KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess & LEAN Methoden

Mit der 5S Methode Büro schaffen Sie eine Clean Desk Policy am Arbeitsplatz !

 

Auch in unproduktiven Bereichen steigern wir die Produktivität. So lautet die Parole die hinter der Idee des Lean Managements steckt, welche in Unternehmen immer häufiger erklingt. Gerade in wertschöpfenden Unternehmensbereichen ist es nicht außergewöhnlich, dass ein Prozessoptimierer die Zeit stoppt, die ein Mitarbeiter zur Abwicklung eines Kundenauftrages benötigt. Im Bereich des Back-Office ist dies noch eher ungewöhnlich. An dieser Stelle müssten man sich die Frage stellen: ist dies möglich und ergibt dies auch Sinn? Schauen wir uns die Ergebnisse der Studie „LEAN Office“ des Fraunhofer Instituts an, so sehen wir, dass gerade im Back-Office Bereich bzw. in den administrativen Bereichen des Unternehmens ca. 30 Prozent der Arbeitszeit verschwendet wird. Auf ein Jahr hochgerechnet entspricht dies 60 Arbeitstage Unproduktivität! Von den 60 Arbeitstagen werden der Studie zur Folge 12 Tage im Jahr allein mit Suchen verbracht! Wo in den Produktionsbereichen in den vergangenen drei Jahren Produktivitätssteigerungen von ca. 15 Prozent erreicht wurden, so hängt im administrativen Bereichen die Steigerung der Produktivität gemessen am gleichen Zeitraum spürbar nach und kommt gerade einmal auf runde 9 Prozent. Gute Gründe um auch in den administrativen Bereichen die Produktivität zu steigern. Lesen Sie im Folgenden, wie die 5S Methode / 5S Büro zur Produktivitätssteigerung auch in der Administration erfolgsversprechend eingesetzt werden kann.

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5S Büro und Clean Desk Policy – diese Ziele werden verfolgt

Die wohl wichtigste Intention, welche die Clean Desk Policy als auch die 5S Methode Büro verfolgt, ist die langsame Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Zeitfresser, Arbeitsqualität und ungeplante Kosten im eigenen Tätigkeitsumfeld. Der Intention stehen die Erfolgspotenziale einer Neuorganisation des Arbeitsbereiches wie spürbare Arbeitsentlastung, verschärfter Ordnungssinn und Raumgewinn gegenüber. Zusätzlich schafft eine logische und transparente Arbeitsplatzorganisation solide Grundlagen für ein gutes Betriebsklima und Zusammenarbeit der Teams. Das Image des Unternehmens wird von Mitarbeitern meist nach dem eingestuft, was die Mitarbeiter um sich herum wahrnehmen. So können ordentliche Büros das Image des Unternehmens aufwerten und Clean Desk kann viel dazu beitragen.

 


Der Ursprung der 5S Methode liegt im wertschöpfenden Bereich

Die Ursprünge der 5S Methode Büro gehen weit zurück und stammen aus dem Entwurf des Produktionssystems des japanischen Automobilherstellers Toyota. Daher wird die 5S Methode mit den Begriffen Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke bezeichnet. Nachdem sich die 5S Methode in zahlreichen  Produktionsstätten erfolgreich etabliert hat, hielt diese in den vergangenen Jahren nun auch Einzug in den Dienstleistungssektor. Unter dem Stichwort 5A Methode wurde die 5S Methode vom wertschöpfenden Bereich nun auch auf administrative Unternehmensbereiche, wie dem Büro, zur Schaffung von sauberen und ordentlichen Arbeitsplätzen (Clean Desk) übertragen.

Die 5A Methode bedeuten die 5 Schritte des Clean Desk und stehen für Aussortieren, Anordnen, Arbeitsplatz säubern, Anordnung standardisieren und alle Schritte erhalten und verbessern. Werden die Schritte der 5A Methode verfolgt, so führt dies einem besser geordnetem Grundzustand im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters. Aber was bedeuten die unterschiedlichen Schritte der 5A Methode im Detail und wie können diese von den Mitarbeitern umgesetzt werden?

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Schritt 1 der 5A Methode – Aussortieren nicht benötigter Gegenstände

Ganz nach dem Motto – hier trennt sich die Spreu von dem Weizen, so sollten Sie im ersten Schritt von 5S Büro bzw. der 5A Methode die in Ihrem Arbeitsbereich benötigten Gegenstände von den überflüssigen trennen. Betrachten Sie hierbei Ihre Arbeitsumgebung und schauen Sie sich die Gegenstände Ihres Arbeitsplatzes hinsichtlich Anordnung, Anzahl, Art und Umfang genau an. Folgende Punkte sind gute Indizien für überflüssige Gegenstände:

  • Dopplungen → zu viele Stifte, Lineale, Hefter, Datenträger usw.
  • Unbrauchbare Gegenstände → nicht funktionierende Stifte, eingetrocknete Tinte, unlesbare Lineale, entleerte Batterien usw.
  • Verschmutzte Aufbewahrungsboxen oder Kisten
  • Übermäßig stark gefüllte, sich nicht mehr öffnende Aktenordner

