Audit - Internes Audit

Auditergebnisse professionell präsentieren und kommunizieren – so überzeugen Sie als Auditor(in) im Audit Abschlussgespräch

Präsentation_Auditergebnisse_Banner„Wir müssen schon höllisch aufpassen, dass wir nicht mit dem Hintern einreißen, was wir vorher mühsam mit den Händen aufgebaut haben“. Diese Redewendung weist uns darauf hin, dass wir unsere Aufmerksamkeitskurve immer bis zum Ende aufrecht erhalten müssen, um nicht am Ende das Ergebnis wieder zunichte zu machen. Natürlich gilt dies auch für die Kommunikation im Audit. Ein professionelles Audit vor Ort kann durch einen unbedachten Auditabschluss und ein nicht durchdachtes Audit Abschlussgespräch schnell in turbulentes Fahrwasser gelangen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Beitrag einige wichtige Hinweise vor, die Sie dabei unterstützen, Auditergebnisse professionell zu präsentieren und zu kommunizieren und somit ein zielführendes Audit Abschlussgespräch sicherstellen.

GRATIS VORLAGE: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage Erstellung einer Prozessbeschreibung zur verbindlichen Dokumentation
‏                                              standardisierter Unternehmensabläufe.


Wie Sie im Abschlussgespräch Auditergebnisse präsentieren

Laut DIN EN ISO 19011 ist die letzte Aktivität im Vor-Ort-Audit das Abschlussgespräch. Das Audit Abschlussgespräch dient der Zusammenfassung des gesamten Audits durch die Auditoren im Kreise der Leitungsmitglieder der auditierten Bereiche bzw. Prozesse. Im Abschlussgespräch sind laut Norm die Auditergebnisse und die daraus resultierenden Auditschlussfolgerungen so zu präsentieren, dass diese von den auditierten Bereichen verstanden und bestätigt werden. Dies bedingt, dass ggf. vorhandene unterschiedliche Meinungen der Auditoren und der auditierten Bereiche in Bezug auf die Auditfeststellungen diskutiert und ausgeräumt werden. Kann hier kein Konsens gefunden werden, liegen die Ursachen häufig in einer

• inkorrekten Bewertung der Auditfeststellungen, die zu falschen Schlussfolgerungen führt,
• suboptimales Präsentieren und Kommunizieren der korrekten Ergebnisse, oder beides ist im Extremfall schief gelaufen.

Ein Konsens ist zwingende Voraussetzung, dass sich die Auditteilnehmer im Ergebnis auf einen Zeitrahmen für die Vorlage eines Maßnahmenplans einigen, um die entsprechenden Auditergebnisse zu behandeln.


Stringenz bei der Bewertung von Auditsachverhalten

Die korrekte Bewertung der Auditergebnisse stellt für die meisten Auditoren die größte Herausforderung, neben dem Auditergebnisse Präsentieren, innerhalb des Auditprozesses dar. Eine inkorrekte Bewertung ist häufig auf eine mangelhafte Definition der Einstufungskriterien zurückzuführen. Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Definition:

Einstufungen_Bewertung_Auditfeststellungen

Empfehlung
Anforderungen sind prinzipiell erfüllt, da die vollständige Planung und Durchführung der Aktivitäten nachgewiesen werden kann. Es besteht jedoch Potenzial zur Verbesserung der Wirksamkeit.

Nebenabweichung
Die Umsetzung der Normaspekte, Kundenforderungen oder gesetzlichen Anforderungen ist zum überwiegenden Teil erkennbar (ggf. Planungsdefizite), jedoch nicht durchgängig nachgewiesen (ggf. Umsetzungslücken).

Kritische Abweichung
Ein geforderter Normaspekt, eine umfangreiche Kundenforderung oder eine gesetzliche Anforderung blieb unberücksichtigt (fehlende Planung), bzw. ist komplett nicht erfüllt (fehlende Umsetzung). Viele vergleichbare Nebenabweichungen weisen ebenfalls auf eine fehlende Umsetzung und somit auf eine Hauptabweichung hin.

AUSBILDUNG: Wie Sie Audits professionell und effektiv planen, durchführen und nachbereiten erfahren Sie in der
‏                                    Ausbildung Interner Auditor ISO 9001:2015.


