KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Implementieren Sie Qualitätszirkel in Ihrer Organisation

KVP – Machen Sie “Betroffene” zu “Beteiligten” – implementieren Sie Qualitätszirkel in Ihrer Organisation

Wie kann man aus Betroffenen Beteiligte machen? Die Lösung ist eigentlich zu einfach (aber trotzdem richtig): Indem man ihnen die Verantwortung zurückgibt! Der bekannte Management-Berater Reinhard K. Sprenger hat diesen Sachverhalt einmal in die prägnante Formulierung gegossen: „Der Kelch der Verantwortung ist ein Wanderpokal”. Denn, wie läuft es so oft in Institutionen, Unternehmen und Organisationen ab?

Jeder Verantwortliche findet einen Kollegen oder Vorgesetzten, auf den er die Verantwortung abschieben kann, wenn etwas schief gelaufen ist. Wird ein Mitarbeiter jedoch beteiligt, kann er vielleicht sogar mitbestimmen und übernimmt so Zuständigkeiten und Verantwortung, die ansonsten bei Vorgesetzten allein liegen würden. Personen beteiligen sich so an Entscheidungen oder Maßnahmen, die ihre Arbeit – d.h. sie selbst – betreffen. Eine Möglichkeit diese Strategie im Unternehmen umzusetzen sind Qualitätszirkel. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie solche am Besten implementieren.

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Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie erfolgreich einen KVP Zirkel implementieren!


Die Grundlagen der Qualitätszirkelarbeit

Die Einführung von Qualitätszirkeln ist der Ausdruck einer neuen Sicht auf den Arbeitnehmer im Betrieb und steht in direktem Gegensatz zu den lange akzeptierten Grundsätzen der wissenschaftlichen Betriebsführung, die u.a. die interpersonelle Teilung von ausführenden Aufgabenelementen einerseits und planenden und kontrollierenden

Elementen andererseits vorsah. Qualitätszirkel fördern dagegen bewusst die Einbeziehung des ausführend tätigen Arbeitnehmers in die Planung und Kontrolle seiner eigenen Tätigkeit. In dieser Konsequenz unterstellt der Qualitätszirkel-Ansatz, dass

  •  die Mitarbeiter vor Ort die Probleme auf Grund der täglichen Auseinandersetzung mit den Alltagsschwierigkeiten am Besten kennen. Sie sind deshalb die eigentlichen Experten für ihren Arbeitsbereich.
  •  in vielen Mitarbeitern in allen Hierarchieebenen ein Kreativitäts- und Problemlösungspotenzial schlummert und bisher in traditionellen Führungsstilen kaum genutzt wird.


JISHU KANRIS – Das japanische Original des Qualitätszirkels

Der Qualitätszirkel (jap. Jishu Kanri) wurde in den 50er Jahren, inspiriert durch das dort ausgeprägte Gruppen- und Familienbewusstsein, entwickelt. In den sechziger Jahren wurden Qualitätszirkel auch in den USA und erst in den achtziger Jahren in Deutschland eingeführt. Ein Qualitätszirkel ist nach der reinen Lehre eine moderierte Form der

Teamarbeit. Die Q-Zirkel-Teams haben das Ziel und die Aufgabe, alltägliche Probleme zu lösen, indem die Qualität der Prozesse und Produkte gesteigert wird. Quasi als „Nebenwirkung” wird das Leistungspotenzial der Mitarbeiter besser ausgeschöpft und das Betriebsklima verbessert sich. Die Wirksamkeit von Qualitätszirkelarbeit begründet Problem zu bearbeiten. Das verbindende Element kann z.B. der Prozessablauf oder der gemeinsame Arbeitsbereich sein.

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  • Bei QZ handelt es sich um Gesprächsrunden von etwa 5-10 Mitarbeitern aus Mitarbeitern unterer Hierarchieebenen.
  • Der QZ bearbeitet eigenverantwortlich und auf freiwilliger Basis regelmäßig (alle 2-4 Wochen) arbeitsbezogene Probleme.
  • Die Moderation der QZ-Arbeit übernimmt ein geschulter Moderator (entweder Vorarbeiter/Meister oder gewählter Kollege aus der Gruppe).
  • Die QZ-Gruppe wählt ihre Themen selbst aus, d.h. diese werden nicht von oben vorgegeben! (Produktqualität ist neben Arbeitssicherheit, Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsabläufen und Zusammenarbeit nur ein Thema.)
  • Qualitätszirkelsitzungen finden während der Arbeitszeit statt.
  • Von der QZ-Gruppe wird erwartet, dass sie arbeitet. Es werden aber (von außen) keine Ergebnisse im Sinne vorzeigbarer Problemlösungen erwartet. Die Gruppe ist dadurch für ihre Motivation selbst verantwortlich.

In Qualitätszirkeln gibt es klare Rollen und Aufgaben

Das Steuerungskomitee 
…ist der „Auftraggeber” für die einzelnen Q-Zirkelgruppen und stellt sicher, dass diese geplant, umgesetzt und kontrolliert werden. Auf dieser Ebene wird in den meisten Fällen eine Betriebsvereinbarung mit der Mitarbeitervertretung abgeschlossen.

