Audit - Internes Audit

Remote Audit – Schonen Sie Ihre Ressourcen und nutzen Sie Remote Auditmethoden

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Ein Statistik-Portal hat aktuell eine Tabelle veröffentlicht, die zeigt, dass sich die Internet- und Videotelefonie in Deutschland zunehmender Beliebtheit erfreut. In den letzten acht bis zehn Jahren hat sich die Zahl der Nutzer dieser Kommunikationstechnik auf aktuell etwa ein Drittel fast verdoppelt. Nach den Auswertungen des Statistischen Bundesamts ist das Nutzungsverhalten jedoch für unterschiedliche Altersgruppen stark unterschiedlich: Der Anteil der jungen Nutzer beträgt fast 50 %. In der mittleren Altersgruppe telefoniert bereits ein Drittel weniger über das Web und bei den älteren Usern nutzt typischerweise nur noch jeder Fünfte diese technischen Möglichkeiten. Ähnlich stellt sich die Situation deshalb auch in den deutschen Firmen dar. Fakt ist, die Vorteile dieser Technik werden nicht ausgeschöpft. Wie diese im Zusammenhang mit Qualitätsmanagementaudits genutzt werden können bzw. dürfen, lesen Sie in diesem Beitrag.


Aus Telefonieren wird Videofonieren

Videochats erleichtern die Kommunikation und vermeiden Missverständnisse, die im Zuge des Telefonierens aufgrund des fehlenden Bildkanals nicht ausbleiben. In den Unternehmen lassen sich Reisekosten drastisch reduzieren, indem Sitzungen über Videotelefonate abgewickelt werden. Und das Beste ist, dass sich die Kosten für das erforderliche Equipment und die nötige Datenverbindung in den letzten Jahren drastisch reduziert haben. In den Notebooks und teilweise auch in PC-Monitoren sind Kameras Standardausstattung und jedes Unternehmen dürfte mittlerweile über einen DSL-Pauschaltarif verfügen. Sogar die erforderlichen Chat-Programme sind kostenfrei oder zu geringen Kosten zu bekommen. Was leider in ländlichen Regionen noch Probleme bereitet ist die Performance der Internetverbindung. Für einen Video-Chat müssen gleichzeitig zwei Video- und zwei Audioverbindungen verzögerungsfrei aufrechterhalten werden. Die Download-Bandbreite ist meisten ausreichend, aber das Upload-Tempo ist leider (häufig noch immer) nicht überall ausreichend.

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Diese Hinweise für Remote Audits gibt uns die ISO 19011

In der der DIN EN ISO 19011 – Leitfaden zum Auditieren von Managementsystemen – ist erstmalig von sogenannten Remote Auditmethoden die Sprache. Laut Norm kann sich die Anwendung der Remote-Methodik im Audit in Bezug auf den Umfang der Nutzung unterscheiden:

Vollständig remote:
Das Audit findet vollständig, d.h. von der Planung bis zur Verifizierung der Auditfolgemaßnahmen, ohne physische Anwesenheit der Auditoren am Ort des Audits mittels Remote-Techniken statt.

Teilweise remote:
Die Auditoren sind zeitweise physisch am Auditort anwesend und auditieren bestimmte Umfänge mittels Remote-Techniken;

Folgemaßnahmen remote:
Die Verifizierung von Auditfolgemaßnahmen oder ein Nachaudit findet mittels Remote- Technik statt.

Auch bei bester Remote-Technik besteht natürlich ein Unterschied zwischen dem persönlichen Zusammentreffen der Auditoren mit dem auditierten Bereich vor Ort und der Remote-Durchführung des Audits. Deshalb weist die DIN EN ISO 19011:2011 darauf hin, dass unter Nutzung des Auditprogramms sichergestellt werden sollte, dass der Einsatz von Remote Auditmethoden angemessen und ausgewogen erfolgt. Konkretere Hinweise, Vorgaben oder gar Anforderungen erhalten wir hier nicht.


Diese Regeln gelten für das externe Remote Audit

Wo Unternehmen für interne Audits den Remote- Anteil angemessen planen sollen, werden für externe Audits eindeutige Linien gezogen. Hier sind im Speziellen drei Regelwerke zu nennen, die für Zertifizierungsstellen relevant und somit zu beachten sind:

DIN EN ISO/IEC 17021:2015
Diese Norm enthält die Anforderungen an Zertifizierungsstellen, die Managementsysteme zum Zwecke der Konformitätsbewertung auditieren und zertifizieren.

71 SD 6 021 (IAF MD 5)
Verbindliches Dokument zur Ermittlung von Auditzeiten für die Auditierung von Qualitätsmanagement- und Umweltmanagementsystemen (UMS).

71 SD 6 016 (IAF MD 4)
Verbindliches Dokument zur Verwendung computergestützter Auditverfahren (CAAT) bei der Auditierung von Managementsystemen durch akkreditierte Zertifizierer.

