Nutzen Sie die 5S Methode und binden Sie das Thema Sauberkeit und Ordnung in Ihre internen QM-Audits ein!

Laut einer repräsentativen Umfrage der Büromarktkette Staples unter Berufstätigen ab 20 Jahren, gibt rund die Hälfte der Befragten zu, von Ordnung und Organisation nicht allzu viel zu verstehen. Viele der 174 befragten Unternehmen bemängeln eine regelrechte Verschwendung der Arbeitszeit, z.B. durch schlecht abgestimmte Prozesse. Die haben zur Folge, dass Mitarbeiter auf benötigte Informationen warten müssen oder durch das Suchen nach Dokumenten massiv Zeit vergeuden.

Weitere Studien belegen, dass im Büroalltag etwa ein achtel der Arbeitszeit mit Suchvorgängen verschwendet wird. Eine Verlagerung der Perspektive in Bereiche der Produktion oder Logistik würde keine signifikant besseren Perspektiven eröffnen. Nicht ohne Grund stufen die „Lean-Prinzipien“ Suchvorgänge als zu vermeidende Blindleistung, knapp am Rande der Fehlleistung ein. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihr Qualitätsmanagement an der „Ordnungs- und Sauberkeitsfront“ mit Hilfe der „5S“-Methode flankierend unterstützen.

Grundlage von Qualität ist Sauberkeit und Ordnung

Bei der Betrachtung von typischen Abläufen und Arbeitsprozessen glauben wir häufig, es läuft ja alles nach Plan. Deshalb muss unser Agieren und Handeln effizient sein. Es ist so weit – Routine hat sich eingeschlichen! Bei genauerem Hinsehen stellen wir nun doch Verschwendung fest: Unordentliche Arbeitsplätze verursachen häufiges Suchen nach Werkzeugen, Hilfsmitteln und Materialien sowie Zurücklegen langer Wege. Dies kostet in hohem Maße Zeit und damit auch Geld! Überhaupt ist die Grundlage eines jeden Qualitätsproduktes oder einer qualitativ hoch stehenden Dienstleistung, ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld.

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Auswirkungen unsauberer Arbeitsbereiche

„Dreck“ in der Produktion bewirkt:

• Geringes Wohlbefinden durch schmutzige Fenster, Werkzeuge und Umgebung.
• Geringe Arbeitssicherheit wegen Stolperfallen durch Späne und Gegenstände auf dem Boden.
• Häufige Maschinenstörungen, da Fehler, Defekte, z.B. durch Ölschlamm, zu spät sichtbar werden.
• Keine Vorzeigbarkeit, da bei Besuchen von Kunden/Lieferanten ein schlechter Eindruck entsteht.

Mit der „5S-Methode“ das Gute noch verbessern

Wer die Wertschöpfung in seinem Unternehmen weiter steigern möchte, der muss sich auf die Jagd nach Verlusten und Verschwendung machen und nach der kontinuierlichen Verbesserung in allen Bereichen streben. Ideal zum Schaffen einer guten Ausgangsbasis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ist die „5S“-Kampagne. Dabei wird in fünf Schritten das Arbeitsumfeld systematisch optimiert. dddd
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 1. Schritt: SEIRI (separiere die Spreu vom Weizen)

Im ersten Schritt werden alle Dinge, die sich am Arbeitsplatz befinden erfasst und unter die Lupe genommen, um nicht benötigte Gegenstände, die sich „angesammelt haben“, zu identifizieren. Indizien für deren Überflüssigkeit sind beispielsweise:

• Dopplungen (gleiche Schraubendreher, Lappen, Schlüssel, …),
• zu stark verschlissene und damit unbrauchbare Werkzeuge,
• durch Verschmutzung nicht mehr nutzbare Kisten oder Aufbewahrungsbehälter für Werkzeuge. Hilfreich kann sich bei dieser Aktion der „Red Tag“ erweisen. Befestigen Sie diese als Anhänger oder Klebepunkt ausgeführte Markierung an allen Gegenstände, bei denen Unsicherheit über die tatsächliche Nutzungshäufigkeit besteht. Die markierten Gegenstände werden für einen bestimmten Zeitraum an einem gesonderten Ort im Arbeitsbereich, der „roten Zone“, aufbewahrt. Erfolgt nach z.B. 14 Tagen kein Zugriff auf die Gegenstände, sind sie für den Arbeitsprozess überflüssig.

2. Schritt: SEITON (Schaffe sichtbare Ordnung)

Die verbliebenen Arbeitsmaterialien und Hilfsmittel werden nun übersichtlich und ergonomisch angeordnet. Wenn alles an seinem Platz ist, muss man nicht lange suchen und es bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bzw. Kundenbetreuung. Mit anderen Worten – die unproduktive Zeit wird reduziert!

