Audit - Internes Audit

Diese Aspekte bringt der IAF Leitfaden für 3rd party Audits ins Spiel

IAF Leitfaden 3rd party Audit - IAF MD 5:2015 Ermittlung der Auditzeit

Viele Köche verderben den Brei, besagt ein bekanntes deutsches Sprichwort. Dass diese Gefahr nicht aus der Luft gegriffen ist, weiß jeder, der sich mit dem Thema Internationalisierung der Wertschöpfung beschäftigt. Die Studie „FAST 2025 – Future Automotive Industry Structure“ des Verbands der Automobilindustrie (VDA) zeigte, dass der Anteil der Automobilhersteller an der globalen Wertschöpfung im Rahmen der Fahrzeugproduktion von heute 35 auf nur 29 Prozent bis zum Jahr 2025 sinken wird. Entsprechend wird der Anteil der vielen weltweit verteilten Zulieferer auf 71 Prozent ansteigen. Um zu verhindern, dass die eine oder andere Nation ihre Lieferanten durch weniger strenge Qualitätsinfrastruktur besser in Stellung bringt, soll das International Accreditation Forum (IAF) die Anforderungen an die unabhängige Bewertung der Konformität weltweit vereinheitlichen. Ganz nach dem Motto „alle Köche kochen nach dem selben Rezept“ erstellt das IAF Vorgabedokumente, die erhebliche Auswirkungen auf die Durchführung von 3rd party Audits nach dem IAF Leitfaden haben. Lesen Sie in diesem Artikel, warum eine zentrale Zertifizierungsstelle Sinn macht und auf welche Feststellungen der IAF Sie sich einstellen müssen.

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Die Rolle des IAF International Accreditation Forums für 3rd Party Audits

Wollen wir im privaten Umfeld einen Auftrag an einen Handwerker vergeben und es fehlen uns die Kontakte, dann fragen wir typischerweise im Bekanntenkreis nach Empfehlungen. Wurde uns ein Unternehmen von einer Person empfohlen, der wir vertrauen, dann übertragen wir dieses Vertrauen auf diesen Anbieter. Dies lässt sich auch auf die Wirtschaft projizieren. Ein Unternehmen in der Lieferkette lässt sich von einer vertrauenswürdigen Organisation zertifizieren und bescheinigt damit, dass es die Mindestanforderungen einer Norm, z.B. an ein professionelles Qualitätsmanagement, erfüllt. Dadurch könnte ein potenzieller Nachfrager diesem Unternehmen einen Vertrauensvorschuss entgegen bringen. Voraussetzung ist jedoch, dass die zertifizierende Instanz auch vertrauenswürdig ist. Um dies zu gewährleisten, wurden in den meisten Ländern Akkreditierungsstellen geschaffen, die diejenigen Stellen, die Konformitätsbewertungen anbieten, beaufsichtigen. Akkreditierung ist somit die unabhängige Bewertung von Zertifizierungsstellen zur Sicherstellung ihrer Unparteilichkeit und Kompetenz. Damit die ausgestellten Ergebnisberichte vergleichbar sind und anerkannt werden, wurden Vereinbarungen getroffen, dass Akkreditierungsstellen durch das International Accreditation Forum Inc. (IAF) koordiniert werden.


IAF Leitfaden zur Ermittlung der Auditzeit – das IAF MD5:2015

Der Aufwand für eine Zertifizierung und damit die Zertifizierungskosten hängen wesentlich vom Zeitumfang ab, den externe Auditoren beim Kunden verbringen. Da auch Zertifizierungsstellen im gegenseitigen Wettbewerb stehen, könnten diese an der „Schraube Personentage“ drehen, um dem Kunden ein preisgünstigeres Angebot zu unterbreiten als die Konkurrenz. Um wie im nichtakkreditierten Bereich übliche Angebote, ohne „Vor-Ort-Präsenz der Auditoren“ zu vermeiden, wurde der verbindliche IAF Leitfaden zur „Ermittlung der Auditzeiten für die Auditierung von Qualitätsmanagement- und Umweltmanagementsystemen“ herausgegeben, das IAF MD 5:2015 MD steht hierbei für Madatory Document. Die enthaltenen Regeln müssen durch die Zertifizierungsstellen seit dem 09. Juni 2016 umgesetzt werden. Die Begutachter der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) überwachen die Anwendung dieser Regeln des IAF Leitfadens „IAF MD 5:2015“ im Rahmen von jährlichen Begutachtungsbesuchen bei den Zertifizierungsstellen.

