Tipps zur Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses – Wir zeigen Ihnen, wie Sie den KVP Prozess erfolgreich implementieren – KVP Serie Teil 1

Zum Auftakt einer kleinen Blogreihe zum Thema „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ möchte ich hier zuerst noch einmal die Grundzüge einer Implementierung dieses Instrumentes zusammentragen und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Im zweiten Teil dieser Blogreihe werde ich dann im Anschluss auf die langfristige Betreuung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses eingehen. Wesentliches Ziel des Führungselementes KVP ist es, möglichst viele Mitarbeiter eines Unternehmens zu motivieren und zu befähigen, in einem ständigen Bemühen und in Teamarbeit Verbesserungen in den alltäglichen Arbeitsprozessen zu erarbeiten. In der revisionierten ISO 9001 wird hierbei unter Punkt 10 von „Fortlaufender Verbesserung“ gesprochen – diese muss strukturiert und organisiert sowie ihre Wirksamkeit nachgewiesen werden. Damit dies auch gelingt hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

Weitere spannende Beiträge aus unserer Serie zum KVP Prozess:

Teil 1: Tipps zur Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Teil 2: Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess – Lernen Sie die Bausteine der KVP Organisation kennen
Teil 3: KVP-Methoden im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess – so ordnen Sie Ihre KVP Werkzeuge im Werkzeugkoffer
Teil 4: Der KVP Coach als Kommunikator – oder wie richtige Kommunikation im KVP funktioniert
Teil 5: Der KVP-Koordinator als organisatorisches Bindeglied
Teil 6: Von der Qualitätsmanagement Philosophie hin zu den QM und KVP Methoden
Teil 7: Wiederbelebung des KVP – Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die erfolgreiche Umsetzung Ihres KVP Prozesses
Teil 8: KVP und Führung – Einfach machen … lassen?!

Einführung KVP Prozess Schritt 1 – Problemerfassung mit dem Themenspeicher

Probleme (gerne aber auch Potenziale) werden durch i.d.R. funktionsbezogene Arbeitsgruppen erkannt und in einem Themenspeicher dokumentiert.
Dazu werden flankierend:

• Arbeitsgruppen gebildet
• Moderatoren bestimmt und ausgebildet
• Sitzungen zur Problemidentifikation durchgeführt

Der Themenspeicher wird durch übergeordnete und vor- bzw. nachgelagerte Stellen ergänzt sowie so genannte „Quick Hits“ (sofort behebbare Probleme) herausgefiltert. Die Probleme/Potenziale werden sodann:

• an Kriterien nachvollziehbar gewichtet
• bezüglich ihrer Bearbeitungsreihenfolge angeordnet
• mit Erledigungsterminen versehen
• den jeweiligen Problemlösungsgruppen zugeordnet
• mit Moderatoren, Terminen und Orten belegt

Der Themenspeicher sollte intern für alle zugänglich ausgehangen und kommuniziert werden. Dadurch wird auch Ihren Mitarbeitern die Einführung des KVP Prozess erleichtert.

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Einführung KVP Prozess Schritt 2 – Problemanalyse und Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen

Diese erfolgt im Rahmen von KVP-Sitzungen in moderierten Kleingruppen in Form von:

• wöchentlichen Sitzungen zu jeweils verschiedenen Themen
• ein bis mehrtägigen Workshops zu einem größeren/komplexeren Thema
• Projektarbeit über mehrere Wochen zu einem größeren/komplexeren Thema

Hierbei werden – am besten auch methodisch unterstützt:

• die Problemursachen analysiert – dabei wesentliche von unwesentlichen getrennt
• darauf basierend Lösungsvorschläge erarbeitet
• Lösungsalternativen gegenübergestellt und die Bestlösung an Krtiterien nachvollziehbar ausgewählt

Einführung KVP Prozess Schritt 3 – Entscheidungen treffen

Ein Entscheidergremium (KVP-Lenkungsausschuss) setzt sich zu einer Tagung zusammen, moderiert durch den KVP-Koordinator. Die im KVP-Team, moderiert durch den KVP-Moderator (oder auch -Coach / -Experten), zusammengestellten Maßnahmen werden hier:

• vorgestellt, diskutiert und bewertet
• auf Zweckmäßigkeit und Durchführbarkeit geprüft, evtl. auch nachgebessert
• über deren Umsetzung mit Termin entschieden und gegenüber den Arbeitsgruppen begründet

Die Umsetzung wird durch Anweisung an den KVP-Koordinator veranlasst und auf der Zeitachse verfolgt, Änderungen im Themenspeicher erfasst. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass der aktualisierte Themenspeicher für alle Mitarbeiter direkt ersichtlich ist. Denn nur so kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess erfolgreich in einem Unternehmen eingeführt werden.

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‏                                    Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Einführung KVP Prozess Schritt 4 – Umsetzung der Lösungsvorschläge

Der KVP-Koordinator:

• berichtet vor der Arbeitsgruppe über die Beschlüsse des Entscheidergremiums mit jeweiligen Erläuterungen
• vergibt einen schriftlichen Auftrag an die verantwortlichen Teilnehmer
• diskutiert mit diesen Einzelheiten/Besonderheiten, die es bei der Umsetzung zu berücksichtigen gilt

Einführung KVP Prozess Schritt 5 – Ausführungskontrolle

Der KVP-Moderator:

• verfolgt die Termineinhaltung der umzusetzenden Maßnahmen
• klärt Gründe bei Nichteinhaltung
• trägt bei Einhaltung Erledigungstermine in den Themenspeicher ein und informiert hierüber den KVP-Koordinator
• bewertet kurz-/mittel-/langfristig die Wirksamkeit der Maßnahmen

All dies hört sich ja auf den ersten Blick sehr logisch und sinnvoll und vielleicht auch überschaubar an – wie immer steckt aber der Teufel entweder im Detail oder in der Umgebung oder in beidem! Daher werde ich in den nächsten Monaten den ein oder anderen Aspekt konkret herausgreifen und vielleicht manchen Tipp geben können, damit‘s auch wirklich gelingt!

Bis demnächst  und viel Erfolg mit (und natürlich auch ohne KVP Prozess) wünscht Ihnen
Axel Jungheimdu

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