Die QZ-Koordinatoren
…haben die Aufgaben den QZ-Gruppen den Weg zu ebnen, Blockaden und Widerstände zu überwinden. Die Koordination der verschiedenen Zirkel umfasst weiterhin die Beschaffung von Hilfsmitteln und sonstige Unterstützung der Zirkel.

Die QZ-Gruppen
…sind das Herzstück der Qualitätszirkelorganisation. Ein interner Moderator aus dem Q-Zirkel kommuniziert mit dem QZ-Koordinator. Die QZ-Gruppe leistet die eigentliche Problemlösung. Sie präsentiert ihre Vorschläge dem QZ-Koordinator, setzt nach Genehmigung die Maßnahmen um und erstattet Bericht über den Stand der Umsetzung.

Die Qualitätszirkelarbeit auf der Sach- und Inhaltsebene

Die Arbeit auf dieser Ebene erfordert von den QZ-Mitgliedern vor allem fachliches Wissen und fachspezifische Kompetenzen:

  • Die Q-Zirkelgruppe greift im ersten Schritt Probleme aus ihrem Arbeitsumfeld auf und wählt dann eines der Themen zur Bearbeitung aus (Schritt I).
  • Nun beginnt die Problembearbeitung und die Entwicklung von alternativen, kreativen Lösungskonzepten, die möglicherweise mehrerer Sitzungen bedarf (Schritt II).
  • Schließlich plant die Gruppe Maßnahmen, um das Problem einer Lösung zuzuführen (Schritt III).
  • Die Maßnahmen setzt die Gruppe meist eigenverantwortlich um. Gegebenenfalls beinhaltet die Planung der Gruppe eine Ergebnispräsentation und eine nachfassende Erfolgskontrolle (Schritt IV).

Die Qualitätszirkelarbeit auf der Ebene systematischer Problemlösungsmethoden

Auf dieser Ebenen zählt der Erwerb bzw. Besitz von Fähigkeiten, Probleme zu erkennen, zu hinterfragen und lösen zu können zu den Kompetenzanforderungen an die QZGruppe. Grundlage dieser Kompetenzen ist die Anwendung von Methoden zur

  • Problemerkennung,
  • Ursachenanalyse,
  • Zielbestimmung,
  • Ideen- und Lösungsfindung,
  • Lösungsbewertung und -Auswahl,
  • Realisierung und Kontrolle.

 

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Die Qualitätszirkelarbeit auf der Ebene der Gruppenarbeitsprozesse

Zu Beginn der QZ-Arbeit sollten die Teilnehmer ihre Erwartungen an die Gruppenarbeit formulieren und Regeln für die Zusammenarbeit in den Gruppensitzungen vereinbaren. Der Begriff der „sozialen Kompetenz bzw. Fähigkeiten”, beschreibt die grundsätzliche Voraussetzung gemeinsam im QZ-Team zu arbeiten. Diese soziale Kompetenz umfasst z.B.

  • Gedanken, Gefühle, Einstellungen wahrnehmenzu können,
  • sich situations- und personenbezogenverständigen zu können und
  •  bereit zur Verständigung und Veränderung zu sein.

Erfolgsbedingungen der Qualitätszirkelarbeit kvp-paket1

Mitarbeiter-Gruppen können nicht installiert werden wie eine neue Fertigungseinrichtung. In der Praxis haben sich Faktoren herauskristallisiert, die als „Erfolgsbedingungen” der QZ-Arbeit gelten:

  1. Unterstützung „von oben”
    Verständnis und Unterstützung müssen auf allen hierarchischen Ebenen bestehen und ständig gezeigt werden (aktive Teilnahme der Leitung an Präsentationen, Nachfragen, persönliches Interesse zeigen).
  2. Anerkennung
    Die Leitung muss die freiwillige Zusatzarbeit aller Beteiligten anerkennen. Gruppenergebnisse können nur durch engagierte Mitarbeit und persönlichen Einsatz erzielt werden.
  3. Q-Zirkel haben hohe Priorität
    Eingereichte Ideen bzw. Vorschläge müssen durch die Koordinatoren schnell beantwortet werden. Eine Ablehnung muss nachvollziehbar begründet erfolgen.
  4. Kein äußerer Druck
     Auch wenn sich die Sache nach einem halben Jahr noch nicht rechnet muss der Prozess unterstützt werden.
  5. Geeignetes Umfeld
    Q-Zirkel benötigen ein geeignetes räumliches Umfeld. Ein Pausenraum ist z.B. als Gruppenraum völlig ungeeignet.
  6. Schulung der Akteure
    Vor dem Start der Q-Zirkel müssen die Koordinatoren und Moderatoren in einem gemeinsamen Training auf die anstehenden Aufgaben vorbereitet werden.

Starten Sie die Q-Zirkel in einem Pilotbereich

Zum Start der Qualitätszirkelarbeit sollten Ihre QZ-Gruppen möglichst operative Themen mit guter Erfolgsaussicht zur Bearbeitung wählen und sich so Erfolgserlebnisse und Motivation verschaffen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen bei der Umsetzung.
Ihr Reinhold Kaim

1 Kommentar

  1. Sona Cherny
    29. Dezember 2014 at 19:05 — Antworten

    ich bin begeistert, ich bin bescheftigt mit Facharbeit “Implementierungsmaßnahmen des QZ zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit” VIELEN DANK

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