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Auf diese Festlegungen des IAF MD 5:2015 zur Ermittlung der Auditzeit müssen Sie sich einstellen

Die Deutsche Akkreditierungsstelle DAKKS hat die englischen Vorgaben des IAF Leitfaden IAF MD 5:2015 in das Deutsche übersetzt und in der Regel 71 SD 6 021 veröffentlicht. Am Beispiel Qualitätsmanagementsysteme wird im Folgenden die aktuelle Methodik zur Ermittlung der Auditzeiten im Überblick dargestellt. Der Ausgangspunkt der Ermittlung der Auditzeit ist die Auswahltabelle 12.1, die der Anzahl von Mitarbeitern die Summe der Auditzeit für Stufe 1 + Stufe 2 einer Erstzertifizierung gegenüberstellt. Kriterien, die zur Festlegung der unternehmensbezogenen Zeitwerte durch die Zertifizierungsstelle zu beachten sind:

  • Die Ausgangswerte müssen abhängig von der Komplexität der Prozesse und den damit verbundenen Risiken (Einstufung in gering, mittel, hoch) anhand einer festzulegenden Systematik durch die Zertifizierungsstelle errechnet werden. Ergebnisse sollten immer auf einen halben Tag auf oder abgerundet werden.
  • Als Grenze der Reduzierung der Vorgaben für die Ermittlung der Auditzeit hat das IAF 70% der Ausgangswerte eingezogen, die nicht unterschritten werden dürfen.
  • Die genannte Auditzeit umfasst alle Audittätigkeiten von der Eröffnungsbesprechung bis einschließlich der Abschlussbesprechung und beinhaltet das Verfassen des Auditberichts. Das IAF geht bei einem Audittag von 8 Stunden aus, in die jedoch keine An-, Abreise oder Fahrten zwischen Standorten eingerechnet werden dürfen. Auditzeiten über 8 Stunden sind z.B. nur bei Unternehmen mit Schichtarbeit zulässig.

Die in der nachfolgenden Tabelle enthaltenen Zahlen geben Vollzeitmitarbeiter wieder.

Ausgangstabelle 12.1 QMS 1 – Qualitäsmamagementsysteme

Effektive Anzahl der Mitarbeiter
Auditzeit Stufe 1 + Stufe 2 (Tage)
Effektive Anzahl der Mitarbeiter
Auditzeit Stufe 1 + Stufe 2 (Tage)
1-5 1,5 626-875 12
6-10 2 876-1175 13
11-15 2,5 1176-1550 14
16-25 3 1551-2025 15
26-45 4 2026-2675 16
46-65 5 2676-3450 17
66-85 6 3451-4350 18
86-125 7 4351-5450 19
126-175 8 5451-6800 20
176-275 9 6801-8500 21
276-425 10 8501-10700 22
426-625 11 >10700 Analog zu oben

Quelle: Regel 71 SD 6 021 der Deutschen Akkreditierungsstelle, Revision: 1.4, 31. März 2016

 

Bei der Berechnung des Vollzeitäquivalents sind die nachfolgenden Hinweise zu beachten:

Bei der Ermittlung der Zahl der Beschäftigten sind der Zertifizierungsstelle die folgenden Daten mitzuteilen:

  • Teilzeitmitarbeiter bzw. geringfügig Beschäftigte (mit Zeitanteil), Mitarbeiter, die nur teilweise im Geltungsbereich arbeiten (mit Zeitanteil),
  • Personal im Schichtdienst,
  • Ggf. Mitarbeiter in der Administration sowie im Büro und Auszubildende,
  • Mitarbeiter, die einfache, sich stetig wiederholende Tätigkeiten ausführen.

Die Ergebnisse der Berechnung muss die Zertifizierungsstelle dem Kunden sowie der Akkreditierungsstelle auf Anfrage zur Verfügung stellen.

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Diese Anpassung an die Auditart muss vorgenommen werden

Die Ausgangstabelle legt die Zeiten für eine Erstzertifizierung mit dem Audit der Stufe I + Stufe II fest. Planung, Vorbereitung und Berichterstattung dürfen maximal 20% des ermittelten Zeitumfangs betragen. Als Untergrenze für ein Stufe 2 Audit gilt 1 Audittag. Zur Erfassung des Ausgangswertes für die Ermittlung der Auditzeiten von Überwachungsaudits und für Re-Zertifizierungsaudits sind Umrechnungsfaktoren vorgegeben:

Überwachungsaudits:
Die Gesamtzeit, die jährlich für Überwachungsaudits aufgewendet wird, sollte etwa ein Drittel der Auditzeit betragen, die für das Erstzertifizierungsaudit aufgewendet wurde. Der Zeitumfang muss zu jedem Rezertifizierungsaudit überprüft werden, um Veränderungen am Managementsystem zu berücksichtigen. Als Untergrenze für ein Überwachungsaudit gilt 1 Audittag.

Re-Zertifizierungsaudits:
Die Gesamtzeit eines Rezertifizierungsaudits sollte in der Regel zwei Drittel der Auditzeit betragen, die für ein Erstzertifizierungsaudit erforderlich wäre, welches zum Zeitpunkt der Rezertifizierung durchgeführt würde. Ein wichtiger Faktor bei der Festlegung des Zeitumfangs sind die Ergebnisse der Bewertung der Leistungsfähigkeit des Managementsystems.

 

Bis demnächst.
Ihr Reinhold Kaim


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