Kommunizieren Sie Ihre Schlussfolgerung im Audit Abschlussgespräch eindeutig

Wenn Sie Auditergebnisse präsentieren werden die Auditfeststellungen zusammenfassend an die auditierte Organisationseinheit sowie deren Leitungsmitglieder berichtet. Dabei sind Vertraulichkeit, Datenschutz und Mitbestimmungsrechte zu beachten. Ist die Hürde der richtigen Einstufung der Auditergebnisse genommen, wartet sofort die nicht minder anspruchsvolle Herausforderung, diese sachlich richtig und vor allem eindeutig zu präsentieren und zu kommunizieren. Dies gilt für die guten sowie die schlechten Nachrichten. Aber welchen Teil davon hört man gerne zuerst, die positiven oder die negativen Rückmeldungen? Welche Reihenfolge ist wirksamer? Studien zeigten, dass bei einem Feedback Verhaltensveränderungen eher stattfinden, wenn Sie das Positive anfangs und das Negative zum Schluss rückmelden. Für den Erfolg eines Audits ist nicht zuletzt der Nutzen entscheidend, den die auditierten Bereiche selbst aus den Auditergebnissen ziehen.


Kommunizieren Sie Abweichungen aus den Auditergebnissen sachlich emotionsfrei

Bei einer unprofessionellen Darstellung von Abweichungen kann es schnell passieren, dass eine Rechtfertigungstirade einsetzt und das Audit Abschlussgespräch aus dem Ruder läuft. Deshalb müssen Abweichungen mit verifizierbaren Nachweisen begründet und sachlich dargestellt werden. Ebenso sollten keine Schuldzuweisungen erfolgen, wenn Sie Ihre Auditergebnisse präsentieren! Wie würden Sie die nachfolgend formulierte Abweichung bewerten: „Die Mitarbeiter im Wareneingang haben unter Überschreitung ihrer Kompetenzen QM-Dokumente in unzulässiger Weise manipuliert“. Diese Formulierung ruft geradezu nach einer Richtigstellung! Um dies zu vermeiden, hat sich das nachfolgend dargestellte Format bewährt:

1. Erläutern:
Worin liegt das Problem?

2. Klarstellen:
Warum ist dies eine Abweichung?

3. Ergänzen:
Wo wurde dies festgestellt?

In dieser Weise formulierte Abweichungen als Auditergebnisse konzentrieren sich ausschließlich auf den Sachverhalt und stellen keinen persönlichen Wertmaßstab des Auditors dar.

AUSBILDUNG: Lernen Sie mit der Ausbildung Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001:2015 die Rolle des
‏                                    Qualitätsmanagementbeauftragten kennen und erfahren Sie, wie Sie diesen Anforderungen gerecht werden.


So formulieren Sie inhaltsneutrale Empfehlungen im Abschlussgespräch

Die Umsetzung von gutgemeinten Empfehlungen scheitert häufig daran, dass Auditoren die Problemlösung bereits in die Empfehlung hineinformulieren, wenn Sie die Auditergebnisse präsentieren. Nehmen wir wieder ein Beispiel für eine Empfehlung im Zusammenhang mit der Lenkung von Dokumenten: „Empfänger von QM-Dokumenten sollten deren Empfang handschriftlich auf einer Liste bestätigen“. Der Auditor hat hier anscheinend den Bedarf erkannt, den Prozess der Dokumentenverteilung abzusichern. Dies ist prinzipiell plausibel, jedoch schränkt diese Empfehlung den Handlungsfreiraum des auditierten Bereiches zu sehr ein. Eine bessere Alternative könnte lauten: „Die Organisation sollte Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass der Empfang von QM-Dokumenten nachvollziehbar ist.“


Beispielhafte Agenda eines Audit Abschlussgesprächs (intern)

• Dank an den auditierten Bereich für die konstruktive Umsetzung des Audits und die Unterstützung.
• Hinweis auf den Umfang des Audits (Bereiche, Prozesse, Ausschlüsse, …).
• Hinweis, dass die folgende Bewertung auf der getroffenen Auswahl an Stichproben basiert.
• Kriterien der Einstufung von Auditfeststellungen erläutern
• Detaillierte Darstellung der positiven Auditfeststellungen. d.h. Stärken des Managementsystems.
• Detaillierte Angaben über Abweichungen bzw. erkanntes Verbesserungspotenzial.
• Zusammenfassung des Audits mit dem Resümee, dass die Erkenntnis der Abweichungen einen positiven Effekt auf die stetige
‏    Verbesserung hat.
• Erläuterung des weiteren Vorgehens.
• Vereinbarung des Zeitrahmens zur Umsetzung der Maßnahmen.
• Information über die Wahrung der Vertraulichkeit.

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Ihr Reinhold Kaim


STOP_BlogGerne teilen wir unser Wissen mit Ihnen, bitte beachten Sie dennoch, dass die Inhalte der Blogbeiträge urheberrechtlich geschützt sind.

Durch die Publizierung der Blogbeiträge sind Sie daher nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen oder zu nutzen. Sie sind weiterhin nicht berechtigt, die Inhalte der Blogbeiträge in eigenständigen Produkten, welche nur die Inhalte der Blogbeiträge selbst beinhalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Weiterhin dürfen Inhalte dieses Blogs auch auszugsweise nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers verwendet werden.
Besten Dank für Ihr Verständnis.

Keine Kommentare

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *