diese Kennzahl verzichten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg! Reinhold Kaim

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Der Autor

Name: Reinhold Kaim

Bio: Reinhold Kaim ist EOQ Quality Auditor, Umwelt Auditor und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Er ist seit vielen Jahren als Trainer, Unternehmensberater im Produktions- und Dienstleistungsumfeld und als QM-Auditor tätig. Seit 2001 führt er Trainings und Beratungsaufträge für die VOREST AG durch.