Praxis-Tipp – Nutzen Sie die sogenannte „RED TAG-Methode“ bei besonders hartnäckigen Fällen
Im Falle, dass sich Mitarbeiter nicht von „lieb-gewonnenen“ jedoch unnützen Gegenständen trennen können, können Sie zur Überzeugung Ihrer Mitarbeiter das Hilfsmittel, die „Roten Karte“ (RED TAG), nutzen. Bei dieser Methode markieren Sie die Gegenstände mit roten Klebepunkten oder Klebezettel, bei denen noch eine gewisse Ungewissheit über die Nutzungsnotwendigkeit besteht. Die markierte Gegenstände werden über einen vorab gemeinsam definierten Zeitraum aufbewahrt. Wurden die Gegenstände in dem festgelegten Zeitraum nicht genutzt, sind diese für den Arbeitsbereich überflüssig und können aussortiert werden.


Schritt 2  der 5A Methode – Anordnen der benötigten Gegenstände

Im nächsten Schritt der 5A Methode / 5S Büro kümmern Sie sich um die nach dem Aussortieren verbliebenen Gegenstände. Überlegen Sie sich dabei, wie Sie die verbliebenen, benötigten Gegenstände sinnvoll und optimal an Ihrem Arbeitsplatz anordnen können. Bei gemeinsam genutzten Hilfsmittel oder im Bürolager empfiehlt sich die Gegenstände entsprechend zu Beschriften oder zu Markieren, um diese immer an den selben Orten wieder zu finden. Nachfolgende Fragen helfen Ihnen die Gegenstände sinnvoll anzuordnen.

  • Finden Sie die Gegenstände, welche Sie zur täglichen Arbeit benötigen in greifbarer Nähe?
  • Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie erst andere Gegenstände zur Seite räumen?

Praxis-Tipp – Nachhaltiger Erfolg durch die „5 Minuten Regel“
Um einen nachhaltigen Erfolg zu erzielen, wenden Sie die 5 Minuten Regel an. Dabei soll sich jeder Mitarbeiter einmal am Tag 5 Minuten Zeit nehmen, um auf seine Arbeitsplatz die vorgesehen Ordnung zu schaffen.


Schritt 3 der 5A Methode – Arbeitsplatz säubern

Im nächsten Schritt soll der Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel in einen sauberen Zustand gebracht werden. Ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz sieht am Ende nicht nur gut aus, sondern macht auch einen guten Eindruck auf Besucher und hilft neuen Mitarbeitern sich schnell zu orientieren. Wenn es sich bei der Säuberung um einen EDV Arbeitsplatz oder ein Bereich des Lagers handelt, so bietet es sich an eine kurze Dokumentation oder Beschreibung der Pflegetätigkeit anzufertigen und auszuhängen.


Schritt 4 der 5A Methode – Anordnung standardisieren

Beziehen Sie nun Ihre Kollegen in die 5S Methode mit ein und weiteren Sie Ihren Aktionsradius aus! Standardisieren Sie dabei die positiven Ergebnisse der Anwendung von 5S Büro Ihres Arbeitsplatzes und übertragen Sie diese auf andere ähnliche Arbeitsplätze. Legen Sie dabei auch Regeln und Verantwortlichkeiten für die gemeinsam genutzten Arbeitsflächen und Utensilien wie dem Schrank im Besprechungszimmer, der Druckertisch, Fensterbänke etc. fest.


Schritt 5 der 5A Methode – Alles erhalten und verbessern

Bravo – Sie haben die 5S Methode bereits sicher in Ihrer Arbeitsumgebung eingeführt! Jetzt gilt es diesen Standard dauerhaft zu erhalten und wenn möglich zu verbessern. Wichtig für den dauerhaften Erfolg ist die Selbstdisziplin, um nicht wieder in das alt bekannte Chaos am Arbeitsplatz zu verfallen. Schritt 5 – alles erhalten und verbessern verhindert, dass Sie wieder in alte Muster zurückfallen und sich erneut Unordnung ausbreitet. Als Motivationsschub können Sie hierfür Bilder Ihres Arbeitsplatzes im Vorher/Nachher-Vergleich aufhängen oder aber einen kleinen Wettbewerb für den effektivsten, organisiertesten Arbeitsplatz veranstalten.

Praxis-Tipp – Ein wirksamer Datenschutz erfordert zwingend eine „Clean Desk Policy“
Um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewähren, ist die Clean Desk Policy eine zwingend notwendige Maßnahme. Dokumente, die nicht offen auf dem Schreibtisch liegen oder Daten, die nicht ohne Weiteres im PC eingesehen werden können, können auch vom Kollegen oder, falls vorhanden, vom öffentlichen Publikumsverkehr nicht eingesehen werden. Diese Anforderung ist im Übrigen unabhängig vom Arbeitsplatzkonzept zu befolgen.

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Mit diesen Fragen können Sie Ihren Handlungsbedarf zur 5S Methode Büro überprüfen!