Einhaltung von Rahmenbedingungen

Bei der (Neu-) Anordnung der Gegenstände im Arbeitsbereich sind gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten und ggf. Experten zu Rate ziehen. Hilfreich ist eine Klassifizierung der benutzten Gegenständen, z.B. in…

• ständige Nutzung,
• stündliche Nutzung,
• tägliche Nutzung,
• wöchentliche Nutzung,
• monatliche Nutzung,

 um den Anordnungsbereich systematisch festzulegen.

3. Schritt: SEISO (sauber machen)

Alle Mitarbeiter sind für die Sauberkeit am Arbeitsplatz verantwortlich. Bei Bedarf werden Zuständigkeiten definiert, Zyklen festgelegt und an Ort und Stelle veröffentlicht (z.B. in einer Checkliste zur Schichtübergabe). Explizite Ziele dieses Schrittes sind

• Vorbeugende Wartung zur Mängelerkennung,
• Erhöhung der Arbeitssicherheit und Reduzierung von Ausfallzeiten,
• Höhere Motivation der Mitarbeiter im Sinne von mehr Wohlbefinden = mehr Freude an der Arbeit,
• Längere Lebensdauer der Werkzeuge,
• Werterhaltung der Maschinen und Einrichtungen.

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Stellen Sie durch Auditierung den momentanen Stand der „5S“-Aktivitäten fest

Das Auditieren unterstreicht das Interesse der Führung an den „5S“-Maßnahmen:

• Problembereiche werden erkannt und können gefördert werden.
• Das Auditgespräch ermöglicht direkte Verbesserungshinweise der Mitarbeiter an die Auditoren. In der Anfangsphase sollte mindestens 1x pro Monat auditiert werden (Problembereiche häufiger). Nach ca. drei Monaten genügt ein Audit pro Quartal bzw. die Integration in den Standard- Zyklus der QM-Audits nach ISO 9001. Die Auditierung sollte durch Bereichsfremde erfolgen.

4. Schritt: SEIKETSI (schaffe Standards)

Regeln und Standards sind wichtig, damit Ordnung, Sauberkeit und Verbesserungen nachhaltig sind. Auch für die Sicherheit sind Standards von Bedeutung, wie zum Beispiel das Tragen von Schutzkleidung. Ein Standard dient dazu, um etwas auf die beste, einfachste und sicherste Art und Weise zu tun. Hilfreich ist das Ergebnis der „5S“-Methode in geeigneter Weise zu dokumentieren (z.B. mittels Foto/Skizze als Bestandteil des Standardarbeitsblattes bzw. Stationsblattes).

5. Schritt: SHITSUKE (stelle die Selbstdisziplin sicher)

Im Sinne des PDCA-Zyklus werden nun Zyklen definiert, in denen alle Schritte wiederholt durchlaufen und verbessert werden. Durch die direkte Einbeziehung der betroffe-nen Mitarbeiter werden Schwachstellen erkannt, Verbesserungen umgesetzt und durch die Integration der Betroffenen ein hohes Maß an Nachhaltigkeit erzeugt. Entwickelte Standards und deren Visualisierung an den Arbeitsplätzen, ermöglichen ein schnelles Erkennen von Abweichungen und stellen sicher, dass der erreichte Zustand nachhaltig aufrecht erhalten wird.

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5S Audits dienen zur Beibehaltung und weiteren Verbesserung erreichter Zustände hinsichtlich Ordnung & Sauberkeit.  Sie lernen in der Schulung „5S Auditor – 5S Audits“ wie man erfolgreich 5S Audits durchführt und somit dafür sorgt, dass die erreichten 5S Ergebnisse gehalten und weiter verbessert werden.ddd

Zeitlicher Ablauf einer „5S“-Kampagne

Oft wird die „5S“-Kampagne in einem Pilotbereich durchgeführt und dann auf alle Unternehmensbereiche ausgeweitet. Auch flächendeckende Aktionen sind möglich. Es empfiehlt sich, für die Vorgehensweise eine Roadmap zu erstellen.

ine konkrete Zielsetzung, wo bis wann welche Stufe erreicht werden soll, stellt den Erfolg sicher. Folgende Erfolgsfaktoren haben sich bei der Einführung herausgebildet:

• Schnelles Umsetzen. Bei zu zögerlichem Vorgehen droht der Rückfall in den Vorzustand.
• Vollständige Einführung in einzelnen Bereichenals Pilot und danach für das gesamte Unternehmen.
• Genügend Zeit für Sortieren (1) und Separieren (2) einplanen.
•  Im Vorfeld der Kampagne sollte nötiges Equipment (z.B.: Abfallbehälter, Beschriftungsgerät etc.) beschafft werden.
• Die Vorgesetzen müssen mitarbeiten und ihrer Vorbildfunktion gerecht werden.
• Die Vorgehensweise ist verbindlich, aber die Mitarbeiter bestimmen Details wie Aufbewahrungsorte und Kennzeichnungsmethoden der Gegenstände selbst.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelingen bei der Umsetzung.
Ihr Reinhold Kaim

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