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Achtung: Die IAF setzt eindeutige Grenzen der Remote-Anteile

Das International Accreditation Forum begrenzt im IAF MD 4 den Anteil der Remote-Aktivitäten an der gesamten Vor-Ort-Zeit auf einen Anteil von max. 30%. Höhere Remote-Umfänge muss die Zertifizierungsstelle der Akkreditierungsstelle fallweise begründen. Bei nachweislich stabilen Prozessen kann die Akkreditierungsstelle der Überschreitung später für weitere Audits pauschal zustimmen.

ISO 17021 sowie IAF MD 5 verweisen auf das Dokument IAF MD 4, in dem das International Accreditation Forum (IAF) die Anwendung von Remote-Techniken reglementiert hat. Die Deutsche Akkreditierungsstelle hat diese Vorgaben im Dokument 71 SD 6 016 in das Deutsche Übersetzt. IAF MD 4 bezieht sich im Wesentlichen auf die folgenden computergestützten Auditverfahren:

• Durchführung von Telefonkonferenzen;
• Sitzungen im Internet;
• Interaktive webbasierte Kommunikation;
• Elektronischer Fernzugriff auf die Dokumentation des Managementsystems (MS) und/oder auf die MS-Prozesse

Für Remote Audits ist lt. IAF die Sicherheit und Vertraulichkeit elektronischer oder elektronisch übertragener Informationen von besonderer Bedeutung. Die Sicherheitsanforderungen sollte der auditierte Bereich festlegen.


Spezielle Prozessanforderungen zur Durchführung eines Remote Audit

Für diese Remote Audits gibt es spezielle Prozessanforderungen für die optimale Durchführung. Dabei listen wir in der unten stehenden Tabelle die Maßnahmen im Zusammenhang mit einem Remote Audit auf und markieren die Maßnahmen die von der IAF explizit für ein externes Audit gefordert werden.

Auditprozess

Maßnahmen im Zusammenhang mit Remote Audits

IAF*

Planung Berücksichtigung der Remote-Aktivitäten im Auditprogramm und Sicherstellung einer regelmäßigen ergänzenden physischen Begehung. X
Eindeutige Nennung der Remote-Umfänge im Auditplan. X
Auswahl der Auditoren in Bezug auf deren Fähigkeiten zur Anwendung von Remote-Methoden (z.B. ausreichend Auditroutine, um Auditinterview und Technik miteinander zu verbinden). X
Vorhergehende Prüfung der Infrastruktur des zu auditierenden Bereiches auf die Eignung für Remote Auditmethoden (z.B. instabiles Netz, Handling der Software, Datensicherheit). X
Klärung unternehmensspezifischer Aspekte im Vorfeld (z.B. Abstimmung mit dem Betriebsrat, Geheimhaltung).
Durchführung Gewährleistung der Daten- und Informationssicherheit durch Nutzung einer sicheren Verbindung.
Gemeinsamer Zugriff auf die relevanten und aktuellsten Flowcharts und Anweisungen (z.B. CAQ-Software, ERP-System).
Möglichkeit der Abfrage von Datenbanken zur Analyse von Vorgängen (z.B. welche Rollen sind in welchen Prozessen aktiv).
Durch Kommunikationstechniken vermeiden, dass ggf. nicht übertragene körpersprachliche Signale zu einer abweichenden Bewertung führen können (z.B. aktives Zuhören, Rückfragen).
Nachweissammlung Sicherstellen, dass Aufzeichnungen angeben, inwieweit Remote Auditmethoden bei der Durchführung verwendet wurden. X
Zugriff auf ein elektronisches Archiv mit unveränderlichen Aufzeichnungen ermöglichen (z.B. Dokumente mit elektronischer Signatur).
Methoden zur Erfassung dynamischer und zeitlich veränderbarer Daten aus elektronischen Medien (z.B. Nachweise durch Snapshots).
Berichterstattung Darstellung, inwieweit die Remote Auditmethoden zur Wirksamkeit und Effizienz des gesamten Audits beigetragen haben. X
Nachweisführung, dass die Remote-Informationsbasis den operativen Gegebenheiten der betrieblichen Praxis entspricht.

* Explizite Forderungen der IAF für externe Audits


Diese Werkzeuge eignen sich für ein Remote Audit

Remote Audits benötigen spezielle Software, damit diese umgesetzt werden können. Gegenüber allgemein zugänglichen Werkzeugen sind für Unternehmen spezielle Konferenztools verfügbar, wie z.B.:

  • Die Firma Cisco bietet mit WebEx ein Produkt, dessen Funktionen speziell auf die Echtzeitkommunikation von Unternehmen über das Web zugeschnitten sind.
  • Skype Business erweitert die Funktionen des Basisproduktes um die unternehmensspezifischen Aspekte der Sicherheit, Kontrolle und Office-Anbindung.
  • Google Hangouts bietet eine kostenfreie Basisfunktionalität und gestattet bis zu zehn Personen die Möglichkeit, gleichzeitig an einer Videokonferenz teilzunehmen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Remote Audit,
Ihr Reinhold Kaim

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