  • Sie sind in Ihrem Arbeitsumfeld schon einmal über am Boden abgestellte Gegenstände wie Kartons, Ordner oder Ähnlichem gestolpert?
  • In Ihrem Büro stehen Pakete, Kartons oder Boxen mit unklarem Inhalt und keiner fühlt sich verantwortlich?
  • Bleiben Tassen, Teller oder Flaschen häufiger für eine unbestimmte Zeit auf dem Schreibtisch stehen?
  • Ist es bei Ihnen bereits vorgekommen, dass Sie auf Ihrem Schreibtisch Arbeitsutensilien oder Dokumente gefunden haben, von denen niemand wusste, wem diese gehörten?
  • Sahen Sie Ihre Mitarbeiter oder Kollegen schon häufiger auf der Suche nach Arbeitsmittel, Drucksachen oder anderen Dingen durch das Büro eilen?
  • Stehen in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes Aktenordner mit unklarem Inhalt?
  • Horten Sie des Öfteren Stifte, Tacker, Locher oder andere Arbeitsutensilien Ihres  im Urlaub befindlichen Kollegen auf Ihrem Schreibtisch?
  • Haben Sie schon einmal den Verbandskasten gesucht und mussten mit Erschrecken feststellen, dass der benötigte Inhalt leider fehlte?
  • Hat Ihr PC bereits die Fehlermeldungen „Ihr System ist ausgelastet“ oder „Desktopreinigung, nachfolgende Programme wurden lange nicht verwendet“ oder aber „Sie haben zu viele Dienste im Hintergrund aktiv“ angezeigt?

Trotz oder gerade wegen der Clean Desk Policy ist Folgendes zu beachten

Geht man der Frage nach „Was finden Sie an Ihrem Arbeitsplatz das Wichtigste?“, dann gehen die Meinungen oft auseinander. Niederländische Forscher haben eine Studie erhoben, um genau dieser Frage nachzugehen. Mit dem Ergebnis, dass rund die Hälfte der Befragten das „Zuhause-Gefühl“ am Arbeitsplatz als wichtigsten Faktor einschätzen. Diese Aussage relativiert jedoch den Clean Desk Gedanken. Eine weitere Studie der Fakultät für Psychologie der Universität von Exeter (UK) zeigte, dass Mitarbeiter, welche Ihren Arbeitsplatz selbst gestalten durften, eine 32 Prozent höhere Produktivität aufwiesen, als diejenigen Mitarbeiter, welche an einem rein funktionalen und spärlich eingerichteten Arbeitsplatz arbeiten. Konnten diese Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz im Anschluss selbst gestalten und mit Bildern als auch Pflanzen einrichten, so zeigte sich auch hier eine deutliche Erhöhung der Produktivität.

Aus diesen Ergebnissen lässt sich schlussfolgern, dass ein ordentliches und aufgeräumtes Büro aus betrieblicher Sicht sinnvoll ist, jedoch aus psychologischer Sicht noch weitere Variablen berücksichtigt werden müssen. Erfolgsentscheidend ist, dass Mitarbeiter Einfluss auf die persönliche Gestaltung ihres Arbeitsplatzes haben müssen und demnach auch auf die Art der Umsetzung der Clean Desk Policy. Holen Sie also bei der Erstellung der Clean Desk Policy Ihre Mitarbeiter ins Boot – machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!


Ordnung muss sein und das auch in Ihrem PC

Was für den analogen Arbeitsplatz, Ihren Schreibtisch, gilt, sollte auch im digitalen Bereich, Ihrem PC, Anwendung finden. Um effizient arbeiten zu können ist auch ein regelmäßiges Aufräumen im digitalen Umfeld von Nöten! Die Unordnung auf Ihrem Schreibtisch fällt direkt auf, die Unordnung in Ihrem PC ist jedoch nicht gleich ersichtlich und das Aufräumen wird daher gerne hinausgezögert. Beachten Sie folgende Besonderheiten beim digitalen Aussortieren nicht gebrauchter Inhalte und das Aussortieren geht einfach von der Hand:

  • Überprüfen Sie, welche installierten Programme Sie auf der Festplatte Ihres PC wirklich benötigen
  • Löschen Sie die unnötigen Dateien, die sich in Ihren temporären Ordnern (Temp Ordner) angesammelt haben
  • Speichern Sie Dateien, welche Sie nicht für Ihre tägliche Arbeit brauchen auf ein externes Archivmedium (CD, DVD, usw.)

Auch für ein effektives Anordnen von Dateien im PC gibt es sinnvolle Möglichkeiten:

  • Schaffen Sie eine Struktur und bauen Sie ein systematisches und übergreifendes Ablagesystem mit ineinander geschachtelten Ordnern (Foldern) und Dateien (Files)
  • Legen Sie Verknüpfungen an, um auf wichtige Dateien, Ordner oder Programme einen schnellen Zugriff zu haben.

Um nicht wieder in alte Muster der Unordnung zu verfallen, sollten Sie die Umsetzung der 5S Methode stetig durch sogenannte 5S Audits überprüfen.

In diesem Sinne, bis demnächst
Ihr Reinhold Kaim


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